Zeitmanagement-Tipps für Finanzprofis
Die Finanzwelt hat sich zu einem hart umkämpften Arbeitsplatz entwickelt. Ein Tag hat zwar nur 24 Stunden, aber Zeit ist Geld, sagt man so schön. Daher ist ein effektives Zeitmanagement ein Wettbewerbsvorteil für jeden Finanzexperten, der produktiver werden und die Zeit abseits der Arbeit erhöhen möchte.
Es gibt jedoch viele Ablenkungen, die Sie länger als nötig bei der Arbeit halten können. Lesen Sie weiter, um mehr über einige dieser häufigen Zeitfresser zu erfahren und erfahren Sie mehr über eine Reihe von Zeitmanagement-Tipps, mit denen Sie mehr Arbeit in kürzerer Zeit erledigen können.
Die zentralen Thesen
- Finanzprofis finden oft wenig Struktur, wenn sie sich mit Kunden treffen, Trades mit Unterbrechungen im Laufe des Tages platzieren oder an Datenanalysen arbeiten.
- Dies eröffnet die Möglichkeit für Aufschub, Ablenkung und falsches Zeitmanagement.
- Hier sehen wir uns einige bewährte Zeitmanagement-Techniken an, die sich insbesondere an Finanzprofis richten.
Das schwarze Loch
Es gibt verschiedene Zeitfresser, die die Produktivität schmälern können. Finanzfachleute sind beispielsweise ständig versucht, Multitasking zu betreiben. Angenommen, Sie sind ein Berater und schaffen zwischen 8.30 und 10.00 Uhr an einem Mittwochmorgen Folgendes:
- Sie arbeiten an einer Tabellenkalkulation,
- Aber hör auf, nachdem du von zwei neuen E-Mail-Nachrichten unterbrochen
- Dann sechs E-Mails hintereinander abschicken,
- Anschließend überprüfen Sie die Hochzeitsbilder eines College-Freundes auf Instagram.
- Nehmen Sie dann eine Einladung zu einem Firmenausflug über eine Slack-Nachricht an,
- Bevor Sie zwei unerwartete Anrufe von potenziellen Kunden entgegennehmen, und
- Schließlich müssen Sie abrupt auflegen, als Ihr Vorgesetzter vorbeikommt, um Sie daran zu erinnern, dass Sie fünf Minuten zu spät zur Mitarbeiterbesprechung sind.
Klingt das nach einem typischen Morgen für Sie? Wenn ja, und insbesondere wenn Sie in einem halsbrecherischen Unternehmensumfeld wie einer Private-Equity Firma oder einer Investmentbank arbeiten, sind Sie im Vergleich zu Ihren Mitbewerbern wahrscheinlich in der leistungsschwächsten Stufe.
In fünf oder zehn Jahren wird sich niemand für all die geschäftige Arbeit, die Sie geleistet haben, an Sie erinnern, sich um Sie kümmern oder Sie befördern. Hätte es die Welt interessiert, wenn Thomas Jefferson viel Papierkram beendet, aber nie geholfen hätte, die Unabhängigkeitserklärung zu schreiben? Dasselbe gilt für Ihren Job – Ihr Unternehmen schätzt notwendige Arbeit und Meisterwerke, nicht geschäftige Arbeit.
Vorausplanen
Vervollständigen Sie jeden Sonntagnachmittag die „To-Do“-Liste der kommenden Woche, vorzugsweise mit einer Anwendung oder einem Webdienst, der auf allen Ihren Geräten synchronisiert wird. Heben Sie die Punkte hervor, die für Ihren beruflichen und privaten Erfolg absolut entscheidend sind. Die nicht hervorgehobenen sind wahrscheinlich Dinge, die Sie delegieren, verzögern oder ganz vermeiden können.
Im Finanzwesen umfassen kritische Ergebnisse Berichte oder Recherchen, die genau sein und vor Ablauf einer Frist eingereicht werden müssen. Ihre Organisation ist besser bedient, wenn Sie sich auf die Verbesserung der Qualität dieser Berichte konzentrieren, anstatt sie nur anständig zu bearbeiten, damit Sie Zeit für nicht wichtige Aufgaben haben (wie das Beantworten von E-Mails mit niedriger Priorität oder die Teilnahme an einem langen -kurzfristiges Treffen).
