Formular W-2: Lohn- und Steuererklärung
Was ist Formular W-2: Lohn- und Steuererklärung?
Das Formular W-2, auch als Lohn- und Steuererklärung bekannt, ist das Dokument, das ein Arbeitgeber jedem Arbeitnehmer und dem Internal Revenue Service (IRS) am Ende des Jahreszusenden muss. A W-2 meldet den Jahreslohn der Mitarbeiter und die Höhe der von ihren Gehaltsschecks einbehaltenen Steuern. Ein W-2-Mitarbeiter ist jemand, dessen Arbeitgeber Steuern von seinen Gehaltsschecks abzieht und diese Informationen an die Regierung übermittelt.
Die zentralen Thesen
- Das Formular W-2 spiegelt Ihr Einkommen und die vom Vorjahr einbehaltenen Steuern wider, die in Ihrer Einkommensteuererklärung ausgewiesen werden.
- Arbeitgeber verwenden W-2s, um FICA-Steuern für Arbeitnehmer zu melden.
- Der IRS verwendet auch W-2-Formulare, um die Steuerpflichten von Einzelpersonen zu verfolgen.
Wer reicht das Formular W-2: Lohn- und Steuererklärung ein?
Ein Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, jedem Arbeitnehmer, dem er ein Gehalt, einen Lohn oder eine andere Form der Abfindung gezahlt hat, ein Formular W-2 zuzusenden. Davon ausgenommen sind Vertrags- oder Selbständige, die Steuern mit unterschiedlichen Formularen einreichen. Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer das Formular W-2 jedes Jahr bis zum 31. Januar zukommen lassen, damit der Arbeitnehmer ausreichend Zeit hat, die Einkommensteuer vor Ablauf der Frist (in den meisten Jahren der 15. April) einzureichen.2
Der Fälligkeitstermin für die Einkommensteuererklärung 2020 für natürliche Personen wurde vom 15. April 2021 auf den 17. Mai 2021 verlängert. Die Zahlung der geschuldeten Steuern kann ohne Strafe auf das gleiche Datum verschoben werden. Ihre staatliche Steuerfrist darf nicht verzögert werden.
Wenn Sie von der Schneesturmkatastrophe im Februar 2021 in Texas betroffen waren, wurde Ihre Einreichungsfrist auf den 15. Juni 2021 verschoben. Wenn Sie nicht in Texas leben, aber vom Sturm betroffen waren, haben Sie möglicherweise noch Anspruch auf die Verlängerung.4
Arbeitgeber müssen auch Formulare W-2 verwenden, um dieSteuernnach dem Federal Insurance Contribution Act (FICA) für ihre Arbeitnehmer das ganze Jahr überzu melden. Bis Ende Januar müssen Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer das Formular W-2 zusammen mit dem Formular W-3 für das Vorjahr bei der Social Security Administration (SSA) einreichen. Die SSA verwendet die Informationen auf diesen Formularen, um die Sozialversicherungsleistungen zu berechnen, auf die jeder Arbeitnehmer Anspruch hat.
Steuerunterlagen werden für das Vorjahr eingereicht. Wenn Sie beispielsweise im Januar 2021 ein Formular W-2 erhalten, spiegelt es Ihr Einkommen für 2020 wider.
Formular W-2 einreichen: Lohn- und Steuererklärung
Wenn Sie Angestellter eines Unternehmens sind und ein W-2 für Ihre Einkommensteuer erhalten, wird es Ihnen jedes Jahr automatisch von Ihrem Arbeitgeber zugesandt. Ihr Arbeitgeber wird auch eine Kopie Ihres W-2 beim IRS einreichen.
Die Informationen auf Formular W-4 (oder manchmal Formular W-9 ) bei Ihrer ersten Einstellung enthalten die Informationen, die Ihr Unternehmen benötigt, um Gehaltsabrechnungen, Steuereinbehalte, vom Arbeitgeber gewährte Leistungen und Beiträge vor Steuern zu verfolgen, z 401 (k) Ruhestandsplan. Das Formular W-4 teilt dem Arbeitgeber die Höhe der vom Gehaltsscheck eines Arbeitnehmers einzubehaltenden Steuern auf der Grundlage des Familienstands der Person, der Anzahl der Zulagen und abhängigen Personen und anderer Faktoren mit.
Wenn Sie Ihre Einkommensteuer erstellen, müssen Sie die Daten auf Ihrem W-2 entweder handschriftlich oder elektronisch in eine individuelle Steuererklärung des Formulars 1040 eingeben. Mit der Online-Steuervorbereitungssoftware können Sie jetzt in vielen Fällen die Informationen zu Ihrem W-2 direkt von Ihrem Lohn- und Gehaltsabrechnungsanbieter importieren.
Welche Informationen enthält das Formular W-2: Lohn- und Steuererklärung?
