Wie lange sollte ich meine Steuerunterlagen aufbewahren?
Der Internal Revenue Service (IRS) hat einige feste Regeln, wie lange Steuerzahler ihre Steuerunterlagen aufbewahren sollten.
Wie der IRS es ausdrückt, hängt die Dauer Ihrer Steueraufzeichnungen von den „Aktionen, Ausgaben oder Ereignissen“ ab, die sich auf diese Aufzeichnungen auswirken.1 Diese Maßnahmen und Fristen sind wichtig, da sie sich auf die Verjährungsfrist von Änderungen Ihrer Steuererklärung oder die Fähigkeit der Bundesregierungauswirken, zusätzliche Steuerzahlungen von Ihnen zu verlangen.
Die Verjährungsfrist ist die Zeit, in der Sie Ihre Steuererklärung ändern können, um eine Gutschrift oder Rückerstattung zu beantragen, oder die Zeit, in der der IRS zusätzliche Steuern festsetzen kann.
Die folgenden Informationen stammen direkt von IRS.gov, die angeben, wie lange Einkommensteuererklärungen aufzubewahren sind. Die angegebenen Jahre beginnen nach Einreichung der Erklärung. Vor dem Fälligkeitsdatum eingereichte Rücksendungen gelten als am Fälligkeitsdatum eingereicht.
- Bewahren Sie Aufzeichnungen drei Jahre lang auf, wenn die folgenden Situationen (4), (5) und (6) nicht auf Sie zutreffen.
- Bewahren Sie die Aufzeichnungen drei Jahre ab dem Datum der ursprünglichen Steuererklärung oder zwei Jahre ab dem Datum der Steuerzahlung auf, je nachdem, welcher Zeitpunkt später eintritt, wenn Sie nach Einreichung der Steuererklärung einen Antrag auf Gutschrift oder Erstattung stellen.
- Führen Sie Aufzeichnungen sieben Jahre lang, wenn Sie einen Anspruch auf Verlust wertloser Wertpapiere oder Forderungsausfall geltend machen.
- Bewahren Sie Aufzeichnungen sechs Jahre lang auf, wenn Sie kein Einkommen angeben, das Sie melden sollten und es mehr als 25 % des Bruttoeinkommens beträgt, das in Ihrer Erklärung angegeben ist.
- Bewahren Sie Aufzeichnungen auf unbestimmte Zeit auf, wenn Sie keine Rücksendung einreichen.
- Bewahren Sie Aufzeichnungen auf unbestimmte Zeit auf, wenn Sie eine betrügerische Rücksendung einreichen.
- Bewahren Sie die Lohnsteuerunterlagen mindestens vier Jahre nach Fälligkeit oder Zahlung der Steuer auf, je nachdem, welcher Zeitpunkt später eintritt.
Wichtige Fragen
Die folgenden Fragen sollten auf jeden Datensatz angewendet werden, wenn Sie entscheiden, ob Sie ein Dokument aufbewahren oder wegwerfen möchten:
Sind die Aufzeichnungen mit Eigentum verbunden?
Der IRS gibt an, Aufzeichnungen über Eigentum bis zum Ablauf der Verjährungsfrist für das Jahr aufzubewahren, in dem Sie das Eigentum steuerpflichtig veräußern. Der Grund für die Speicherung dieser Aufzeichnungen besteht darin, Abschreibungs, Amortisations oder Abschreibungsabzüge zu ermitteln und den Gewinn oder Verlust beim Verkauf oder der Veräußerung der Immobilie zu ermitteln.
Wenn Sie Eigentum im Rahmen eines nicht steuerpflichtigen Tauschs erhalten haben, ist Ihre Grundlage für dieses Eigentum im Allgemeinen die gleiche wie die Grundlage für das von Ihnen abgegebene Eigentum, zuzüglich des von Ihnen gezahlten Geldes. Sie müssen die Aufzeichnungen auf der alten Eigenschaft halten, sowie auf das neue Grundstück, bis der Verjährungsfrist für das Jahr abgelaufen ist,in dem Sie in einer zuversteuernden die neuen Eigenschaft verfügten Disposition.
Was soll ich mit meinen Unterlagen für nichtsteuerliche Zwecke tun?
Der IRS gibt an, dass Steuerunterlagen, die für bestimmte Steuerzwecke nicht mehr erforderlich sind, nicht entsorgt werden dürfen, bis Gewissheit besteht, dass sie aus anderen Gründen nicht mehr benötigt werden. Oftmals benötigen andere Stellen Steuerunterlagen für ihre eigenen Zwecke. Versicherungsunternehmen oder Gläubiger bitten Sie häufig, Dateien länger aufzubewahren, als es der IRS erfordert. Gehen Sie im Zweifelsfall auf Nummer sicher und bewahren Sie die Unterlagen auf.
Berater-Einblick
Wenn der IRS einen erheblichen Fehler in Ihrer aktuellen Steuererklärung feststellt, kann er Ihre Steuergeschichte sechs Jahre zurückverfolgen, um Nachforschungen anzustellen. Möglicherweise möchten Sie Ihre Renditen jedoch noch länger aufbewahren. Ihre Steuerunterlagen fassen Ihr finanzielles Leben zusammen. Sie enthalten wichtige Kostenbasisdaten, die in einigen Jahren möglicherweise schwer zu finden sind. Dies ist heute weniger problematisch, da die Kontoverwalter jetzt Kostendaten mit Vermögenswerten melden und übertragen müssen. Aber warum sich auf den Verwalter verlassen, wenn Sie die Informationen haben? Ihre Rendite bestätigt auch Ihr Einkommen und ob Sie Beiträge zur Altersvorsorge geleistet haben. Best Practices schlagen vor, dass Sie Ihre Steuererklärungen und Belege so lange wie möglich aufbewahren sollten. In dieser Zeit der elektronischen Ablage und Aufzeichnung ist dies eine einfache Sache.
Neal Frankle, CFP® Wealth Resources Group Westlake Village, CA