Auf ähnliche Weise sollten Sie jeden Tag zehn Minuten vor dem Verlassen der Arbeit die Aktionspunkte des nächsten Tages auflisten und sie nach Wichtigkeit und Priorität ordnen. Auch hier fragen Sie sich ständig all die Dinge, die Sie nicht wirklich tun müssen – die Dinge, die eine bestimmte Produktivitätsschwelle nicht erreichen.
Multitasking
Erfolg im Finanzwesen hängt von der Fähigkeit ab, immer kritische und unmittelbare Ergebnisse zu liefern. Auf welche wichtigen Informationen und Datenpunkte verlassen sich Ihre Finanzmanager? Was können Sie leisten, um Ihrem Unternehmen und/oder Ihren Kunden zum Erfolg zu verhelfen? Beinhaltet dies die rechtzeitige Vorlage eines Auditberichts, genaue Berechnungen des Kapitalwerts eines vorgeschlagenen Projekts oder die Sicherstellung, dass die Formeln in Excel zu korrekten Gesamtsummen führen?
Am Ende des Tages kümmert sich niemand um all Ihre E-Mails, die Sie ausgetauscht haben, die Clubtreffen, an denen Sie teilgenommen haben, oder die chronologische Ablage von Ordnern in Ihrem Kabinett. Multitasking hindert Mitarbeiter ständig daran, ihr Bestes bei den wenigen kritischen Ergebnissen zu geben, die ihre Arbeitgeber wirklich von ihnen erwarten.
Führen Sie zuerst die wichtigen, schwierigen, dringenden und wertvollsten Maßnahmen durch. Erfolg im Finanzwesen kann eine einfache Methode zur Herangehensweise an Ihre Aufgaben beinhalten. Für den belesenen und uneingeweihten Absolventen mag dies brutal einfach erscheinen, aber tun Sie eine Sache nach der anderen und hören Sie nicht auf, bis sie abgeschlossen ist. Wenn sich Ihre Aufgaben auf ein langfristiges Projekt beziehen, teilen Sie es in kürzerfristige Meilensteine auf und beenden Sie es vorzeitig. Wenn Sie alles von Anfang bis Ende erledigen, werden kostspielige Ineffizienzen vermieden, da Sie nicht ständig von vorne beginnen und verschiedene, nicht verwandte Elemente neu kalibrieren müssen.
Wenn Sie jede Woche drei Stunden mit nutzlosen Aufgaben verbringen, summiert sich das auf etwa 150 Stunden pro Jahr. Ihr Mitarbeiter ein paar Schreibtische von Ihnen entfernt, der effizienter ist und 150 Stunden mehr pro Jahr leistet, wird wahrscheinlich einige Beförderungen und Gehaltserhöhungen genießen, die andere nicht erhalten haben.
Posteingangsverwaltung
Ihr Posteingang ist ein großer Zeitfresser. Wenn ein Großteil Ihrer E-Mails für Ihre unmittelbaren Aufgaben irrelevant ist, füllen Sie Ihren Tag sporadisch mit Müllinformationen.
Um es zu umgehen:
- Legen Sie vordefinierte Zeiten für das Abrufen Ihrer E-Mails fest und überprüfen Sie Ihren Posteingang nicht mehr als drei oder vier Mal pro Tag.
- Erstellen Sie einen Ordner außerhalb der Geschäftszeiten für E-Mails, die Sie erreichen sollten, die aber nicht dringend sind. Dieser Ordner ist besonders hilfreich für Sie, um wichtige Anfragen zu bearbeiten, die einige Werktage warten können, bevor Sie eine Antwort von Ihnen erhalten.
- Senden Sie während Ihres Arbeitstages nur die kritischsten E-Mails. Während es wichtig ist, innerhalb Ihrer Gruppe auf dem Laufenden zu bleiben, kann ein Großteil Ihrer Zeit von unerfahrenen oder weniger disziplinierten Kollegen verschwendet werden, die Ihren Posteingang mit irrelevanten Nachrichten überfluten. Sie können diese Art von E-Mails reduzieren, indem Sie nicht auf solche E-Mails antworten, die nicht mit der Arbeit zu tun haben.
- Leeren Sie Ihren Posteingang, bevor Sie die Arbeit verlassen. Sie können dies erreichen, indem Sie projektbezogene Ordner erstellen, in denen Sie E-Mails zu bestimmten Problemen parken können. Wenn Sie Ihren Posteingang leer halten, sparen Sie Zeit, indem Sie nicht zum Kern gehörende Nachrichten aus Ihrer Aufmerksamkeit entfernen. Wenn es innerhalb der nächsten Stunden oder am nächsten Tag Artikel gibt, die unbedingt bearbeitet werden müssen, legen Sie sie in einen dringenden Ordner.
