Reisekosten
Was sind Reisekosten?
Reisekosten sind Kosten im Zusammenhang mit Reisen zur Ausübung geschäftlicher Tätigkeiten. Angemessene Reisekosten können im Allgemeinen vom Unternehmen abgezogen werden, wenn den Mitarbeitern Kosten entstehen, wenn sie speziell für geschäftliche Zwecke von zu Hause wegreisen. Zu diesen geschäftlichen Zwecken können Konferenzen oder Meetings gehören.
Während viele Reisekosten abgezogen werden können, sind solche, die unangemessen, aufwendig oder extravagant sind oder für persönliche Zwecke dienen, ausgeschlossen. Der Internal Revenue Service (IRS) betrachtet Arbeitnehmer als weg von zu Hause, wenn ihre geschäftlichen Verpflichtungen es erfordern, dass sie sich von ihrem „Steuerheim“ (dem allgemeinen Bereich, in dem sich ihr Hauptgeschäftssitz befindet) wesentlich länger als ein normaler Arbeitstag aufhalten müssen und sie müssen schlafen oder sich ausruhen, um die Anforderungen ihrer Arbeit während ihrer Abwesenheit zu erfüllen.
Die zentralen Thesen
- Reisekosten sind Kosten im Zusammenhang mit Reisen zur Ausübung geschäftlicher Tätigkeiten.
- Absetzbar sind nur gewöhnliche und notwendige Reisekosten; Auslagen, die nicht gewöhnlich und notwendig, unangemessen, aufwendig oder extravagant sind, sowie Reisekosten für persönliche Zwecke sind nicht abzugsfähig deduct
- Der IRS betrachtet Arbeitnehmer als weg von zu Hause, wenn ihre geschäftlichen Verpflichtungen es erfordern, dass sie wesentlich länger als ein normaler Arbeitstag von ihrem „Steuerheim“ entfernt sind.
- Beispiele für Reisekosten sind Flug- und Unterkunftskosten, Transportdienste, Kosten für Mahlzeiten und Trinkgelder, Nutzung von Kommunikationsgeräten.
- Reisekosten während eines unbefristeten Arbeitseinsatzes, der laut IRS länger als ein Jahr dauert, sind steuerlich nicht abzugsfähig.
Reisekosten verstehen
Gut organisierte Aufzeichnungen – wie Quittungen, eingezogene Schecks und andere Dokumente, die einen Abzug belegen – können Einzelpersonen dabei helfen, von ihrem Arbeitgeber erstattet zu werden, und Unternehmen helfen, Steuererklärungen zu erstellen und Fragen des IRS zu beantworten. Beispiele für Reisekosten können sein:
- Flug und Unterkunft zum ausdrücklichen Zweck der Geschäftsabwicklung außerhalb des Heimatortes
- Transportdienste wie Taxis, Busse oder Züge zum Flughafen oder zum und um das Reiseziel herum
- Die Kosten für Mahlzeiten und Trinkgelder, den chemischen Reinigungsservice für Kleidung und die Kosten für geschäftliche Anrufe während einer Geschäftsreise von zu Hause aus
- Die Kosten für Computermiete und andere Kommunikationsgeräte während der Geschäftsreise
Die Reisekosten beinhalten keine regulären Fahrtkosten.
Arten von Reisekosten
Die Nutzung des eigenen Pkwim Zusammenhang mit einer Dienstreise, einschließlich tatsächlicher Kilometer, Maut- und Parkgebühren, kann als Reisekostenabrechnung berücksichtigt werden. Auch die Kosten für die Nutzung von Mietfahrzeugen können als Reisekosten angerechnet werden, allerdings nur für den dienstlich genutzten Teil der Reise. Wenn ein Reisender beispielsweise im Rahmen einer Geschäftsreise ein Familienmitglied oder einen Bekannten besucht, sind die Fahrtkosten vom Hotel zum Besuch nicht abzugsfähig.
Reisekosten während eines unbefristeten Arbeitseinsatzes, der länger als ein Jahr dauert, sind steuerlich nicht abzugsfähig. Der IRS erlaubt, dass andere Arten von gewöhnlichen und notwendigen Ausgaben zum Zwecke des Abzugs als mit Geschäftsreisen verbunden behandelt werden. Zu diesen Kosten können der Transport zu und von einem Geschäftsessen, die Einstellung eines öffentlichen Stenographen, die Zahlung der mit der Reise verbundenen Computermietgebühren sowie der Versand von Gepäck und Ausstellungsmaterial für Geschäftspräsentationen gehören. Reisekosten können auch den Betrieb und die Wartung eines Wohnwagens im Rahmen der Dienstreise umfassen.