Formular W-9: Antrag auf Steueridentifikationsnummer und Zertifizierung
Was ist das Formular W-9: Antrag auf Steueridentifikationsnummer (TIN) und Zertifizierung?
Ein W-9-Formular ist ein Steuerformular des Internal Revenue Service (IRS), mit dem der Name, die Adresse und die Steueridentifikationsnummer (TIN) einer Person für Beschäftigungs- oder andere einkommensschaffende Zwecke bestätigt werden. Die Bestätigung kann entweder für eine Person angefordert werden, die als US-Bürger definiert ist, oder für eine Person, die als gebietsansässiger Ausländer definiert ist.
Ein W-9-Formular wird auch als Antrag auf Steueridentifikationsnummer und Zertifizierungsformular bezeichnet.
Die zentralen Thesen
- Der W-9 ist ein offizielles Formular, das vom IRS für Arbeitgeber oder andere Einrichtungen bereitgestellt wird, um den Namen, die Adresse und die Steueridentifikationsnummer einer Person zu überprüfen, die Einkommen erhält.
- Die Informationen aus einem W-9-Formular werden häufig zur Erstellung eines 1099-Steuerformulars verwendet, das für die Einreichung von Einkommensteuern erforderlich ist.
- Die von einem Unternehmen auf einem W-9-Formular gesammelten Informationen können unter strengen Datenschutzbestimmungen nicht für andere Zwecke weitergegeben werden.
Wer kann das Formular W-9 einreichen: Antrag auf Steueridentifikationsnummer (TIN) und Zertifizierung?
Ein W-9-Formular ist eine formelle schriftliche Informationsanfrage und wird ausschließlich zur Bestätigung der Steueridentifikationsnummer (TIN) einer Person verwendet. Ein Arbeitgeber oder eine andere Einrichtung, die beim IRS ein Informationsdokument einreichen muss, wie z. B. das Formular 1099, muss Ihre korrekte TIN erhalten, um alle Gewinne oder Verluste zu melden, die sich auf Ihre Bundessteuererklärung oder Ihr zu versteuerndes Einkommen auswirken können. Für die meisten Personen ist die TIN ihre Sozialversicherungsnummer (SSN).
Der W-9 unterscheidet sich von einem W-4-Formular, das häufiger von Arbeitnehmern an direkte Arbeitgeber geliefert wird, darin, dass das W-9 die Einbehaltung fälliger Steuern nicht von Natur aus vorsieht. Alle erforderlichen Steuern, die auf Gewinnen im Zusammenhang mit dem bereitgestellten W-9 basieren, liegen in der Verantwortung des auf dem Dokument aufgeführten TIN-Inhabers, es sei denn, der Steuerpflichtige unterliegt einer Sicherungsverweigerung. Wenn eine Sicherungsverweigerung erforderlich ist, muss dies auf dem W-9 vermerkt werden, um die Entität, die die Informationen erhält, ordnungsgemäß über die Notwendigkeit einer entsprechenden Zurückhaltung zu informieren.
Wofür wird das Formular W-9 verwendet?
Die auf einem W-9-Formular erhaltenen Informationen werden am häufigsten Dividenden, die gegen eine Investition gezahlt werden;und verschiedene andere Finanztransaktionen.
Das IRS verlangt, dass diejenigen, die nicht als US-Bürger oder gebietsansässige Ausländer definiert sind, das entsprechende W-8-Formular anstelle eines W-9-Formulars verwenden.
Das Formular 1099 muss erst ausgestellt werden, wenn die Mindesteinkommensschwelle erreicht ist, die für die meisten sonstigen Einkünfte für die Steuerjahre 2020 und 2021 auf 600 USD festgelegt ist. Beträge unter dieser Schwelle müssen vom TIN-Inhaber als Einkommen gemeldet werden, erfordern jedoch keine 1099 Form.
Obwohl Mitarbeiter gesetzlich verpflichtet sind, ihren Arbeitgebern bestimmte personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen, ist die Privatsphäre eines Mitarbeiters gesetzlich geschützt. Ein Arbeitgeber, der die persönlichen Daten eines Arbeitnehmers auf nicht autorisierte Weise weitergibt, kann zivil- und strafrechtlich verfolgt werden.
Lesen und Ausfüllen des Formulars W-9
Das Formular W-9 ist eines der am einfachsten auszufüllenden IRS-Formulare. Wenn Steuerformulare Sie jedoch nervös machen, machen Sie sich keine Sorgen. Wir werden Sie durch den richtigen Weg führen, um es zu vervollständigen.
Alle Seiten des Formulars W-9 sind auf der IRS-Website verfügbar.
Schritt 1
Geben Sie Ihren Namen wie in Ihrer Steuererklärung angegeben ein.
