Periodisches Inventar vs. Perpetual Inventory: Was ist der Unterschied?
Periodisches Inventar vs. ewiges Inventar: Ein Überblick
Periodische und fortwährende Inventarsysteme sind zwei unterschiedliche Buchhaltungsmethoden, mit denen Unternehmen die Anzahl der verfügbaren Produkte verfolgen. Insgesamt bietet das ewige Inventarsystem viele Vorteile gegenüber dem periodischen System und wird jetzt von allen großen Einzelhändlern verwendet. Ein Kleinunternehmer muss jedoch weiterhin berücksichtigen, ob die Vorteile der Installation eines Systems für die fortlaufende Bestandsaufnahme die zusätzlichen Kosten überwiegen.
- Das periodische Inventarsystem verwendet eine gelegentliche physische Zählung, um den Lagerbestand und die Kosten der verkauften Waren (COGS) zu messen.
- Das fortwährende System verfolgt kontinuierlich die Lagerbestände, wobei Aktualisierungen automatisch vorgenommen werden, wenn ein Produkt empfangen oder verkauft wird.
- Regelmäßige Inventarabrechnungssysteme eignen sich normalerweise besser für kleine Unternehmen, während Unternehmen mit hohem Verkaufsvolumen und mehreren Einzelhandelsgeschäften (wie Lebensmittelgeschäfte oder Apotheken) fortlaufende Inventarsysteme benötigen.
Periodisches Inventar
Das periodische System verwendet eine gelegentliche physische Zählung, um den Lagerbestand und die Kosten der verkauften Waren (COGS) zu messen. Warenkäufe werden auf dem Einkaufskonto erfasst. Das Bestandskonto und das Konto für die Kosten der verkauften Waren werden am Ende eines festgelegten Zeitraums aktualisiert. Dies kann einmal im Monat, einmal im Quartal oder einmal im Jahr erfolgen. Die Kosten der verkauften Waren sind eine wichtige Messgröße, die, wenn sie vom Umsatz abgezogen werden, die Bruttomarge eines Unternehmens anzeigt.
Die Kosten der im Rahmen des periodischen Inventarsystems verkauften Waren werden wie folgt berechnet:
Anfangssaldo des Bestands + Kosten der Bestandskäufe – Kosten des Endbestands = Kosten der verkauften Waren
Da Unternehmen häufig Produkte zu Tausenden führen, kann die Durchführung einer physischen Zählung schwierig und zeitaufwändig sein. Stellen Sie sich vor, Sie besitzen ein Geschäft für Bürobedarf und versuchen, jeden auf Lager befindlichen Kugelschreiber zu zählen und aufzuzeichnen. Multiplizieren Sie dies nun für eine Büro-Lieferkette. Aus diesen Gründen führen viele Unternehmen eine physische Zählung nur einmal im Quartal oder sogar einmal im Jahr durch. Für Unternehmen mit einem periodischen System bedeutet dies, dass das Bestandskonto und die Kosten der verkauften Waren nicht unbedingt sehr aktuell oder genau sind.
Ewiges Inventar
Im Gegensatz dazu verfolgt das Perpetual System kontinuierlich die Bestandsbilanzen, wobei Aktualisierungen automatisch vorgenommen werden, wenn ein Produkt empfangen oder verkauft wird. Käufe und Retouren werden sofort im Bestandskonto erfasst. Solange es keinen Diebstahl oder Schaden gibt, sollte der Kontostand des Inventars korrekt sein. Das Konto für die Kosten der verkauften Waren wird bei jedem Verkauf ebenfalls kontinuierlich aktualisiert. Perpetual Inventory-Systeme verwenden digitale Technologie, um das Inventar in Echtzeit mithilfe von Aktualisierungen zu verfolgen, die elektronisch an zentrale Datenbanken gesendet werden.
Wenn in einem Lebensmittelgeschäft, das das ewige Inventarsystem verwendet, Produkte mit Barcodes geklaut und bezahlt werden, aktualisiert das System automatisch die Lagerbestände in einer Datenbank.
Hauptunterschiede
Periodische Bestandsbuchhaltungssysteme sind normalerweise besser für kleine Unternehmen geeignet, da die Kosten für die Anschaffung der Technologie und des Personals zur Unterstützung eines fortwährenden Systems anfallen. Ein Unternehmen wie ein Autohaus oder eine Kunstgalerie ist aufgrund des geringen Verkaufsvolumens und der relativ einfachen manuellen Bestandsverfolgung möglicherweise besser für das periodische System geeignet.
Das Fehlen genauer Informationen über die Kosten der verkauften Waren oder die Lagerbestände in den Zeiträumen, in denen in letzter Zeit keine Inventur durchgeführt wurde, könnte jedoch Geschäftsentscheidungen behindern.
Unternehmen mit hohem Verkaufsvolumen und mehreren Einzelhandelsgeschäften (wie Lebensmittelgeschäfte oder Apotheken) benötigen fortlaufende Inventarsysteme. Der technologische Aspekt des ewigen Inventarsystems bietet viele Vorteile, beispielsweise die Möglichkeit, inventarbezogene Fehler leichter zu identifizieren. Das Perpetual System kann alle Transaktionen auf der Ebene der einzelnen Einheiten umfassend anzeigen.
Im Rahmen des ewigen Systems können Manager den richtigen Zeitpunkt für Einkäufe festlegen, wobei sie die Menge der an verschiedenen Standorten verfügbaren Waren genau kennen. Eine genauere Verfolgung der Lagerbestände bietet auch eine bessere Möglichkeit, Probleme wie Diebstahl zu überwachen.