Verständnis ‚pro Diem‘

„Tagessatz“ oder Tagessatz ist ein fester Erstattungsbetrag, der den Mitarbeitern für die tägliche Unterbringung, die Mahlzeiten und die Nebenkosten gezahlt wird, die während geschäftlicher Reisen anfallen. Die Preise werden jedes Jahr von der General Services Administration (GSA) für Ziele innerhalb der kontinentalen USA festgelegt. Nicht-Auslandsraten (z. B. Alaska, Hawaii, Puerto Rico und Guam) werden vom Verteidigungsministerium festgelegt, und Auslandsraten (außerhalb der USA und ihrer Territorien) werden vom Außenministerium festgelegt.

Wenn Sie geschäftlich unterwegs sind oder Mitarbeiter haben, die reisen, ist es wichtig, die Tagessätze zu verstehen, die eine Alternative zur Erstattung auf der Grundlage detaillierter Spesenabrechnungen darstellen und eine weniger aufwändige Buchhaltung erfordern. Hier beantworten wir Fragen, die Sie möglicherweise zu Tagessätzen haben, wie es funktioniert und was es steuerlich bedeutet.

Was deckt das Tagessatz ab?

Die GSA unterteilt die Tagessätze in zwei Kategorien:

• Mahlzeiten und Nebenkosten (M & IE)
• Unterkunft

Mahlzeiten und Nebenkosten

Die Kategorie Mahlzeiten und Nebenkosten (M & IE) umfasst alle Mahlzeiten (Frühstück, Mittag- und Abendessen), Zimmerservice, Wäsche, chemische Reinigung, Pressen von Kleidung sowie Gebühren und Tipps für die Personen, die Dienstleistungen erbringen, wie z. B. Verpflegungsdienste und Gepäck Träger.2 Die Tagessätze für Mahlzeiten variieren je nach Standort und sind in sechs Stufen unterteilt.

Großstädte haben in der Regel das maximale Tagessatzniveau von 76 USD. Kleinere Städte, in denen umfangreiche Geschäftsreisen stattfinden, haben Tagessätze zwischen den Stufen 2 und 5 (56 bis 71 US-Dollar). Bereiche, die normalerweise nicht von Geschäftsreisenden besucht werden, haben einen Mindesttarif von 55 USD.

Einrichtungskosten

Die Kategorie Unterkunft umfasst Unterkünfte für Übernachtungen wie Hotels, Motels, Gasthäuser, Resorts und Apartments. Für M & IE und Unterkunft wird für jeden Standort ein separater Tagessatz festgelegt. Für das Geschäftsjahr 2020 liegen die Tagessätze für Atlanta beispielsweise zwischen 157 und 156 US-Dollar für Unterkünfte und 66 US-Dollar für M & IE.  In Chicago liegen die Übernachtungspreise je nach Monat zwischen 125 und 229 US-Dollar, und der M & IE-Tagessatz beträgt 76 US-Dollar.

Warum sich die Preise je nach Standort unterscheiden

Die Tagessätze basieren auf den Lebenshaltungskosten eines Gebiets. In Großstädten wie Chicago, New York und Los Angeles sind die Tagessätze höher als in nicht-städtischen Gebieten, da Waren und Dienstleistungen in größeren Städten im Allgemeinen teurer sind. Die Übernachtungspreise können je nachAngebot und Nachfrage auch monatlich variieren.  Das höchste Tagegeld in New York City fällt beispielsweise mit dem Herbst zusammen, der Jahreszeit, die die meisten Touristen und Geschäftsreisenden anzieht.7 Die  Tagessätze werden jährlich aktualisiert und treten am 1. Oktober, dem ersten Tag des Geschäftsjahres der Bundesregierung, in Kraft.

Preise für jeden Standort ermitteln

Fragen Sie die GSA-Website, auf der Sie nach Stadt, Bundesland oder Postleitzahl für das laufende Geschäftsjahr (1. Oktober bis 30. September) suchen können. Wenn Sie das nächste Geschäftsjahr oder ein anderes Jahr seit 1997 anzeigen möchten, suchen Sie nach Bundesland und wählen Sie das entsprechende Jahr aus dem Dropdown-Menü aus. Klicken Sie auf „Tagessätze suchen“, um die Ergebnisse anzuzeigen, die nach Hauptziel, Landkreis, maximaler Unterbringung pro Monat sowie Mahlzeiten und Nebenkosten (M & IE) aufgeschlüsselt sind.