Schritt 2
Geben Sie Ihren Firmennamen oder den Namen „nicht berücksichtigte Entität“ ein, falls dieser von dem Namen abweicht, den Sie in Schritt 1 eingegeben haben. Beispielsweise sind Sie möglicherweise ein Einzelunternehmen, verwenden jedoch für Marketingzwecke Ihren persönlichen Namen nicht als Firmennamen. Stattdessen „machen Sie Geschäfte als“ ein anderer Name. Diesen Namen würden Sie hier eingeben. Was den nicht berücksichtigten Entitätsteil betrifft, wenn Sie nicht wissen, was es ist, sind Sie wahrscheinlich keiner. Ein häufig nicht berücksichtigter Unternehmenstyp ist eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung mit einem Mitglied . Einzelunternehmen und S-Unternehmen werden niemals als nicht berücksichtigte Unternehmen eingestuft.
Schritt 3
Welche Art von Unternehmen sind Sie für die Steuerklassifizierung des Bundes: Einzelunternehmen, Personengesellschaft, C-Gesellschaft, S-Gesellschaft, Treuhand / Nachlass, Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder „andere“? Aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, sind Sie wahrscheinlich ein Einzelunternehmen, da Sie viel Papierkram hätten einreichen müssen, um eine der anderen Einheiten zu werden.
Schritt 4
Ausnahmen. Wahrscheinlich lassen Sie diese Felder leer. Hier einige Ausnahmen:
- Zahlungsempfänger, die von der Quellensteuer befreit sind , wie z. B. Unternehmen (in den meisten Fällen), müssen möglicherweise einen Code in das Feld „Ausgenommener Zahlungsempfängercode“ eingeben. In den Anweisungen des Formulars W-9 sind die freigestellten Zahlungsempfänger und ihre Codes sowie die Zahlungsarten aufgeführt, für die diese Codes verwendet werden sollten. Unternehmen, die beispielsweise einen W-9 für den Erhalt von Zins- oder Dividendenzahlungen ausfüllen, geben den Code „5“ ein.
- Zahlungsempfänger, die nach dem Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) von der Berichterstattung befreit sind, müssen möglicherweise einen Code in das Feld „Befreiung vom FATCA-Berichtscode“ eingeben. Keines dieser Felder gilt für den typischen unabhängigen Auftragnehmer oder Freiberufler.
Schritt 5
Geben Sie Ihre Adresse, Stadt, Bundesland und Postleitzahl an. Was ist, wenn sich Ihre Privatadresse von Ihrer Geschäftsadresse unterscheidet? Welche Adresse sollten Sie auf Formular W-9 angeben? Verwenden Sie die Adresse, die Sie in Ihrer Steuererklärung verwenden. Wenn Sie beispielsweise ein Einzelunternehmer sind, der Büroflächen mietet, Ihre Steuererklärung jedoch unter Verwendung Ihrer Privatadresse einreicht, geben Sie Ihre Privatadresse in Formular W-9 ein, damit der IRS keine Probleme hat, Ihre 1099 mit Ihrem Formular 1040 abzugleichen .
Schritt 6
In diesem optionalen Schritt können Sie den Namen und die Adresse des Anforderers angeben. Möglicherweise möchten Sie dieses Feld ausfüllen, um zu protokollieren, wem Sie Ihre Steueridentifikationsnummer angegeben haben.
Schritt 7
Das IRS nennt diesen Abschnitt Teil I, in dem Sie sich fragen müssen, was all diese Schritte waren, die Sie gerade ausgeführt haben. Hier müssen Sie die Steueridentifikationsnummer Ihres Unternehmens angeben, die entweder Ihre individuelle Sozialversicherungsnummer ist, wenn Sie ein Einzelunternehmen sind, oder Ihre Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN), wenn Sie eine andere Art von Unternehmen sind. Jetzt haben einige Einzelunternehmen auch EINs, aber die IRS bevorzugt, dass Einzelunternehmen ihre SSNs auf Formular W-9 verwenden. Auch dies erleichtert es Ihnen, alle 1099s, die Sie erhalten, mit Ihrer Steuererklärung abzugleichen, die Sie unter Ihrer SSN einreichen.
Was ist, wenn Ihr Unternehmen neu ist und kein EIN hat? Sie können weiterhin ein W-9-Formular ausfüllen. Das IRS sagt, Sie sollten Ihre Nummer beantragen und „beantragt“ in das Feld für die TIN schreiben. Sie möchten diese Nummer so schnell wie möglich erhalten, da Sie bis dahin einer Sicherungsverweigerung unterliegen. Sie können ein EIN auf der IRS-Website beantragen. Weitere Informationen zum Zurückhalten von Backups finden Sie in den nachstehenden Anweisungen zu Schritt 8, Teil II.
Schritt 8
In Teil II müssen Sie die Richtigkeit aller Ihrer Informationen bestätigen, bevor Sie das Formular W-9 unterzeichnen können. Wenn Sie absichtlich auf einem Steuerformular liegen, müssen Sie möglicherweise eine Geldstrafe zahlen oder ins Gefängnis. Das IRS spielt nicht herum. Bevor Sie das Formular W-9 unterschreiben, müssen Sie die folgenden Aussagen bestätigen, die unter Strafe des Meineids wahr sind:
1. Die auf diesem Formular angegebene Nummer ist meine korrekte Steueridentifikationsnummer (oder ich warte darauf, dass mir eine Nummer ausgestellt wird).
