Kreditorenbuchhaltung (AP)

Was sind Kreditorenbuchhaltung (AP)?

Die Kreditorenbuchhaltung (AP) ist ein Konto im Hauptbuch, das die Verpflichtung eines Unternehmens darstellt, eine kurzfristige Schuld gegenüber seinen Gläubigern oder Lieferanten zu begleichen. Eine andere gebräuchliche Verwendung von „AP“ bezieht sich auf die Geschäftsabteilung oder den Geschäftsbereich, die / der für Zahlungen des Unternehmens an Lieferanten und andere Gläubiger verantwortlich ist.

Die zentralen Thesen

  • Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind Beträge, die Lieferanten oder Lieferanten für erhaltene Waren oder Dienstleistungen geschuldet werden, die noch nicht bezahlt wurden.
  • Die Summe aller ausstehenden Beträge, die Lieferanten geschuldet werden, wird in der Bilanz des Unternehmens als Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen ausgewiesen.
  • Die Zunahme oder Abnahme des Gesamt-AP gegenüber der Vorperiode wird in der Kapitalflussrechnung ausgewiesen.
  • Das Management kann sich dafür entscheiden, seine ausstehenden Rechnungen so nahe wie möglich an ihren Fälligkeitsterminen zu bezahlen, um den Cashflow zu verbessern.

Grundlegendes zu Kreditorenbuchhaltung

Der Gesamtbetrag der Verbindlichkeiten (AP) eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt wird in seiner Bilanz  unter dem Abschnitt kurzfristige Verbindlichkeiten ausgewiesen. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind Schulden, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums beglichen werden müssen, um einen Ausfall zu vermeiden. Auf Unternehmensebene bezieht sich AP auf kurzfristige Schuldenzahlungen an Lieferanten. Die Verbindlichkeit ist im Wesentlichen eine kurzfristige Schuldverschreibung von einem Unternehmen zu einem anderen Unternehmen oder Unternehmen. Die andere Partei würde die Transaktion als Erhöhung ihrer Forderungen in gleicher Höhe erfassen.

Die Kreditorenbuchhaltung (AP) ist eine wichtige Zahl in der Bilanz eines Unternehmens. Wenn sich der AP gegenüber einem früheren Zeitraum erhöht, bedeutet dies, dass das Unternehmen mehr Waren oder Dienstleistungen auf Kredit kauft, anstatt bar zu bezahlen. Wenn der AP eines Unternehmens abnimmt, bedeutet dies, dass das Unternehmen seine Schulden aus früheren Perioden schneller bezahlt als neue Artikel auf Kredit kauft. Die Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung ist für die Verwaltung des Cashflows eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung.

Bei Verwendung der indirekten Methode zur Erstellung der Kapitalflussrechnung wird die Nettoerhöhung oder -verringerung des AP gegenüber der Vorperiode im oberen Abschnitt, dem Cashflow aus laufender Geschäftstätigkeit, angezeigt. Das Management kann AP verwenden, um den Cashflow des Unternehmens bis zu einem gewissen Grad zu manipulieren. Wenn das Management beispielsweise die Barreserven für einen bestimmten Zeitraum erhöhen möchte, kann es die Zeit verlängern, die das Unternehmen benötigt, um alle ausstehenden Konten in AP zu bezahlen. Diese Flexibilität, später zu zahlen, muss jedoch gegen die laufenden Beziehungen des Unternehmens zu seinen Lieferanten abgewogen werden. Es ist immer eine gute Geschäftspraxis, Rechnungen bis zum Fälligkeitsdatum zu bezahlen.

Kreditorenbuchhaltung erfassen

Für eine ordnungsgemäße Buchführung mit doppelter Buchung muss immer eine Gegenbelastung und Gutschrift für alle Buchungen im Hauptbuch erfolgen. Um Verbindlichkeiten zu erfassen,  schreibt der Buchhalter die Verbindlichkeiten gut, wenn die Rechnung oder Rechnung eingeht. Der Belastungsausgleich für diesen Eintrag erfolgt normalerweise auf ein Ausgabenkonto für die Ware oder Dienstleistung, die auf Kredit gekauft wurde. Die Belastung kann auch auf einem Vermögenskonto erfolgen, wenn der gekaufte Gegenstand ein aktivierbarer Vermögenswert ist. Wenn die Rechnung bezahlt ist, belastet der Buchhalter die Verbindlichkeiten, um den Haftungssaldo zu verringern. Das Gegenguthaben wird dem Geldkonto gutgeschrieben, wodurch sich auch das Barguthaben verringert.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, ein Unternehmen erhält eine Rechnung über 500 US-Dollar für Büromaterial. Wenn die AP-Abteilung die Rechnung erhält, erfasst sie eine Gutschrift in Höhe von 500 USD in der Kreditorenbuchhaltung und eine Belastung der Bürobedarfskosten in Höhe von 500 USD. Die Belastung des Bürobedarfs in Höhe von 500 USD fließt zu diesem Zeitpunkt in die Gewinn- und Verlustrechnung ein, sodass das Unternehmen die Kauftransaktion erfasst hat, obwohl kein Bargeld ausgezahlt wurde. Dies steht im Einklang mit der periodengerechten Rechnungslegung, bei der Aufwendungen erfasst werden, wenn sie anfallen, und nicht, wenn Bargeld den Besitzer wechselt. Das Unternehmen zahlt dann die Rechnung, und der Buchhalter gibt eine Gutschrift in Höhe von 500 USD auf das Geldkonto und eine Belastung in Höhe von 500 USD auf die Kreditorenbuchhaltung ein.

