Was ist doppelte Buchführung und wie passt sie in das Hauptbuch?

Die doppelte Buchführung ist das Konzept, dass jede Buchführungstransaktion die Finanzen eines Unternehmens in zweierlei Hinsicht beeinflusst. Das Hauptbuch ist die Aufzeichnung der beiden Seiten jeder Transaktion.

• Die doppelte Buchführung besagt, dass jede Buchungstransaktion zwei Seiten hat.
• Das Hauptbuch ist eine Aufzeichnung der beiden Seiten der Transaktion – eine Belastung und eine Gutschrift.

Wenn ein Unternehmen ein Produkt verkauft, steigen sein Umsatz und seine Barmittel um den gleichen Betrag. Wenn sich ein Unternehmen von einem Gläubiger Geld leiht, erhöht sich der Kassenbestand, aber der Schuldensaldo des Unternehmens erhöht sich um den gleichen Betrag.

Das doppelte Erfassungssystem erstellt eine Bilanz aus Aktiva, Passiva und Eigenkapital. Die Bilanz ist ausgeglichen, weil die Vermögenswerte eines Unternehmens immer seinen Verbindlichkeiten plus Eigenkapital entsprechen. Vermögenswerte umfassen alle Gegenstände, die ein Unternehmen besitzt, wie Inventar, Bargeld, Maschinen, Gebäude und sogar immaterielle Gegenstände wie Patente. Verbindlichkeiten stellen alles dar, was das Unternehmen einer anderen Person schuldet, beispielsweise kurzfristige Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten oder langfristige Verbindlichkeiten gegenüber einer Bank. Das Eigenkapital repräsentiert die Beteiligung der Eigentümer an dem Unternehmen. Das Eigenkapital kann alle Beiträge enthalten, die die Eigentümer zum Unternehmen geleistet haben, zuzüglich der Gewinne des Unternehmens oder abzüglich der Verluste des Unternehmens.

Jeder Eintrag hat eine „Soll“- und eine „Haben“-Seite, die im Hauptbuch erfasst werden. Vermögenskonten erhöhen sich bei Belastung und verringern sich bei Gutschrift. Umgekehrt erhöhen sich Verbindlichkeiten und Eigenkapital bei Gutschrift und sinken bei Belastung. Wenn sich ein Vermögenswert mit einer Belastung erhöht, wirkt sich die Kreditseite des Eintrags entweder auf einen anderen Vermögenswert aus, indem er ihn verringert, oder auf ein Verbindungs- oder Eigenkapitalkonto, indem es erhöht wird, um die Gleichung Aktiva = Passiva + Eigenkapital im Gleichgewicht zu halten.

Wenn Lucie beispielsweise ein neues Lebensmittelgeschäft eröffnet, kann sie das Geschäft gründen, indem sie einen Teil ihrer eigenen Ersparnisse von 100.000 US-Dollar in das Unternehmen einbringt. Der erste Eintrag in das Hauptbuch wäre eine Belastung von Bargeld, was das Vermögen des Unternehmens erhöht, und eine Gutschrift auf Eigenkapital, wodurch Lucies Anteil am Unternehmen erhöht wird. Wenn Lucie einige Regaleinheiten für 5.000 US-Dollar auf der Firmenkreditkarte kauft, wäre der nächste Eintrag im Hauptbuch eine Belastung von Equipment in Höhe von 5.000 US-Dollar, was das Vermögen des Unternehmens erhöht, und eine Gutschrift auf Credit Card Due in Höhe von 5.000 US-Dollar, wodurch die Verbindlichkeiten erhöht werden des Unternehmens.

Für jedes einzelne Konto kann ein Nebenbuch geführt werden, das nur die Hälfte des Eintrags darstellt. Das Hauptbuch enthält jedoch den Datensatz für beide Hälften des Eintrags. Wenn Lucie die Regale kauft, zeigt das Nebenbuch „Equipment“ nur die Hälfte des Eintrags an, dh die Belastung von Equipment in Höhe von 5.000 USD. Das Nebenbuch „Credit Card Due“ würde eine Aufzeichnung der anderen Hälfte des Eintrags enthalten, eine Gutschrift in Höhe von 5.000 USD. Dem Hauptbuch würden zwei Zeilen hinzugefügt, die sowohl die Belastung als auch die Gutschrift für jeweils 5.000 USD anzeigen.

Laut dem Wall Street Journal wurde die frühe Nutzung des Double Entry Systems im 15. Jahrhundert von Luca Pacioli dokumentiert. Buchhalter in den 1400er Jahren verwendeten Stift und Papier für ihre Aufzeichnungen und verfolgten sorgfältig jeden Doppeleintrag.

Buchhalter verwenden heute in der Regel kein physisches Hauptbuch; moderne Buchhaltungssoftware verwendet jedoch das gleiche zugrunde liegende Konzept, bei dem für jede Transaktion zwei Buchungen im Hauptbuch gebucht werden.