Jedes W-2 hat die gleichen Felder, unabhängig vom Arbeitgeber. W-2-Formulare sind in bundesstaatliche und bundesstaatliche Abschnitte unterteilt, da die Mitarbeiter auf beiden Ebenen Steuern einreichen müssen. Einige Felder enthalten die Informationen des Arbeitgebers, einschließlich der Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) (Bundes) des Unternehmens und der staatlichen ID-Nummer des Arbeitgebers. Die restlichen Felder sind meist Angaben zum Einkommen des Mitarbeiters aus dem Vorjahr.
Das Gesamteinkommen des Arbeitnehmers vom Arbeitgeber für das Jahr wird zusammen mit dem einbehaltenen Steuerbetrag von den Gehaltsschecks des Arbeitnehmers erfasst, getrennt in den Einbehalt für die Bundeseinkommensteuer, die Sozialversicherungssteuer und mehr. Wenn der Mitarbeiter auch für Trinkgelder arbeitet, zeigt ein Feld an, wie viel Geld der Mitarbeiter für das Jahr verdient hat.
Wenn Sie mehrere Jobs bearbeiten, die W-2s bereitstellen, müssen Sie jeden einzeln eingeben.
Wenn der Arbeitnehmer Steuern einreicht, wird der gemäß dem W-2-Formular einbehaltene Steuerbetrag von seiner Bruttosteuerpflicht abgezogen. Wurde mehr Steuer einbehalten, als der Arbeitnehmer schuldet, erfolgt eine Rückerstattung.
Der IRS verwendet auch das Formular W-2, um das Einkommen und die Steuerschuld eines Mitarbeiters zu verfolgen. Wenn das für die Steuern eines Arbeitnehmers gemeldete Einkommen nicht mit dem auf dem Formular W-2 gemeldeten Einkommen übereinstimmt, kann der IRS den Steuerzahler prüfen. Steuerzahler sind jedoch verpflichtet, alle Gehalts, Lohn- und Trinkgeldeinnahmen zu melden, auch wenn diese Einnahmen nicht auf einem W-2 gemeldet werden.
Lesen des Formulars W-2: Lohn- und Steuererklärung
W-2-Formulare enthalten sowohl nummerierte als auch beschriftete Felder, die ein Arbeitgeber ausfüllen muss, und geben an, wie viel Sie verdient haben und wieviel Steuern Sie einbehalten haben.
Kästen A bis F
Die beschrifteten Felder auf einem W-2 enthalten den Namen und die Adresse von Ihnen und Ihrem Arbeitgeber, Ihre Sozialversicherungsnummer sowie die EIN- und Staats-ID-Nummer Ihres Arbeitgebers.
Boxen 1 und 2
Box 1 zeigt Ihr zu versteuerndes Einkommen, einschließlich Löhne, Gehälter, Trinkgelder und Boni, während Box 2 zeigt, wie viel Bundeseinkommensteuer Ihr Arbeitgeber von Ihrem Gehalt einbehalten hat.
Boxen 3 und 4
In Feld 3 wird angegeben, wie viel Ihres Einkommens der Sozialversicherungssteuer unterlag, und in Feld 4, wie viel Sozialversicherungssteuer einbehalten wurde.
Boxen 5 und 6
In Feld 5 ist angegeben, wie viel Ihres Gehalts der Medicare Steuerunterliegt,und in Feld 6, wie viel einbehalten wurde. Der Arbeitnehmeranteil an der Medicare-Steuer beträgt 1,45%.
Boxen 7 und 8
Wenn ein Teil Ihres Gehalts in Form von Trinkgeldern gezahlt wird, zeigen diese Kästchen, wie viel Sie an Trinkgeld gemeldet haben (Kasten 7) und wie viel Ihr Arbeitgeber an Ihnen gezahlte Trinkgelder angegeben hat (Kasten 8).
Kasten 9
Dieses Kästchen wurde verwendet, um einen nicht mehr existierenden Steuervorteil anzugeben, daher wird es leer gelassen.
Kasten 10
In Feld 10 ist angegeben, wie viel Sie von Ihrem Arbeitgeber in Bezug auf Pflegegeld (falls zutreffend) bezogen haben.
Kasten 11
In diesem Feld wird angegeben, wie viel aufgeschobene Vergütung Sie vom Arbeitgeber in einem nicht qualifizierten Plan erhalten haben.
Schachtel 12
In Feld 12 werden andere Arten von Ausgleichszahlungen oder Kürzungen von Ihrem steuerpflichtigen Einkommen und ein entsprechender ein- oder zweistelliger Buchstabencode aufgeführt. Dies kann beispielsweise Beiträge zu einem401(k)-Plan umfassen. Die Codes sind in den W-2-Anweisungen des IRS beschrieben.
