Formular 941: Definition der vierteljährlichen Bundessteuererklärung des Arbeitgebers
Was ist das IRS-Formular 941: Die vierteljährliche Bundessteuererklärung des Arbeitgebers?
Im Allgemeinen muss ein Arbeitgeber einbehaltene Lohnsteuern monatlich oder halbwöchentlich elektronisch an den Internal Revenue Service (IRS) überweisen. Dies beinhaltet einbehaltene Bundeseinkommensteuer und den Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil der Sozialversicherungs und Medicare Steuern. Dann meldet der Arbeitgeber einmal im Quartal diese Zahlungen auf Formular 941, der vierteljährlichen Bundessteuererklärung des Arbeitgebers.
Formular 941 einreichen: Vierteljährliche Bundessteuererklärung des Arbeitgebers
Das Formular 941 besteht aus sechs Seiten, die aus fünf Teilen bestehen. Oben auf Seite 1 gibt der Arbeitgeber einen Namen (einschließlich eines Handelsnamens, falls einer verwendet wird), eine Adresse und eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) an. Außerdem gibt der Arbeitgeber die Anmeldefrist an:
- Erstes Quartal (Januar, Februar, März)
- Zweites Quartal (April, Mai, Juni)
- Drittes Quartal (Juli, August, September)
- Viertes Quartal (Oktober, November, Dezember)
Teil eins
Im ersten Teil meldet der Arbeitgeber die Anzahl der beschäftigten Mitarbeiter, deren Vergütung und die geschuldeten Steuern. Dieser Teil zeigt auch, ob der Arbeitgeber Steuern schuldet (Saldo) oder zu viel Lohnsteuer gezahlt hat. Jede Überzahlung kann auf das nächste Quartal angerechnet oder als Rückerstattung erhalten werden. Die Wahl wird durch Ankreuzen des entsprechenden Kästchens in Zeile 15 angezeigt.
Zweiter Teil
Der zweite Teil, der in der Mitte der zweiten Seite beginnt, erklärt den Steuereinzahlungsplan für die Lohnsteuer. Der Einzahlungsplan für die meisten Arbeitgeber ist entweder monatlich oder halbwöchentlich. Bei monatlicher Einzahlung wird hier eine Aufteilung der Steuerpflicht nach Monaten eingetragen. Arbeitgeber, die halbwöchentlich Steuern einzahlen, erläutern ihre Steuerpflicht für ihre Einlagen in Anhang B. Bei Steuern über 100.000 US-Dollar ist eine Einzahlung am nächsten Tag erforderlich. Steuern von weniger als 2.500 USD können mit dem Formular bezahlt werden und müssen nicht hinterlegt werden.
Teil drei
Im dritten Teil muss der Arbeitgeber zwei Fragen beantworten: Hat das Unternehmen geschlossen oder keine Löhne mehr gezahlt (und wann dies geschah) und ist das Unternehmen ein Saisonarbeitgeber (und daher ist eine vierteljährliche Einreichung nicht erforderlich).
Teile vier und fünf
In Teil 4 wird der Arbeitgeber gefragt, ob er einem Arbeitnehmer, einem bezahlten Steuerberater oder einem anderen Dritten wie einem Certified Public Accountant (CPA) die Erlaubnis erteilt, mit dem IRS bezüglich der Steuererklärung zu sprechen. Wenn ja, muss der Arbeitgeber den Namen, die Telefonnummer und eine selbstgewählte fünfstellige persönliche Identifikationsnummer des Beauftragten angeben, damit der IRS die Identität der Person bestätigen kann.
In Teil Fünf unterschreibt der Arbeitgeber, datiert er und gibt eine Telefonnummer für den Tag an.
Wenn der Arbeitgeber einen bezahlten Ersteller zum Ausfüllen des Formulars verwendet hat, muss der Ersteller seine Informationen in Teil Fünf eingeben. Dies umfasst Name, PTIN (Preparer Tax Identification Number ), Firmenname, EIN des Erstellers oder der Firma, Adresse und Telefonnummer.
Sollte der Arbeitgeber für das Quartal Lohnsteuer schulden, kann die Zahlung mit der Einreichung des Formulars 941 einhergehen. Die Verwendung des Formulars 941-V: Zahlungsbeleg hilft dem IRS, die Zahlung korrekt zu verarbeiten.
Das Formular 941 ist auf der IRS-Website verfügbar.
Auf Formular 941 gemeldete Steuern: Vierteljährliche Bundessteuererklärung des Arbeitgebers
Wie bereits erwähnt, meldet der Arbeitgeber in Teil 1 die Höhe der Steuern, die auf Löhne, Trinkgelder und andere Entschädigungen gezahlt wurden. Es gibt vier Arten von Steuern:
- Vom Arbeitnehmerlohn einbehaltene Bundessteuern (Zeile 3).
- Sozialversicherungssteuern (Zeilen 5a und 5b). Der Steuersatz beträgt 12,4 % und deckt sowohl den Arbeitnehmer- als auch den Arbeitgeberanteil ab.
- Medicare-Steuern (Zeile 5c). Der Satz beträgt 2,9 Prozent und deckt sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil ab.
- Zusätzliche Medicare-Steuern auf Entschädigungen über 200.000 US-Dollar (Zeile 5d). Der Steuersatz beträgt 0,9% und wird ausschließlich vom Arbeitnehmer bezahlt.
Besondere Überlegungen bei der Einreichung des Formulars 941
Für kleine Arbeitgeber
Ein Arbeitgeber, der für das Jahr eine Beschäftigungssteuer von 1.000 USD oder weniger schuldet, kann dasFormular 944, die jährliche Bundessteuererklärung des Arbeitgebers, einreichen, wenn die IRS die Erlaubnis dazu erteilt hat. Rufen Sie 800-829-4933 an oder senden Sie eine schriftliche Anfrage, da Sie vor dem Ausfüllen dieses Formulars anstelle des Formulars 941 eine Genehmigung einholen müssen.
Geänderte Formulare
Wenn Sie das Formular 941 korrigieren müssen, verwenden Sie das Formular 941-X, die vierteljährliche Steuererklärung des Arbeitgebers oder den Erstattungsantrag. Wenn beispielsweise die Löhne zu niedrig oder die Sozialversicherungssteuer auf Trinkgelder zu hoch angesetzt wurde und Sie den Fehler entdecken, wird dieses Formular verwendet, um ihn zu korrigieren.
Die Quintessenz
Die Lohnsteuer ist eine große Verantwortung. In den IRS-Publikationen 15 (Rundschreiben E) und 15-B erfahren Sie mehr darüber, welche Zahlungen an Arbeitnehmer steuerpflichtig sind und wie die Lohnsteuer berechnet wird.