Einige andere zeitsparende Tipps
Behalten Sie im Auge, wie viel Zeit Sie wirklich verschwenden
Erstellen Sie eine einfache Tabelle, in die Sie die geschätzte Zeit eingeben können, die Sie mit trivialen Dingen verschwendet haben. Tun Sie dies täglich. Wenn Sie diese Gewohnheit entwickeln und beibehalten, trainieren Sie sich selbst, unwichtige Dinge zu erkennen, wenn Sie ihnen begegnen.
Papierdokumente nur einmal verarbeiten
Sobald sie verarbeitet sind, können Sie sie ablegen, einreichen oder löschen.
Direkte Nachricht an Ihre Kollegen
Ein Gang durch Ihr Büro oder zwischen Abteilungen kann Sie einige Stunden pro Woche kosten – und wir wissen, wie teuer das auf Jahresbasis ist. Sofern es sich nicht um eine wichtige oder komplizierte Angelegenheit handelt, ist die Verwendung von Direktnachrichten über ein Unternehmensnachrichtensystem oder einen genehmigten Webservice oft eine effizientere Methode, um schnell Antworten auf eine Vielzahl von Fragen zu erhalten.
Zu jeder Zeit wissen, wo sich alles befindet
Dies umfasst sowohl elektronische als auch Papierinformationen. Wenn Sie Ihre Zeit schätzen, verschwenden Sie sie nicht mit der Suche nach Dingen.
Unterteilen Sie Ihre Aufgaben in vier Kategorien:
- Dringend und wichtig: wie Finanz- und Buchhaltungsberichte mit strengen und nahenden Fristen.
- Nicht dringend und wichtig: wie Networking innerhalb Ihrer Finanzgruppe, Schulungen usw.
- Dringend und unwichtig: wie sporadische Nachrichten aus Ihrem Posteingang und „Anmeldetermine“ für Clubtreffen.
- Nicht dringend und nicht wichtig: etwa zehnminütige Gespräche am Automaten, Fantasy-Fußball checken etc.
(Natürlich sollten Sie so viel Zeit wie möglich in der ersten Kategorie verbringen.)
Delegieren, delegieren, delegieren
Dies wird Sie von der Masse trennen, wenn Sie in der Organisation aufsteigen. Behandeln Sie Aufgaben, die nur Sie ausführen können. Wenn Sie Ihr Zeitmanagement verbessern, werden Ihnen bald direkte Mitarbeiter zugewiesen. Weisen Sie möglichst viele Aufgaben zu, die Sie nicht selbst erledigen müssen. Sie sollten nur die Dinge tun, die unbedingt Ihre Aufmerksamkeit oder Ihr Fachwissen erfordern.
Verwalte deine Persönlichkeit nicht
Finanzfachleute sollten über Zeitmanagement-Fähigkeiten verfügen, aber auch ein gutes Verhältnis und guten Willen zu internen Kollegen und der externen Gemeinschaft haben. Wenn Sie sich ausschließlich auf die Zeit konzentrieren, können Sie aggressiv wirken, was viele Menschen in Ihrer Nähe abschrecken wird, auch in sozialen und geschäftlichen Entwicklungsumgebungen. Wenn Sie nicht aufpassen, werden Sie denken, dass Sie der Zeitmanagement-Guru sind, aber Sie werden sich des „sozialen Idioten“-Stempels auf Ihrer Stirn überhaupt nicht bewusst sein.
Kommunikations, Führungs- und Geschäftsentwicklungskompetenzen sind ebenso wichtig wie Zeitmanagement-Fähigkeiten. Wenn Finanzfachleute in ihrer Karriere aufsteigen, reichen Zeitmanagement-Fähigkeiten allein nicht mehr aus, um die nächste Ebene (dh die Führungsebene) zu erreichen.
Die Quintessenz
Wenn du dein Leben schätzt, dann schätzt du deine Zeit. Das Arbeitsleben ist eine Unterkomponente des Gesamtbildes Ihres Lebens – die Höhe Ihres Beitrags und Ihrer Dienste, die Sie anderen leisten können, hängt von Ihrer Fähigkeit ab, die Ihnen zugewiesene begrenzte Zeit optimal zu nutzen. Denken Sie daran: Es sind die wichtigen Dinge, die Ihr Arbeitgeber von Ihnen erwartet. Ihr Arbeitgeber kümmert sich nicht um alles andere, und Sie sollten es auch nicht.