Zusammenfassende Planbeschreibung

Was ist eine zusammenfassende Planbeschreibung?

Eine zusammenfassende Planbeschreibung (SPD) ist ein Dokument, das Arbeitgeber Arbeitnehmern, die an vom Employee Retirement Income Security Act abgedeckten Pensionsplänen oder Krankenversicherungsplänen teilnehmen, kostenlos zur Verfügung stellen müssen. Die SPD ist ein detaillierter Leitfaden für die Vorteile des Programms und die Funktionsweise des Plans. Es muss beschreiben, wann Mitarbeiter Anspruch auf die Teilnahme am Plan haben, wie Leistungen berechnet und ausbezahlt werden, wie Leistungen in Anspruch genommen werden und wann Leistungen unverfallbar werden.

Die SPD soll in einer für die Mitarbeiter verständlichen Sprache verfasst sein. Es muss den Namen des Plans und seine vom Internal Revenue Service zugewiesene Nummer, den Namen und die Adresse des Arbeitgebers, den Namen und die Kontaktinformationen des Planverwalters, eine Erklärung über die Rechte des Krankenversicherungsgesetzes zur Portabilität und Rechenschaftspflicht, ERISA-Offenlegungen und Anleitungen zur Einreichung von Anträgen für Arbeitnehmer enthalten eine Beschwerde oder Berufung.

Die Beschreibung des zusammenfassenden Plans verstehen

Bei Ihrer ersten Einstellung sollten Sie innerhalb von 90 Tagen eine SPD erhalten, die die Gesundheits- und Altersversorgung Ihres neuen Arbeitgebers abdeckt. Das Unternehmen kann das Dokument elektronisch an Sie verteilen, wenn Sie regelmäßig einen Computer bei der Arbeit verwenden, oder in Papierform. Wenn Sie nur eine elektronische Kopie erhalten, können Sie eine schriftliche Kopie anfordern.

Eine zusammenfassende Planbeschreibung sollte Ihre Fragen beantworten

Ein Plan sollte die Antworten auf die folgenden Fragen enthalten:

• Gibt es ein Mindestalter für die Teilnahme am Plan?
• Gibt es eine Mindestdienstleistungsanforderung, um an dem Plan teilzunehmen? Wenn ja, was ist das und wie wird es berechnet?
• Wann beginnt und endet das Planjahr? Läuft es vom 1. Januar bis 31. Dezember oder hat es unterschiedliche Start- und Enddaten? Diese Informationen sind für Krankenversicherungen wichtig, da Kontoinhaber wissen müssen, wann Ihr jährlicher Selbstbehalt zurückgesetzt wird.
• Zahle ich Beiträge an den Plan oder kommen alle Beiträge von meinem Arbeitgeber?
• Erlaubt der Plan bei Rentenplänen Rollover-Beiträge von anderen Plänen? Kann ich zum Beispiel meine 401(k) von meinem ehemaligen Arbeitgeber in diesen Plan übernehmen?
• Wie werden Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge für Altersversorgungspläne investiert? Gibt es Standardanlagen, in die das Geld fließt, wenn ich keine bestimmten Anlageoptionen auswähle? Wenn ja, was sind sie? Wie ändere ich meine Anlageauswahl?
• Wann verfalle ich in die Altersvorsorge? Bin ich sofort zu 100 % erdient oder muss ich für eine bestimmte Anzahl von Jahren für das Unternehmen arbeiten, um teilweise oder vollständig erdient zu werden?
• Darf ich von meinem Rentenkonto Kredite aufnehmen? Wenn ja, welche Regeln gelten?
• Was passiert mit meinen Leistungen, wenn ich erwerbsunfähig werde? Wenn ich das Unternehmen verlasse? Wenn ich in Rente gehe? Wenn ich sterbe? Wenn ich beurlaubt werde?

Eine zusammenfassende Planbeschreibung bietet Arbeitgebern Schutz vor Klagen

Auf der Unternehmensseite sollten Arbeitgeber sicherstellen, dass ihre SPD alles abdeckt, was sie sollte. Ohne oder mit unzureichender SPD setzen sich Arbeitgeber Klagen von Arbeitnehmern aus. Eine SPD, die den ERISA-Richtlinien folgt und Ausschlüsse und Beschränkungen klar festlegt, schützt das Unternehmen vor möglichen rechtlichen Schritten.

Die SPD sollte angeben, was einen Arbeitnehmer definiert, der Anspruch auf verschiedene Leistungen hat und ob zu diesen Arbeitnehmern  selbstständige Auftragnehmer, Zeitarbeitskräfte, Ehepartner, Lebenspartner und Kinder gehören.

Besondere Überlegungen

Wenn 10 % oder mehr Ihrer Mitarbeiter eine andere Sprache als Englisch sprechen, müssen Sie Ihre SPD auch in diesen anderen Sprachen veröffentlichen. Die Beauftragung eines Anwalts, der das ERISA-Gesetz versteht, mit der Überprüfung der SPD, bevor Sie sie verteilen, kann dazu beitragen, sicherzustellen, dass das Dokument vollständig, gründlich und genau ist und den Landes- und Bundesgesetzen entspricht. Es kann Monate dauern, eine SPD von Anfang bis Ende zu erstellen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter es leicht verstehen können, um Beschwerden, Klagen und Fragen verwirrter Mitarbeiter an die Personalabteilung zu reduzieren.

Arbeitgeber können die von ihnen angebotenen Leistungen regelmäßig ändern. In diesem Fall muss der Arbeitgeber alle Arbeitnehmer schriftlich benachrichtigen, indem er ihnen eine überarbeitete SPD oder eine Zusammenfassung der wesentlichen Änderungen übergibt, in der die Änderungen der SPD erläutert werden. Das Unternehmen muss die Benachrichtigung innerhalb von 60 Tagen nach Inkrafttreten der Änderung verteilen, wenn sie die Deckung oder die Leistungen reduziert. Verringern die Änderungen weder den Versicherungsschutz noch die Leistungen, sollte die Mitteilung innerhalb von 210 Tagen nach Ablauf des Planjahres, in dem die Änderung wirksam wurde, versandt werden.