17 Juni 2021 0:07

Formular W-9: Antrag auf Steueridentifikationsnummer und Bescheinigung

Was ist Formular W-9: Antrag auf Steueridentifikationsnummer (TIN) und Zertifizierung?

Ein W-9-Formular ist ein Steuerformular des Internal Revenue Service (IRS), das verwendet wird, um den Namen, die Adresse und die Steueridentifikationsnummer (TIN) einer Person für Beschäftigungs- oder andere Einkommenszwecke zu bestätigen. Die Bestätigung kann entweder für eine Person angefordert werden, die als US-Bürger definiert ist, oder für eine Person, die als gebietsansässiger Ausländer definiert ist.

Ein W-9-Formular wird auch als Antrag auf Steueridentifikationsnummer und Zertifizierungsformular bezeichnet.

Die zentralen Thesen

  • Das W-9 ist ein offizielles Formular, das vom IRS für Arbeitgeber oder andere Einrichtungen bereitgestellt wird, um den Namen, die Adresse und die Steueridentifikationsnummer einer Person zu überprüfen, die Einkommen erhält.
  • Die Informationen aus einem W-9-Formular werden häufig verwendet, um ein 1099-Steuerformular zu erstellen, das für die Zwecke der Einkommensteuererklärung erforderlich ist.
  • Die von einem Unternehmen in einem W-9-Formular gesammelten Informationen dürfen unter strengen Datenschutzbestimmungen nicht für andere Zwecke offengelegt werden.

Wer kann Formular W-9 einreichen: Antrag auf Steueridentifikationsnummer (TIN) und Zertifizierung?

Ein W-9-Formular ist nur ein formelles schriftliches Auskunftsersuchen und wird ausschließlich zur Bestätigung der Steueridentifikationsnummer (TIN) einer Person verwendet. Ein Arbeitgeber oder eine andere juristische Person, die ein Informationsdokument wie das Formular 1099 beim IRS einreichen muss, muss Ihre korrekte TIN einholen, um alle Einkünfte oder Verluste zu melden, die sich auf Ihre Bundessteuererklärung oder Ihr steuerpflichtiges Einkommen auswirken können. Für die meisten Personen ist die TIN ihre Sozialversicherungsnummer (SSN).

Das W-9 unterscheidet sich von einem W-4-Formular, das häufiger von Arbeitnehmern an direkte Arbeitgeber ausgehändigt wird, darin, dass das W-9 nicht von Natur aus die Einbehaltung fälliger Steuern vorsieht. Alle erforderlichen Steuern auf der Grundlage von Gewinnen im Zusammenhang mit dem bereitgestellten W-9 liegen in der Verantwortung des auf dem Dokument aufgeführten TIN-Inhabers, es sei denn, der Steuerpflichtige unterliegt einem Quellensteuerabzug. Wenn eine Sicherungseinbehaltung erforderlich ist, muss dies auf dem W-9 vermerkt werden, um das Unternehmen, das die Informationen erhält, entsprechend über die Notwendigkeit der Einbehaltung zu informieren.

Wofür wird das Formular W-9 verwendet?

Die in einem W-9-Formular erhaltenen Informationen werden am häufigsten Dividenden ;und verschiedene andere Finanztransaktionen.


Der IRS verlangt von Personen, die nicht als US-Bürger oder ansässige Ausländer definiert sind, das entsprechende W-8-Formular anstelle eines W-9-Formulars zu verwenden.

Das Formular 1099 muss erst ausgestellt werden, wenn der Mindesteinkommensschwellenwert erreicht ist, der für die meisten anderen Einkünfte für die Steuerjahre 2020 und 2021 auf 600 USD festgelegt ist. Beträge, die unter diesem Schwellenwert liegen, müssen vom TIN-Inhaber als Einkommen gemeldet werden, erfordern jedoch keine 1099-Formular.

Obwohl Arbeitnehmer gesetzlich verpflichtet sind, ihren Arbeitgebern bestimmte personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen, ist die Privatsphäre eines Arbeitnehmers gesetzlich geschützt. Ein Arbeitgeber, der die personenbezogenen Daten eines Arbeitnehmers auf unbefugte Weise preisgibt, kann zivil- und strafrechtlich verfolgt werden.

So lesen und ausfüllen Sie das Formular W-9

Formular W-9 ist eines der am einfachsten auszufüllenden IRS-Formulare, aber wenn Steuerformulare Sie nervös machen, machen Sie sich keine Sorgen. Wir führen Sie durch den richtigen Weg, um es zu vervollständigen.

Alle Seiten des Formulars W-9 sind auf der IRS-Website verfügbar.

Schritt 1

Geben Sie Ihren Namen wie in Ihrer  Steuererklärung angegeben ein.

