Gutschein

Was ist ein Gutschein?

Ein Beleg ist ein Dokument, das von der Kreditorenbuchhaltung eines Unternehmens verwendet wird, um alle Belege zu sammeln und einzureichen, die für die Genehmigung der Zahlung einer Verbindlichkeit erforderlich sind. Ein Gutschein ist im Wesentlichen das Sicherungsdokument für die Kreditorenbuchhaltung. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind die kurzfristigen Rechnungen, die Unternehmen Lieferanten und Lieferanten schulden.

Der Gutschein ist wichtig, da er ein interner Kontrollmechanismus der Buchhaltung ist, der sicherstellt, dass jede Zahlung ordnungsgemäß autorisiert wird und die gekauften Waren oder Dienstleistungen tatsächlich erhalten werden.

So funktionieren Gutscheine

Unternehmen haben während eines Abrechnungszeitraums verschiedene kurzfristige finanzielle Verpflichtungen gegenüber Lieferanten und Lieferanten. Ein Unternehmen muss möglicherweise Inventar oder Rohstoffe von Lieferanten kaufen, die bei der Herstellung der Waren des Unternehmens verwendet werden. Die Lieferanten gewähren dem Unternehmen im Wesentlichen eine Kreditverlängerung, die eine Zahlung in naher Zukunft wie 30, 60 oder 90 Tage ermöglicht.

Ein Beleg ist ein Formular, das alle Belege enthält, die das geschuldete Geld und alle Zahlungen an einen Lieferanten oder Verkäufer für eine ausstehende Zahlung zeigen. Der Gutschein und die erforderlichen Unterlagen werden im Gutscheinregister erfasst. Einige der Belege in einem Gutschein können sein:

• Rechnung des Lieferanten
• Zu zahlender Name des Lieferanten oder Lieferanten
• Zahlungsbedingungen wie der geschuldete Betrag, das Fälligkeitsdatum und vom Lieferanten gewährte Skonti bei vorzeitiger Zahlung der Rechnung
• Die Bestellung des Unternehmens
• Quittung, aus der hervorgeht, dass die Ware vom Lieferanten beim Unternehmen eingegangen ist
• Die Hauptbuchkonten für Abrechnungszwecke verwendet werden soll
• Unterschriften von Bevollmächtigten des Unternehmens für den Kauf und die Zahlung
• Zahlungsnachweis und Datum nach Zahlung der Rechnung an den Lieferanten

Der Gesamtbetrag aller Gutscheine mit ausstehenden Salden wird in der Bilanz als Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen erfasst. Sobald der Gutschein bezahlt wurde, wird der Zahlungsnachweis in den Gutschein aufgenommen und als bezahlter Gutschein verbucht.

Wie hilfreich Gutscheine sind

Die Gutscheine des Unternehmens dienen als wichtige Beweisquelle für die Durchführung eines Audits. Ein Abschlussprüfer führt eine Reihe von Verfahren durch, um festzustellen, ob der Jahresabschluss frei von wesentlichen falschen Angaben ist. Belege dokumentieren, dass die gekauften Waren tatsächlich eingegangen sind, was die Aussage des Abschlussprüfers bestätigt, dass die in den Jahresabschluss gebuchten Waren und Dienstleistungen tatsächlich existieren. Gutscheine rechtfertigen auch die Barzahlungen des Unternehmens an Kreditoren und dokumentieren die Hauptbuchkonten, die zum Buchen der Transaktion verwendet wurden.

Die Verwendung eines Gutscheinsystems verringert auch das Risiko, dass Mitarbeiter kollabieren, um Unternehmensvermögen zu stehlen. Unternehmen wenden eine Aufgabentrennung an, um Mitarbeiterdiebstahl zu verhindern, was bedeutet, dass kritische Aufgaben verschiedenen Personen innerhalb der Organisation zugewiesen werden. Der Voucher dokumentiert, dass die Aufgaben von mehreren Personen ausgeführt werden und erstellt eine Papierspur, damit ein Auditor bestätigen kann, dass die Aufgaben ordnungsgemäß getrennt wurden.

Beispiel eines Gutscheins

Ein lokales Restaurant bestellt alle paar Tage Fleisch und Fisch bei seinen Verkäufern. Der Restaurantmanager füllt eine Bestellung für 30 Pfund Fleisch aus und der Eigentümer initialisiert die Bestellung, um die Sendung zu genehmigen. Beim Empfang der Sendung wird der Inhalt der Sendung mit der Bestellung abgeglichen, um sicherzustellen, dass die Sendung der Bestellung entspricht. Das Restaurant füllt einen Versandbeleg aus, um den Vorgang zu dokumentieren, und der Versandbeleg wird mit der Rechnung des Lieferanten abgeglichen.

Der Gutschein, ein Deckblatt, auf dem die beigefügten Dokumente erläutert werden, enthält die Bestellung, den Lieferschein und die Rechnung. Der Kaufbetrag wird bis zur Zahlung in der Bilanz den Verbindlichkeiten hinzugefügt und verbucht. Der Eigentümer überprüft alle Gutscheininformationen, bevor er einen Scheck unterschreibt.

Der Beleg enthält auch die Hauptbuchkonten, die zur Erfassung der Transaktion verwendet werden. Das Restaurant kann zum Beispiel das Fleischbestandskonto belasten und das Barkonto gutschreiben, um die Zahlung zu erfassen. Der Zahlungseingang und das Datum werden protokolliert, um anzuzeigen, dass der Gutschein bezahlt wurde. Die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen werden den niedrigeren Saldo aufgrund der Zahlung der Rechnung widerspiegeln, sofern keine zusätzlichen Verbindlichkeiten generiert werden.