Transportkosten
Was sind Transportkosten?
Der Begriff Transportkosten bezieht sich auf spezifische Kosten, die einem Arbeitnehmer oder selbstständigen Steuerpflichtigen entstehen, der zu geschäftlichen Zwecken reist. Transportkosten sind eine Teilmenge der Reisekosten, die alle mit Geschäftsreisen verbundenen Kosten wie Taxifahrt, Kraftstoff, Parkgebühren, Unterkunft, Mahlzeiten, Trinkgelder, Reinigung, Versand und Telefongebühren umfassen, die den Mitarbeitern möglicherweise entstehen und deren Erstattung verlangt wird von ihren Arbeitgebern. Einige Transportkosten können in der Steuererklärung eines Arbeitnehmers steuerlich abgesetzt werden.
Die zentralen Thesen
- Transportkosten sind eine Teilmenge der Reisekosten, die sich speziell auf die Kosten für den geschäftlichen Transport mit Auto, Flugzeug, Zug usw. beziehen.
- Spesen wie Treibstoff, Parkgebühren, Unterkunft, Verpflegung und Telefongebühren der Mitarbeiter können als Fahrtkosten geltend gemacht werden.
- Diese Aufwendungen können vorbehaltlich der entsprechenden Beschränkungen und Richtlinien steuerlich abgezogen werden.
So funktionieren Transportkosten
Transportkosten sind alle Kosten im Zusammenhang mit Geschäftsreisen von Mitarbeitern des Unternehmens. Ein Mitarbeiter, der für eine Geschäftsreise reist, kann im Allgemeinen die Kosten für Reise, Hotel, Verpflegung und alle anderen damit zusammenhängenden Ausgaben als Transportkosten geltend machen. Diese Kosten können unter Umständen auch die Fahrtkosten von zu Hause zu einem vorübergehenden Arbeitsplatz umfassen. Beispielsweise kann ein Arbeitnehmer, dessen Reisegebiet nicht auf seinen steuerlichen Wohnsitz beschränkt ist, diese Reise grundsätzlich als Fahrtkosten geltend machen.
Diese Ausgaben sind jedoch enger gefasst. Sie beziehen sich nur auf die Nutzung oder die Kosten für die Wartung eines Autos, das für geschäftliche Zwecke oder für den Transport mit Bahn, Flugzeug, Bus, Taxi oder anderen Beförderungsmitteln für geschäftliche Zwecke verwendet wird. Diese Aufwendungen können sich auch auf Abzüge für Unternehmen und Selbständige bei der Abgabe von Steuererklärungen beziehen. Die An- und Abreise zum Büro gilt jedoch nicht als Fahrtkosten.
Die Fahrtkosten gelten nicht als abzugsfähige Fahrtkosten.
Transportkosten können nur dann steuerlich abgesetzt werden, wenn sie in direktem Zusammenhang mit dem Hauptgeschäft stehen, für das eine Person tätig ist. Wenn ein Reisender beispielsweise im selben Geschäft oder Gewerbe an einem oder mehreren regulären Arbeitsorten arbeitet, die nicht zu Hause sind, wie beispielsweise ein Bauarbeiter, gilt dies als Transportkosten. Ebenso kann ein Reisender, der keinen festen Arbeitsplatz hat, aber meistens in der gleichen Metropolregion arbeitet, in der er lebt, Reisekosten geltend machen, wenn er zu einem Arbeitsplatz außerhalb seiner Metropolregion fährt. Auf der anderen Seite ist die Geltendmachung von Transportkosten, wenn Sie tatsächlich keine geschäftlichen Reisen unternommen haben, nicht zulässig und kann als eine Form von Steuerbetrug angesehen werden.
Steuerzahler müssen gute Aufzeichnungen führen, um Reisekosten geltend zu machen. Bei der Geltendmachung von reisebezogenen erstattungsfähigen oder steuerlich abzugsfähigen Aufwendungen sind Quittungen und sonstige Nachweise vorzulegen.
Besondere Überlegungen
Gemäß dem Internal Revenue Service (IRS) sind Reise- oder Transportkosten definiert als: „… die üblichen und notwendigen Ausgaben für Reisen von zu Hause aus für Ihr Geschäft, Ihren Beruf oder Ihre Arbeit.“ Und es definiert weiter „Reisen von zu Hause aus“ als Pflichten, die „… erfordern, dass Sie wesentlich länger als ein normaler Arbeitstag vom allgemeinen Bereich Ihres Steuerheims entfernt sind und Sie schlafen oder sich ausruhen müssen, um die Anforderungen von Ihre Arbeit, während Sie nicht zu Hause sind.“
Das IRS enthält Richtlinien für Transportkosten, Abzugsfähigkeit, Abschreibungen, Bedingungen, Abschreibung für die Business-Standardkilometer behandelt wird, beträgt 27 Cent ab dem 1. Januar 2020.