Schritt 2

Geben Sie Ihren Firmennamen oder „nicht berücksichtigten Rechtsträger“ ein, falls dieser von dem in Schritt 1 eingegebenen Namen abweicht. Sie können beispielsweise ein Einzelunternehmen sein, aber zu Marketingzwecken verwenden Sie Ihren persönlichen Namen nicht als Ihren Firmennamen;Stattdessen „machen Sie Geschäfte unter“ einem anderen Namen. Sie würden diesen Namen hier eingeben. Was den ignorierten Entitätsteil angeht, wenn Sie nicht wissen, was es ist, sind Sie wahrscheinlich keiner. Ein üblicher nicht berücksichtigter Unternehmenstyp ist eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung mit einem einzigen  Gesellschafter. Einzelunternehmen und  S-Gesellschaften  werden niemals als unberücksichtigte Einheiten eingestuft.

Schritt 3

Welche Art von Wirtschaftseinheit sind Sie für die bundesstaatliche Steuerklassifizierung: Einzelunternehmen, Personengesellschaft,  C-Gesellschaft, S-Gesellschaft, Trust/Estate, Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder „sonstige“? Aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, sind Sie wahrscheinlich ein Einzelunternehmen, denn Sie hätten viel Papierkram einreichen müssen, um eines der anderen Unternehmen zu werden.

Schritt 4

Ausnahmen. Es besteht die Möglichkeit, dass Sie diese Felder leer lassen. Hier sind ein paar Ausnahmen:

  1. Zahlungsempfänger, die vom Quellensteuerabzug ausgenommen sind , wie z. B. Unternehmen (in den meisten Fällen), müssen möglicherweise einen Code in das Feld „Code des ausgenommenen Zahlungsempfängers“ eingeben. In den Anweisungen des Formulars W-9 sind die befreiten Zahlungsempfänger und ihre Codes sowie die Zahlungsarten aufgeführt, für die diese Codes verwendet werden sollten. Unternehmen, die beispielsweise ein W-9 für den Erhalt von Zins- oder Dividendenzahlungen ausfüllen, würden den Code „5“ eingeben.
  2. Zahlungsempfänger, die gemäß dem Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) von der Meldung befreit sind, müssen möglicherweise einen Code in das Feld „Ausnahme vom FATCA-Meldecode“ eingeben. Keines dieser Kästchen trifft auf den typischen unabhängigen Auftragnehmer oder Freiberufler zu.

Schritt 5

Geben Sie Ihre Straße, Stadt, Bundesland und Postleitzahl an. Was ist, wenn Ihre Privatadresse von Ihrer Geschäftsadresse abweicht? Welche Adresse sollten Sie auf Formular W-9 angeben? Verwenden Sie die Adresse, die Sie in Ihrer Steuererklärung verwenden werden. Wenn Sie beispielsweise ein Einzelunternehmer sind, der Büroräume vermietet, aber Ihre Steuererklärung mit Ihrer Privatadresse einreicht, geben Sie Ihre Privatadresse in das Formular W-9 ein, damit der IRS keine Probleme hat, Ihre 1099s mit Ihrem Formular 1040 abzugleichen .

Schritt 6

In diesem optionalen Schritt können Sie den Namen und die Adresse des Anforderers angeben. Vielleicht möchten Sie dieses Feld ausfüllen, um zu dokumentieren, wem Sie Ihre Steueridentifikationsnummer mitgeteilt haben.

Schritt 7

Der IRS nennt diesen Abschnitt Teil I, was Sie dazu bringen muss, sich zu fragen, was all die Schritte waren, die Sie gerade abgeschlossen haben. Hier müssen Sie die Steueridentifikationsnummer Ihres Unternehmens angeben, die entweder Ihre individuelle Sozialversicherungsnummer ist, wenn Sie ein Einzelunternehmen sind, oder Ihre  Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN), wenn Sie eine andere Art von Unternehmen sind. Nun haben einige Einzelunternehmen auch EINs, aber der IRS bevorzugt, dass Einzelunternehmen ihre SSNs auf Formular W-9 verwenden. Auch dies wird es einfacher machen, alle 1099s, die Sie erhalten, mit Ihrer Steuererklärung abzugleichen, die Sie unter Ihrer SSN einreichen.

Was ist, wenn Ihr Unternehmen neu ist und keine EIN hat? Sie können weiterhin ein W-9-Formular ausfüllen. Der IRS sagt, dass Sie Ihre Nummer beantragen und „beantragt“ in das Feld für die TIN schreiben sollten. Sie sollten diese Nummer so schnell wie möglich erhalten, da Sie bis dahin dem Quellensteuerabzug unterliegen. Sie können eine EIN auf der IRS-Website beantragen. Weitere Informationen zum Zurückbehalten von Sicherungskopien finden Sie in den nachstehenden Anweisungen für Schritt 8, Teil II.

Schritt 8

In Teil II müssen Sie die Richtigkeit aller Ihrer Angaben bestätigen, bevor Sie das Formular W-9 unterschreiben können. Das absichtliche Lügen auf einem Steuerformular kann bedeuten, dass Sie eine Geldstrafe zahlen müssen oder ins Gefängnis müssen; der IRS macht nicht herum. Bevor Sie das Formular W-9 unterschreiben, müssen Sie unter Androhung des Meineids bestätigen, dass sie wahr sind:

1. Die auf diesem Formular angegebene Nummer ist meine korrekte Steueridentifikationsnummer (oder ich warte auf die Zuteilung einer Nummer).