Kasten 13
Dieses Feld enthält drei Unterfelder, die dazu dienen, Zahlungen zu melden, die nicht dem Bundeseinkommensteuerabzug unterliegen, wenn Sie an einem arbeitgeberfinanzierten Altersvorsorgeplan teilgenommenhaben oder wenn Sie Krankengeld über einen Dritten, z. B. eine Versicherungspolice, bezogen haben.
Kasten 14
In Feld 14 kann ein Arbeitgeber alle anderen zusätzlichen Steuerinformationen melden, die möglicherweise nicht in die anderen Abschnitte eines W-2-Formulars passen. Einige Beispiele sind einbehaltene Steuern für die staatliche Invalidenversicherung und Gewerkschaftsbeiträge.
Kästen 15-20
Die letzten sechs Kästchen auf einem W-2 beziehen sich alle auf staatliche und lokale Steuern, einschließlich wie viel Ihres Gehalts diesen Steuern unterliegt und wie viel einbehalten wurde.
Alle Kopien des Formulars W-2 sind auf der IRS-Website verfügbar.
Zugehörige Steuerdokumente
Formular W-4 wird von jedem Mitarbeiter zu Quellensteuerzwecken ausgefüllt. Der Arbeitgeber verwendet die Informationen, um zu bestimmen, wie viel Steuern von den Gehaltsschecks des Arbeitnehmers einzubehalten sind. Die meisten Mitarbeiter müssen dieses Formular ausfüllen, wenn sie für ein Unternehmen arbeiten.
Wenn dem Mitarbeiter im Laufe des Jahres 600 USD oder mehr für das Unternehmen gezahlt werden, stellt das Unternehmen ein 1099-Formular aus, in dem die Einkünfte und die vorgenommenen Abzüge aufgeführt sind. Diese trifft in der Regel Ende Januar des Folgejahres ein.
Gewinne aus Glücksspielen erhalten haben.
Studenten erhalten einen 1098-E-Auszug für jedes Jahr, in dem sie Zinsen für ein Bundesstudiendarlehen gezahlt haben. Studenten erhalten auch eine 1098-T-Auskunft, in der die Studiengebühren der Hochschule ausgewiesen werden, die Studenten zu Steuerabzügen oder Anrechnungen berechtigen könnten.
Häufig gestellte Fragen
Wie bekomme ich mein W-2?
Ihr Arbeitgeber muss Ihnen jedes Jahr Kopien Ihres W-2 zukommen lassen, wenn Sie Anspruch auf eine solche haben. Die Frist für die Einreichung dieses Formulars durch Unternehmen endet in der Regel Ende Januar oder Anfang Februar nach dem gerade abgelaufenen Steuerjahr. W-2 können in Papierform per Post versandt oder in elektronischer Form online zur Verfügung gestellt werden, entweder direkt durch den Arbeitgeber oder über seinen Lohnabrechnungsdienstleister.
Wie viel Geld müssen Sie verdienen, um einen W-2 zu bekommen?
Im Allgemeinen erhalten Sie ein W-2 von einem Arbeitgeber, wenn Sie in einem bestimmten Jahr mindestens 600 US-Dollar verdient haben. Sie erhalten auch eine W-2, wenn Sie von Ihrem Arbeitgeber Steuern einbehalten hatten. Beachten Sie, dass Sie als Vertragsperson und nicht als Mitarbeiter wahrscheinlich eine 1099 anstelle einer W-2 erhalten.
Was mache ich, wenn ich mein W-2 verloren habe?
Wenn Ihr W-2 online verfügbar ist, können Sie so oft darauf zugreifen, wie Sie möchten. Wenn Sie Ihr Passwort oder Ihre Zugangsdaten für den Zugriff auf die Online-Site verlieren, können Sie häufig eine automatische Passwortwiederherstellung anfordern. Wenn Sie weiterhin Hilfe beim Online-Zugriff auf Ihre Informationen benötigen oder ein neues Papierexemplar anfordern müssen, sollten Sie sich an Ihren Gehaltsabrechnungs- oder Personalvorgesetzten wenden.
Was ist der Unterschied zwischen einem W-2 und einem W-4?
Ein W-4 wird von Arbeitnehmern ausgefüllt, um ihrem Arbeitgeber ihre Steueridentifikationsnummer (normalerweise SSN), ihren Familienstand, die Anzahl der Freibeträge und Unterhaltsberechtigten mitzuteilen und wie viel Steuern mit jedem Gehaltsscheck einzubehalten sind. Das W-4 wird ausgefüllt, wenn ein Mitarbeiter zum ersten Mal eingestellt wird oder wenn Änderungen des Anmeldestatus oder der Zurückbehaltung vorgenommen werden müssen. Das W-2 wird von den Arbeitgebern am Ende des Steuerjahres ausgefüllt und den Arbeitnehmern zur Eingabe in ihre Steuererklärung zugesandt.