Virtueller Datenraum (VDR)
Was ist ein virtueller Datenraum?
Ein virtueller Datenraum (VDR), auch Deal Room genannt, ist ein sicheres Online-Repository für die Speicherung und Verteilung von Dokumenten. Es wird in der Regel während des Due-Diligence-Prozesses vor einer Fusion oder Übernahme verwendet, um die Unternehmensdokumentation zu überprüfen, zu teilen und offenzulegen.
Die zentralen Thesen
- Virtuelle Datenräume oder VDRs sind eine sichere Möglichkeit, Dokumente zu speichern, auf die mehrere Personen gleichzeitig zugreifen müssen.
- VDRs werden häufig von Unternehmen verwendet, wenn sie fusionieren, an einem Projekt arbeiten oder andere Joint Ventures benötigen, die Zugriff auf gemeinsame Daten erfordern.
- VDRs gelten als sicherer als physische Dokumente, da keine Gefahr besteht, dass sie während des Transports verloren gehen oder versehentlich zerstört werden.
- Im Allgemeinen sind Aktionen wie Kopieren, Drucken und Weiterleiten in VDRs deaktiviert.
Virtuelle Datenräume verstehen
Virtuelle Datenräume haben zunehmend physische Datenräume ersetzt, die traditionell zur Offenlegung und gemeinsamen Nutzung von Dokumenten verwendet wurden. Angesichts der Globalisierung des Geschäfts und der verstärkten Kontrolle zur Kostensenkung sind virtuelle Datenräume eine attraktive Alternative zu physischen Datenräumen. Virtuelle Datenräume sind weithin zugänglich, sofort verfügbar und sicherer.
Da Sicherheitsbedenken zunehmen und Vorfälle mit Sicherheitsverletzungen zunehmen, entwickeln VDR-Anbieter ausgereiftere und zuverlässigere Datenbanken. Initial Public Offerings (IPOs), Revisionsoperationen, sowie Personengesellschaften oder andere Unternehmen, die gemeinsam und Aktieninformationen arbeiten müssen virtuelle Datenräume nutzen.
Nutzung von virtuellen Datenräumen
Mergers and Acquisitions (M&A)-Verfahren sind die häufigste Anwendung von VDRs. Diese Repositories bieten einen Ort für die Due Diligence, die während des Abschlusses der Transaktion erforderlich ist. Diese Geschäftstransaktionen umfassen große Mengen von Dokumenten, von denen viele vertraulich sind und vertrauliche Informationen enthalten. Die Verwendung eines VDR ist eine sichere und zuverlässige Möglichkeit für alle interessierten Parteien, während der Verhandlungen Dokumente zu überprüfen und auszutauschen.
Unternehmen arbeiten oft zusammen, um während des Baus eines Gebäudes Produkte zu produzieren und herzustellen und Dienstleistungen anzubieten. Der Aufbau und die Pflege dieser Geschäftsbeziehungen erfordert Verträge und die häufige Übermittlung von Daten. Virtuelle Datenräume sorgen für die Speicherung dieser Verträge und machen Dokumente, die für die Fortführung von Geschäftspartnerschaften benötigt werden, schnell verfügbar. So stehen beispielsweise Änderungen, die ein Ingenieur an den Blaupausen eines Bauwerks vorgenommen hat, sofort allen am Projekt beteiligten Auftragnehmern zur Verfügung.
Die Prüfung von Unternehmenspraktiken, Compliance und Konten ist eine gängige Praxis in allen Unternehmen. Dieser Prozess ist häufig ein Problem, da die Arbeiter mit externen Regulierungsbehörden und Regulierungsbehörden interagieren müssen. Außerdem haben viele Unternehmen heute Niederlassungen an entfernten Standorten und rund um den Globus in verschiedenen Zeitzonen.
Die Nutzung eines virtuellen Datenraums ermöglicht Anwälten, Buchhaltern, internen und externen Aufsichtsbehörden und anderen interessierten Parteien einen zentralen Zugang. Die Bereitstellung eines zentralen Systems reduziert Fehler und Zeit. Außerdem sorgt es für Transparenz in der Kommunikation. Je nach Art des Audits variieren die Zugriffsebene und die Autorität.
Das Anbieten eines Börsengangs (IPO) ist eine entmutigende Aufgabe, die einen unvorstellbaren Papierkram erfordert. Wie bei Audits ist Transparenz unerlässlich. Unternehmen müssen große Dokumentmengen erstellen, austauschen, aufbewahren und verwalten. Aufgrund der Art der Transaktion haben die meisten Benutzer eingeschränkten Zugriff, z. B. „Nur anzeigen“. Das Kopieren, Weiterleiten oder Drucken kann untersagt sein.
Alternative zu einem VDR
Obwohl virtuelle Datenräume viele Vorteile bieten, sind sie nicht für jede Branche geeignet. Einige Regierungen könnten sich beispielsweise dafür entscheiden, weiterhin physische Datenräume für den streng vertraulichen Informationsaustausch zu nutzen. Der Schaden durch potenzielle Cyberangriffe und Datenschutzverletzungen übersteigt die Vorteile virtueller Datenräume. Die Folgen solcher Ereignisse könnten katastrophal sein, wenn bedrohliche Parteien auf Verschlusssachen zugreifen. In diesen Fällen spielt die Verwendung eines VDR keine Rolle.