  • Steuerzahler müssen legitime Steueridentifikationsnummern verwenden. Die Verwendung einer „geliehenen“, gestohlenen oder erfundenen Steuer-Identifikationsnummer würde einer eidesstattlichen Versicherung gleichkommen und schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen.

2. Ich unterliege nicht dem Quellensteuerabzug, weil: (a) ich vom Quellensteuerabzug befreit bin oder (b) ich nicht vom Internal Revenue Service (IRS) darüber informiert wurde, dass ich aufgrund eines Versäumnis, alle Zinsen oder Dividenden zu melden, oder (c) der IRS hat mich benachrichtigt, dass ich nicht mehr der Sicherungseinbehaltung unterliege.

  • Die meisten Steuerzahler sind von der Quellensteuer befreit. Wenn Sie keine Ahnung haben, wovon der IRS hier spricht, sind Sie wahrscheinlich ausgenommen. Wenn Sie nicht befreit sind, hat der IRS Sie benachrichtigt, und das Unternehmen, das Sie bezahlt, muss dies wissen, da es verpflichtet ist, die Einkommensteuer  von Ihrem Lohn pauschal in Höhe von 24% (ab 2020)einzubehalten und an die zu senden IRS. Übrigens kennen Sie jetzt einen weiteren guten Grund, bei Ihrer Steuererklärung nicht zu schummeln: Möglicherweise müssen Sie einem zukünftigen Kunden davon erzählen, und das könnte dazu führen, dass das Unternehmen zweimal über Sie nachdenkt. Punkt (c) besagt im Grunde, dass niemand es wissen muss, wenn Sie einmal der Einbehaltung von Sicherungskopien unterworfen waren, dies aber nicht mehr sind.

3. Ich bin US-Bürger oder eine andere US-Person.

  • Wenn Sie ein  ansässiger Ausländer sind, sind Sie im Klaren. Der IRS betrachtet auch Folgendes als „US-Person“: eine Personengesellschaft, Kapitalgesellschaft, Gesellschaft oder Vereinigung, die in den Vereinigten Staaten oder nach dem Recht der Vereinigten Staaten gegründet oder organisiert wurde; ein inländischer Nachlass; und eine inländische Treuhandgesellschaft. Handelt es sich bei Ihrem Unternehmen um eine Personengesellschaft mit einem ausländischen Partner, gelten besondere Regeln; Lesen Sie darüber in den Anweisungen zu Formular W-9. Wenn Sie kein US-Bürger sind, müssen Sie möglicherweise stattdessen das Formular W-8 oder das Formular 8233 ausfüllen.

4. Der (die) auf diesem Formular eingegebenen FATCA-Code(s) (sofern vorhanden), der anzeigt, dass ich von der FATCA-Meldung befreit bin, sind korrekt.

Besondere Überlegungen bei der Einreichung des Formulars W-9

Unterzeichnungsformular W-9

Formular W-9 fordert Sie auf, Punkt 2 oben zu streichen, wenn Sie vom IRS darüber informiert wurden, dass Sie derzeit einer Quellensteuer unterliegen, weil Sie nicht alle Zinsen und Dividenden in Ihrer Steuererklärung angegeben haben.

Sie können Punkt 2 streichen, wenn Sie das Formular W-9 im Zusammenhang mit einer Immobilientransaktion ausfüllen. Punkt 2 gilt in diesem Fall nicht, es spielt also keine Rolle, ob Sie dem Quellensteuerabzug unterliegen.

Wenn Sie nun das Kleingedruckte in den W-9-Anweisungen sorgfältig lesen, scheint dies darauf hinzudeuten, dass die meisten Menschen dieses Formular überhaupt nicht unterschreiben müssen. Sie müssen es im Allgemeinen nur unterschreiben, wenn der IRS Sie darüber informiert hat, dass Sie zuvor eine falsche TIN angegeben haben. Abgesehen von den technischen Aspekten wird die Person, die Sie gebeten hat, das Formular W-9 auszufüllen, es jedoch wahrscheinlich für unvollständig oder ungültig halten, wenn Sie es nicht unterschrieben haben.

Rücksendeformular W-9

Senden Sie das ausgefüllte Formular W-9 an das Unternehmen zurück, das Sie gebeten hat, es auszufüllen. Idealerweise geben Sie es persönlich ab, um Ihr Risiko für Identitätsdiebstahl zu begrenzen , aber diese Methode ist oft nicht praktikabel. Mail gilt als relativ sicher. Wenn Sie das Formular per E-Mail senden müssen, sollten Sie sowohl das Dokument als auch Ihre E-Mail-Nachricht verschlüsseln und vor dem Senden Ihrer Nachricht dreimal überprüfen, ob Sie die richtige E-Mail-Adresse des Empfängers haben. Kostenlose Dienste sind online verfügbar, um Ihnen dabei zu helfen. Überprüfen Sie jedoch deren Ruf, bevor Sie ihnen Ihre Dokumente anvertrauen. Normalerweise wird Ihnen das Unternehmen, das ein W-9 beim IRS einreichen muss, eines zum Ausfüllen geben.

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