Ein Unternehmen kann gleichzeitig viele offene Zahlungen an Anbieter haben. Alle ausstehenden Zahlungen an Lieferanten werden in der Kreditorenbuchhaltung erfasst. Wenn jemand den Saldo der Verbindlichkeiten betrachtet, sieht er den Gesamtbetrag, den das Unternehmen allen seinen Lieferanten und kurzfristigen Kreditgebern schuldet. Dieser Gesamtbetrag erscheint in der Bilanz. Wenn das oben genannte Unternehmen beispielsweise auch eine Rechnung für Rasenpflegedienste in Höhe von 50 USD erhalten würde, würde die Summe beider Buchungen in den Verbindlichkeiten 550 USD betragen, bevor das Unternehmen diese Schulden abbezahlt.

Kreditorenbuchhaltung vs. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

Obwohl einige Leute die Ausdrücke „Kreditorenbuchhaltung“ und „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“ austauschbar verwenden, beziehen sich die Ausdrücke auf ähnliche, aber leicht unterschiedliche Situationen. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen stellen das Geld dar, das ein Unternehmen seinen Lieferanten für inventarbezogene Waren schuldet, z. B. Geschäftsbedarf oder Materialien, die Teil des Inventars sind. Die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen umfassen alle kurzfristigen Schulden oder Verpflichtungen des Unternehmens.

Wenn ein Restaurant beispielsweise einem Lebensmittel- oder Getränkeunternehmen Geld schuldet, sind diese Artikel Teil des Inventars und damit Teil seiner Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. In der Zwischenzeit fallen Verpflichtungen gegenüber anderen Unternehmen, wie dem Unternehmen, das die Uniformen des Restaurants säubert, in die Kategorie der Verbindlichkeiten. Beide Kategorien fallen unter die breitere Kategorie der Kreditorenbuchhaltung, und viele Unternehmen kombinieren beide unter dem Begriff Kreditorenbuchhaltung.

Kreditorenbuchhaltung vs. Debitorenbuchhaltung

Forderungen und Verbindlichkeiten sind im Wesentlichen Gegensätze. Die Kreditorenbuchhaltung ist das Geld, das ein Unternehmen seinen Lieferanten schuldet, während die Kreditorenbuchhaltung das Geld ist, das dem Unternehmen in der Regel von Kunden geschuldet wird. Wenn ein Unternehmen auf Kredit mit einem anderen Unternehmen Geschäfte abwickelt, erfasst eines einen Eintrag in die Kreditorenbuchhaltung in seinen Büchern, während das andere einen Eintrag in der Debitorenbuchhaltung erfasst.

Häufig gestellte Fragen

Was sind Beispiele für Verbindlichkeiten?

Eine Verbindlichkeit entsteht immer dann, wenn eine Firma Geld für erbrachte Dienstleistungen oder erbrachte Produkte schuldet, die von der Firma noch nicht bezahlt wurden. Dies kann durch einen Kauf bei einem Verkäufer auf Kredit oder durch ein Abonnement oder eine Ratenzahlung erfolgen, die nach Erhalt von Waren oder Dienstleistungen fällig wird.

Wo finde ich die Kreditorenbuchhaltung eines Unternehmens?

Die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen werden in der Bilanz eines Unternehmens ausgewiesen. Da sie Verbindlichkeiten gegenüber anderen darstellen, werden sie als kurzfristige Verbindlichkeit gebucht.

Wie unterscheiden sich Verbindlichkeiten von Forderungen?

Forderungen stellen Mittel dar, die der Firma für erbrachte Dienstleistungen geschuldet werden, und werden als Vermögenswert gebucht. Die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen stellen dagegen Mittel dar, die das Unternehmen anderen schuldet. Zum Beispiel Zahlungen an Lieferanten oder Gläubiger. Verbindlichkeiten werden als Verbindlichkeiten gebucht.

Sind Kreditorenbuchhaltung ein Geschäftsaufwand?

Nein. Einige Leute glauben fälschlicherweise, dass sich die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen auf die Routinekosten der Kerngeschäfte eines Unternehmens beziehen. Dies ist jedoch eine falsche Interpretation des Begriffs. Die Aufwendungen werden in der Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens ausgewiesen, während die Verbindlichkeiten in der Bilanz als Verbindlichkeit ausgewiesen werden.