Virtuelles Büro
Was ist ein virtuelles Büro?
Ein virtuelles Büro bietet Unternehmen eine physische Adresse und bürobezogene Dienstleistungen ohne den Aufwand für lange Mietverträge und Verwaltungspersonal. Mit einem virtuellen Büro können Mitarbeiter von überall aus arbeiten, haben aber dennoch Dinge wie Postanschrift, Anrufbeantworter, Besprechungsräume und Videokonferenzen.
So funktionieren virtuelle Büros
Virtuelle Büros arbeiten als eine Einheit, um Kunden zu bedienen, existieren jedoch nicht an einem festen Standort. Diese Art der Einrichtung ist besonders bei Start-ups und kleinen Unternehmen beliebt, die den Overhead minimieren möchten. Die Entwicklung von webbasierter Office-Produktivitätssoftware und -diensten wie Videokonferenzen hat das Wachstum virtueller Büros vorangetrieben.
Die zentralen Thesen
- Ein virtuelles Büro ist ein Unternehmen, das als eine Einheit agiert und eine physische Postanschrift hat, aber nicht an einem bestimmten Ort existiert.
- Die Entwicklung von Tools wie Videokonferenz- und Messaging-Diensten hat zu einer verstärkten Nutzung des virtuellen Büros geführt.
- Die Kosten für den Betrieb eines virtuellen Büros sind viel geringer als bei einem traditionellen Büro, und deshalb ist diese Art der Einrichtung bei kleinen Unternehmen und Start-ups beliebt.
- Ein virtuelles Büro erweitert die Beschäftigungsmöglichkeiten für Mitarbeiter und die Einstellungsmöglichkeiten für Unternehmen.
- Während das virtuelle Büro in der Regel eine kostengünstigere Option für Unternehmen ist, sind einige Dienste wie Anrufbeantworter und Videokonferenzen möglicherweise nur eingeschränkt zugänglich.
Ein virtuelles Büro kann auch zu einer höheren Produktivität führen, da seine Dienste die Mitarbeiter von administrativen Aufgaben sowie von Pendeln befreien. Jeder Mitarbeiter kann von dem Standort aus arbeiten, der am bequemsten ist, und das Geschäft beschränkt sich nicht darauf, Mitarbeiter einzustellen, die vor Ort leben.
Da immer mehr Menschen Möglichkeiten finden, aus der Ferne zu arbeiten, sind die Vorteile eines virtuellen Büros sofort spürbar. Allerdings ist nicht alles so einfach, wie es scheint. Einige mögen feststellen, dass sich die Planung von virtuellen Büroräumen nicht von den zeitaufwändigen Planungskonflikten unterscheidet, die einem physischen Büro innewohnen.
Vor- und Nachteile eines virtuellen Büros
Die Attraktivität eines virtuellen Büros für Benutzer ist zweifach. Erstens sind die monatlichen Kosten eines virtuellen Büros weitaus geringer als die eines traditionellen Büros. Schließlich fallen keine Wartungs- und Instandhaltungskosten an und es muss auch kein Personal eingesetzt werden. Ein virtuelles Büro kann auch über einen monatlichen Mietvertrag gesichert werden, so dass bei Änderungen des Geschäfts eines Benutzers mehr Flexibilität besteht (kein Warten auf das Ablaufen eines Mietvertrags oder Kosten für einen abgebrochenen Mietvertrag).
Die Kosten für die Nutzung eines virtuellen Büros können so niedrig wie 50 US-Dollar für einen Mitgliedsbeitrag und 250 US-Dollar pro Monat oder mehr für eine monatliche Miete für grundlegende Dienste sein. Je mehr Dienste hinzukommen, desto teurer wird es.
Zweitens kann ein virtuelles Büro eine Postanschrift, Telefonbeantworter- und Videokonferenzdienste bereitstellen. Daher kann ein kleines Unternehmen größer erscheinen, als es ist. Es kann auch eine physische Adresse (oder mehrere Adressen) für Benutzer bereitstellen, um Kunden zu treffen. Manchmal kann die Adresse einem Benutzer eines virtuellen Büros eine Aura von Prestige verleihen, beispielsweise wenn die Adresse ein bekannter Ort oder eine bekannte Straße ist. Ein professioneller Anrufbeantworter kann den gleichen Effekt haben.
Einige der Dienste, die ein virtuelles Büro bietet, erfordern eine Vorplanung zur Nutzung. Viele Pakete beinhalten beispielsweise eine eingeschränkte Nutzung von Konferenzräumen oder eingeschränkte Telekonferenz- und Videokonferenzdienste. Virtuelle Büros können auch nachts und am Wochenende eingeschränkten Zugang haben. Benutzer können den Mangel an Flexibilität als einschränkend und unbequem empfinden. Es besteht auch die Möglichkeit von Ablenkungen durch die Arbeit von zu Hause aus und daher sind einige Mitarbeiter möglicherweise nicht so produktiv, wenn sie in einer virtuellen Büroumgebung arbeiten.