- Steuerzahler müssen legitime Steuernummern verwenden. Die Verwendung einer „geliehenen“, gestohlenen oder erfundenen Steuernummer würde einem Eid gleichkommen und schwerwiegende Folgen haben.
2. Ich unterliegt keiner Sicherungsverweigerung, weil: (a) ich von der Sicherungsverweigerung befreit bin oder (b) mir vom Internal Revenue Service (IRS) nicht mitgeteilt wurde, dass ich aufgrund von a einer Sicherungsverweigerung unterliegt Versäumnis, alle Zinsen oder Dividenden zu melden, oder (c) der IRS hat mir mitgeteilt, dass ich nicht mehr der Sicherungsverweigerung unterworfen bin.
- Die meisten Steuerzahler sind von der Quellensteuer befreit. Wenn Sie keine Ahnung haben, wovon die IRS hier spricht, sind Sie wahrscheinlich davon ausgenommen. Wenn Sie nicht befreit sind, hat der IRS Sie benachrichtigt, und das Unternehmen, das Sie bezahlt, muss dies wissen, da es erforderlich ist, die Einkommenssteuer von Ihrem Lohn mit einem Pauschalbetrag von 24% (ab 2020)einzubehalten und an die zu senden IRS. Übrigens kennen Sie jetzt einen weiteren guten Grund, Ihre Steuererklärung nicht zu betrügen: Möglicherweise müssen Sie einem zukünftigen Kunden davon erzählen, und das könnte das Unternehmen dazu bringen, zweimal über Sie nachzudenken. Punkt (c) besagt im Grunde, dass niemand wissen muss, ob Sie einmal einer Sicherungsverweigerung unterzogen wurden, dies aber nicht mehr tun.
3. Ich bin US-Bürger oder eine andere US-Person.
- Wenn Sie ein gebietsansässiger Ausländer sind, sind Sie im klaren. Das IRS betrachtet außerdem Folgendes als „US-Person“: eine Partnerschaft, ein Unternehmen, eine Firma oder eine Vereinigung, die in den Vereinigten Staaten oder nach den Gesetzen der Vereinigten Staaten gegründet oder organisiert wurde; ein inländisches Anwesen; und ein inländisches Vertrauen. Wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um eine Partnerschaft mit einem ausländischen Partner handelt, gelten besondere Regeln. Lesen Sie darüber in den Anweisungen zu Formular W-9. Wenn Sie kein US-Bürger sind, müssen Sie möglicherweise stattdessen das Formular W-8 oder das Formular 8233 ausfüllen.
4. Die auf diesem Formular eingegebenen FATCA-Codes (falls vorhanden), die angeben, dass ich von der FATCA-Berichterstattung ausgenommen bin, sind korrekt.
- Sie müssen sich wahrscheinlich keine Sorgen machen, was mit dem Foreign Account Tax Compliance Act zu tun hat .
Besondere Überlegungen beim Einreichen des Formulars W-9
Unterzeichnungsformular W-9
Das Formular W-9 fordert Sie auf, Punkt 2 oben zu streichen, wenn Sie vom IRS darüber informiert wurden, dass Sie derzeit einer Sicherungsverweigerung unterliegen, weil Sie nicht alle Zinsen und Dividenden in Ihrer Steuererklärung angegeben haben.
Sie können Punkt 2 streichen, wenn Sie das Formular W-9 im Zusammenhang mit einer Immobilientransaktion ausfüllen. Punkt 2 gilt in diesem Fall nicht, daher spielt es keine Rolle, ob Sie einer Sicherungsverweigerung unterliegen.
Wenn Sie nun das Kleingedruckte in der W-9-Anleitung sorgfältig lesen, scheint dies darauf hinzudeuten, dass die meisten Personen dieses Formular überhaupt nicht unterschreiben müssen. Sie müssen es im Allgemeinen nur unterschreiben, wenn der IRS Sie darüber informiert hat, dass Sie zuvor eine falsche TIN angegeben haben. Abgesehen von den technischen Details wird die Person, die Sie gebeten hat, das Formular W-9 auszufüllen, es wahrscheinlich als unvollständig oder ungültig betrachten, wenn Sie es nicht unterschrieben haben.
Rücksendeformular W-9
Senden Sie Ihr ausgefülltes Formular W-9 an das Unternehmen zurück, das Sie zum Ausfüllen aufgefordert hat. Im Idealfall liefern Sie es persönlich aus, um die Gefahr von Identitätsdiebstahl zu begrenzen. Diese Methode ist jedoch häufig nicht praktikabel. Mail gilt als relativ sicher. Wenn Sie das Formular per E-Mail senden müssen, sollten Sie sowohl das Dokument als auch Ihre E-Mail-Nachricht verschlüsseln und dreimal überprüfen, ob Sie die richtige E-Mail-Adresse des Empfängers haben, bevor Sie Ihre Nachricht senden. Kostenlose Dienste sind online verfügbar, um Ihnen dabei zu helfen. Überprüfen Sie jedoch deren Ruf, bevor Sie ihnen Ihre Dokumente anvertrauen. In der Regel erhalten Sie von dem Unternehmen, das einen W-9 beim IRS einreichen muss, einen zum Ausfüllen.