Virtueller Assistent
Was ist ein virtueller Assistent?
Ein virtueller Assistent ist ein unabhängiger Auftragnehmer, der seinen Kunden administrative Dienstleistungen erbringt, während er außerhalb des Büros des Kunden tätig ist. Ein virtueller Assistent arbeitet in der Regel von zu Hause aus, kann aber aus der Ferne auf die erforderlichen Planungsdokumente wie freigegebene Kalender zugreifen.
Personen, die als virtuelle Assistenten beschäftigt sind, verfügen oft über mehrjährige Erfahrung als Verwaltungsassistentin oder Büroleiterin. Neue Möglichkeiten eröffnen sich für virtuelle Assistenten, die in den Bereichen Social Media, Content-Management, Blog-Post-Verfassen, Grafikdesign und Internet-Marketing versiert sind. Da die Arbeit von zu Hause aus sowohl von Arbeitnehmern als auch von Arbeitgebern akzeptierter wird, wird erwartet, dass die Nachfrage nach qualifizierten virtuellen Assistenten zunehmen wird.
Die zentralen Thesen
- Ein virtueller Assistent ist ein Selbständiger, der sich darauf spezialisiert hat, Kunden von einem entfernten Standort aus, in der Regel vom Homeoffice, aus administrative Dienstleistungen anzubieten.
- Zu den typischen Aufgaben, die ein virtueller Assistent ausführen kann, gehören das Planen von Terminen, Telefonieren, Reisevorbereitungen und die Verwaltung von E-Mail-Konten.
- Einige virtuelle Assistenten sind darauf spezialisiert, Grafikdesign, Blog-Schreiben, Buchhaltung, soziale Medien und Marketingdienste anzubieten.
- Für einen Arbeitgeber ist ein Vorteil der Einstellung eines virtuellen Assistenten die Flexibilität, nur die Dienste zu beauftragen, die er benötigt.
So funktioniert ein virtueller Assistent
Virtuelle Assistenten haben an Bedeutung gewonnen, da kleine Unternehmen und Start-ups auf virtuelle Büros angewiesen sind, um die Kosten niedrig zu halten, und Unternehmen jeder Größe das Internet für den täglichen Betrieb zunehmend nutzen. Da ein virtueller Assistent ein unabhängiger Auftragnehmer ist, muss ein Unternehmen nicht die gleichen Leistungen erbringen oder die gleichen Steuern zahlen wie ein Vollzeitbeschäftigter.
Da der virtuelle Assistent außerhalb des Unternehmens arbeitet, ist kein Schreibtisch oder anderer Arbeitsplatz im Büro des Unternehmens erforderlich. Von einem virtuellen Assistenten wird erwartet, dass er seine eigene Computerausrüstung, häufig verwendete Softwareprogramme und einen Hochgeschwindigkeits-Internetdienst bezahlt und bereitstellt.
In einer Studie mit über 100.000 Stellenangeboten stellte FlexJobs fest, dass die virtuelle Verwaltung eine der fünf am schnellsten wachsenden Kategorien für Remote-Karriere ist.
Aufgaben des virtuellen Assistenten
Die spezifischen Aufgaben eines virtuellen Assistenten variieren je nach den Bedürfnissen des Kunden und den Vertragsbedingungen. Einige virtuelle Assistenten übernehmen Büro- und Buchhaltungsaufgaben, während andere regelmäßig Updates in sozialen Medien veröffentlichen oder Artikel für einen Blog schreiben. Ein abgerundeter virtueller Assistent kann auch Reisevorbereitungen, Terminplanung, Dateneingabe und Online-Dateispeicherung übernehmen.
Qualifikationen zum virtuellen Assistenten
Obwohl es keine harten und schnellen Bildungsanforderungen gibt, um ein virtueller Assistent zu werden, suchen viele Kunden nach virtuellen Assistenten, die über eine höhere Ausbildung oder eine spezielle Ausbildung verfügen. Einige Online-Unternehmen und Community Colleges bieten Kurse und Zertifizierungen für virtuelle Assistentenfähigkeiten an.
Ein virtueller Assistent sollte technisch versiert sein, über ein breites Spektrum an Computerkenntnissen und ein hohes Maß an Kenntnissen im Umgang mit gängiger Software und Geschäftsprogrammen verfügen. Ein auf Buchhaltung spezialisierter virtueller Assistent sollte grundlegende Buchhaltungsaufgaben wie Kontenabstimmungen und doppelte Buchführung beherrschen.
Vorteile eines virtuellen Assistenten
Für den Kunden besteht ein Vorteil der Einstellung eines virtuellen Assistenten in der Flexibilität, nur die Dienste zu beauftragen, die er benötigt. Abhängig von den Vertragsbedingungen können einige virtuelle Assistenten nach Aufgaben statt nach Stunden bezahlt werden. Im Gegensatz dazu müssen Mitarbeiter in einem klassischen Büroumfeld in der Regel für eine feste Stundenzahl pro Tag bezahlt werden.
Kleinunternehmern kann die Einstellung eines virtuellen Assistenten helfen, wertvolle Stunden zu gewinnen, um sich auf das Wachstum des Unternehmens und die Generierung von Einnahmen zu konzentrieren. Es kann einfacher und kostengünstiger sein, mühsame und zeitaufwändige Aufgaben an jemanden auszulagern, der sich damit auskennt.
So stellen Sie einen virtuellen Assistenten ein
Mit der steigenden Zahl freiberuflicher Auftragnehmer, die von zu Hause aus arbeiten, hat der Arbeitsmarkt eine Zunahme von webbasierten Unternehmen erlebt, die als Vermittler zwischen potenziellen Arbeitgebern und Auftragnehmern fungieren. Einige freiberufliche Standorte verfügen über enorme Arbeitspools, die sich aus Personen auf der ganzen Welt zusammensetzen, die über ein breites Spektrum an Erfahrung und Fachwissen verfügen.
Auf diesen Seiten können Kunden Details über die Art der Aufgaben veröffentlichen, die der virtuelle Assistent ausführen muss, und den Höchstsatz, den sie zu zahlen bereit sind. Freiberufler können dann auf den Job bieten und dem Kunden Arbeitsproben zur Überprüfung geben. In einigen Fällen kann der Kunde eine Videokonferenz einrichten, um die Bewerber zu interviewen und ihre Qualifikationen genauer zu beurteilen.
Besondere Überlegungen
Vor der Einstellung eines virtuellen Assistenten kann der Kunde eine reibungslosere Arbeitsbeziehung sicherstellen, indem er detaillierte Anweisungen zu den auszuführenden Aufgaben erstellt. Ein schriftliches Handbuch verringert das Risiko von Missverständnissen, die in einer Remote-Arbeitsbeziehung auftreten können.