Wenn Sie nach einem Bereich suchen, der nicht von GSA-Tabellen abgedeckt wird (z. B. Hawaii, das nicht zu den kontinentalen USA gehört), werden zwei Links angezeigt, die Sie zur entsprechenden Website weiterleiten: das Verteidigungsministerium für Nicht-Ausländer Reisen (Alaska, Hawaii, Puerto Rico und Guam) und das Außenministerium für alle ausländischen Ziele.

Der Standard-Tagessatz

Ein Standardtarif von 55 USD pro Tag für M & IE und ein Standardtarif von 96 USD pro Tag für Unterkunft (das Geschäftsjahr 2020) gilt für alle Standorte, für die in den GSA-Tabellen kein bestimmter Tarif angegeben ist. Dies gilt für alle Staaten in den kontinentalen USA

Verwendung von GSA-Tarifen durch den Arbeitgeber

Während die meisten Unternehmen die von der GSA festgelegten Tagessätze verwenden, können sie alternative Erstattungsmethoden anwenden. Beispielsweise können Arbeitgeber die IRS-High-Low-Methode verwenden, mit der eine Pauschale pro Tag für Standorte mit hohen Kosten (z. B. New York, Chicago und der District of Columbia) und eine Pauschale für alle anderen Standorte festgelegt wird. Für Reisen am oder nach dem 1. Oktober 2019 beträgt der Preis 297 USD (71 USD, wenn nur M & IE) für Reisen in ein Gebiet mit hohen Kosten und 200 USD (60 USD M & IE) für Reisen zu einem anderen Ort in den kontinentalen USA.

Steuern auf Tagessätze

Tagessätze gelten nicht als Löhne – und sind daher nicht steuerpflichtig , solange sie bestimmte Bedingungen erfüllen. Sie sind steuerpflichtig, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:

• Die Zahlung ist höher als der zulässige Tagessatz des Bundes
• Sie haben keine Spesenabrechnung bei Ihrem Arbeitgeber eingereicht
• Ihre Spesenabrechnung enthielt nicht Datum, Uhrzeit, Ort, Betrag und Geschäftszweck der Spesen
• Ihr Arbeitgeber gab Ihnen einen Tagessatz und verlangte keine Spesenabrechnung.

Wenn eine der oben genannten Situationen zutreffen, Sie pro Tag wird dieLöhne betrachtet und unterliegt seinen Ertragsteuerabzug und Lohnsteuern.  Der Betrag wird von Ihrem Arbeitgeber auf Ihrem W-2-Formular angegeben. Wenn Ihr Tagessatz nur über dem zulässigen Tagessatz des Bundes lag, wird nur der überschüssige Betrag als Lohn betrachtet.

Um Ihre Reise- und damit verbundenen Kosten zu belegen, müssen Sie ein Protokoll führen, das die Tage enthält, an denen Sie geschäftlich gereist sind, wohin Sie gereist sind und den Freistellung unter den Tagesteuervorschriften.  Um ungünstige steuerliche Konsequenzen zu vermeiden, wenden Sie sich an Ihren Steuerberater, bevor Sie eine längere Geschäftsreise antreten.

Tagessatz als Gehaltsalternative

Da Tagessätze nicht steuerpflichtig sind, stellen einige Personen möglicherweise die Frage: „Kann ich ein niedrigeres Gehalt mit Tagessatz anstelle eines höheren Gehalts ohne Tagessatz akzeptieren?“ Die Antwort ist nein.“ Tagessätze können nicht so erstellt werden, dass das, was gezahlt werden soll, als etwas anderes gekennzeichnet wird – in diesem Fall als Tagessatz.

Das Fazit

Tagessätze erstatten Mitarbeitern, die geschäftlich reisen, eine Erstattung. Die Preise variieren je nach Ort und Jahreszeit und sind in zwei Kategorien unterteilt: Unterkunft und Verpflegung sowie Nebenkosten (M & IE). Solange Ihre Zahlungen den maximalen Bundessatz nicht überschreiten, sind sie nicht steuerpflichtig. Wenn die Tagessätze die Bundesgrenzen überschreiten, wird jeder Überschuss als ordentliches Einkommen besteuert.

Die Tagessätze können sich jährlich ändern, und die Tagessatzsteuergesetze können kompliziert sein. Wenden Sie sich an einen qualifizierten Steuerspezialisten, wenn Sie Fragen oder Bedenken zu den Tagessätzen Ihres Unternehmens haben.