Arbeitsablauf
Was ist Arbeitsablauf?
Workflow beschreibt die Schritte in einem Geschäfts-Workprozess, die eine Arbeit von der Initiierung bis zum Abschluss durchläuft; und wie diese Schritte nach einer Reihe von Verfahrensregeln ausgeführt und automatisiert werden können. Organisationen verwenden Workflows, um Aufgaben zu koordinieren, die Effizienz der Organisation zu verbessern, die Reaktionsfähigkeit zu erhöhen und die Rentabilität zu steigern. Der Arbeitsablauf kann sequenziell sein, wobei jeder Schritt vom Abschluss des vorherigen abhängt, oder parallel, wobei mehrere Schritte gleichzeitig erfolgen.
Die zentralen Thesen
- Workflow beschreibt die Schritte in einem Geschäfts-Workprozess, die eine Arbeit von der Initiierung bis zum Abschluss durchläuft.
- Six Sigma und Total Quality Management (TQM) sind zwei beliebte Philosophien zur Prozessverbesserung, die Unternehmen verfolgen.
- Big Data hat dazu beigetragen, Arbeitsabläufe durch die Entwicklung von künstlicher Intelligenz und maschinellen Lernsystemen zu automatisieren.
- Workflow-Software und -Apps helfen Unternehmen, Projekte über verschiedene Teams, Standorte und Zeitzonen hinweg zu verwalten.
Arbeitsablauf verstehen
Das Konzept des Workflows war wichtig für das Studium der rationellen Arbeitsorganisation und die Optimierung von Fertigungs- oder Informationsprozessen – um Engpässe zu vermeiden. Nach dem Zweiten Weltkrieg entwickelte die Qualitätsbewegung mehrere Theorien zur Verbesserung des Arbeitsablaufs, die qualitativere Konzepte der Neugestaltung von Geschäftsprozessen umfassten. Diese Philosophien könnten auf Automontagebänder, einen Kreditantrag einer Bank oder die Produktion einer Zeitung angewendet werden.
Six Sigma und Total Quality Management (TQM) sind zwei Philosophien zur Prozessverbesserung, die von Unternehmen auf der ganzen Welt angenommen werden. TQM ist ein strukturierter Ansatz für das gesamte Organisationsmanagement, bei dem interne Richtlinien und Prozessstandards Fehler reduzieren. Das Ziel von Six Sigma ist es, Fehler durch Qualitätskontrolle zu reduzieren.
Six Sigma betont die Verbesserung der Zykluszeit bei gleichzeitiger Reduzierung von Herstellungsfehlern auf ein Niveau von nicht mehr als 3,4 Vorkommen pro Million Einheiten oder Ereignisse. Mit anderen Worten, das System ist eine Methode, um mit weniger Fehlern schneller zu arbeiten.
Workflow-Technologien und Big Data
Workflow-Technologien und Managementsysteme werden heute in so unterschiedlichen Branchen wie Finanzen, Gesundheitswesen, Marketing und Hochschulbildung eingesetzt. Sie waren von grundlegender Bedeutung für die Entwicklung von Systemen für künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen, die dank ihrer Fähigkeit, Big Data zu verarbeiten und Wert zu extrahieren, einen erheblichen Einfluss auf die Unternehmensabläufe in jeder Branche haben.
Durch das Sammeln und Teilen von Daten im gesamten Unternehmen und die Einbettung von Analysen werden Unternehmensdatenmanagementsysteme verwendet, um Informationssilos zu beseitigen, Geschäftsprozesse zu optimieren und die Datenverarbeitung zu automatisieren. Dies hat dazu beigetragen, zuvor getrennte Sektoren und Industrien zu verbinden.
Das Finanzwesen wird durch Big Data transformiert und verwendet es sowohl für Handels- als auch für Compliance-Workflows. Investoren nutzen die Flut von Echtzeitdaten, die durch die globale Digitalisierung und soziale Medien erzeugt werden, und experimentieren mit verbesserter Datenanalyse und KI, um Anlageideen zu generieren – frei von kognitiven Verzerrungen – und Risiken zu managen.
Workflow im digitalen Zeitalter
Die Notwendigkeit, Projekte über verschiedene Teams, Standorte und Zeitzonen hinweg zu verwalten, hat zu einem enormen Anstieg der Popularität von Workflow-Apps und -Software geführt. Dieser Trend hat sich erst 2021 beschleunigt, da mehr Unternehmen während der Coronavirus-Pandemie aus der Ferne mit ihren Mitarbeitern in Kontakt treten. Zu den beliebtesten Workflow-Management-Softwares gehören Easynote, Trello, Monday.com und Accelo. Diese Plattformen machen es einfach, Aufgaben zu erstellen und sie verschiedenen Personen zuzuweisen, während der gesamte Workflow über ein Dashboard verwaltet wird, das als zentraler Hub fungiert. Das Beste ist, dass viele dieser Plattformen kostenlosen Zugriff auf wichtige Funktionen bieten und die Kosten für Start-ups und kleine Unternehmen niedrig halten.