Top-Tools für ERP Enterprise Resource Planning

Enterprise Resource Planning (ERP) ist eine prozessorientierte Methodik, die Systeme aus verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens integriert und einen einfachen und einheitlichen Informationsfluss unter definierten Kontrollen ermöglicht, unterstützt durch den Einsatz von Softwareanwendungen und definierten Best Practices.

Dieser Artikel beschreibt die in ERP verwendeten Werkzeuge und ihre Eigenschaften für die verschiedenen Funktionen, die sie erfüllen. Um die Tools besser zu verstehen, beginnen wir mit den funktionalen Anforderungen.

Was wird von einem ERP-System benötigt?

Grundsätzlich muss jedes ERP-System die folgenden funktionalen Anforderungen erfüllen.

• Es muss ein einheitliches System mit einfach zu bedienenden Anwendungen und Schnittstellen sein, das nahtlos über mehrere Abteilungen hinweg mit dem erforderlichen kontrollierten Zugriff funktioniert
• Eine gemeinsame Datenbank (oder mehrere, aber gemeinsam genutzte Datenbanken), auf die über verschiedene Anwendungen zugegriffen werden kann
• Such- und Reporting-Dienstprogramme zum Generieren von Berichten basierend auf verschiedenen Parametern (z. B. „alle nicht versandten Bestellungen von gestern in der Kategorie ‚Spielzeug‘“)
• Skalierbarkeit, Anpassung und einfache Integration von Ad-hoc-Modulen nach Bedarf

Die Tools, die die ERP-Anforderungen erfüllen :

Um die oben genannten funktionalen Anforderungen zu erfüllen, sind die folgenden Tools und Anwendungen zwingend in das ERP-System integriert.

– Tools für Datenbankverwaltung / Data Warehouse / Informationsverwaltung :

Datenspeicherung und Informationsmanagement mit etabliertem Workflow über verschiedene Abteilungen und Funktionen hinweg sind das Rückgrat jedes ERP-Systems. Für die Datenspeicherung stehen mehrere Lösungen und Tools zur Verfügung, darunter relationale Datenbanken von Unternehmen wie Oracle, Sybase, DB2 und kostenlose Open Source-Angebote wie Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derby usw. Andere Tools für das Informationsmanagement können Content Management Systems (CMS) sein. und Repository-Anwendungen.

Je nach Branche und benötigten Funktionen muss eine geeignete ausgewählt werden. Ein Hersteller kann eine Transaktionsdatenbank wie Oracle oder MySQL als relevanter erachten, wenn transaktionsbasierte Daten unterschiedliche Status durchlaufen (von der Herstellung über den Lagerbestand über die Auftragserfassung bis hin zum Verkauf und Lieferstatus). Auf der anderen Seite kann ein Online-Content-Writing-Unternehmen ein CMS-Repository-System mit Versionskontrolle finden, das seinen Anforderungen besser entspricht.

Bei der Datenbank oder dem Repository kann es sich entweder um eine einzelne zentrale Datenbank oder um mehrere mit automatischem Datenfluss von einer Datenbank zur anderen handeln. Der definierte Workflow sorgt für eine reibungslose Datenbewegung. Datenbanken können lokal oder remote oder sogar in der Cloud gehostet werden.

·        Anwendungen und Schnittstellen mit entsprechender Berechtigungssteuerung :  

Die Datenspeicherung und -verwaltung erfordert schreibgeschützten oder Bearbeitungszugriff, um die Daten zu verarbeiten. Sobald Artikel hergestellt sind, müssen sie als bereiter Bestand gekennzeichnet werden. Die Lagerverwaltung aktualisiert es dann als verkaufsfertig. Nach einem Kauf sollte der Artikel auf den Verkaufsstatus usw. aktualisiert werden. Um dies zu erreichen, sind benutzerfreundliche Anwendungen und Schnittstellen ein wesentlicher Bestandteil jedes ERP-Systems, das auch definierte Steuerelemente und Berechtigungen hat. Wenn beispielsweise ein Artikel als verkauft markiert ist, sollten nur die Mitarbeiter der Logistikabteilung in der Lage sein, ihn weiter zu aktualisieren, während diejenigen aus der Fertigung oder der Lagerabteilung nur Zugriff erhalten sollten.

In ähnlicher Weise sollte bei einem ERP-Tool zum Schreiben von Inhalten nur der Redakteur in der Lage sein, ihn zu ändern, sobald ein Autor den Inhalt zur Überprüfung an den Redakteur übermittelt, um Duplizierungen und Inhaltskonflikte zu vermeiden.

Um die Integration solcher berechtigungsbasierten Kontrollen, Anwendungen und Schnittstellen zu ermöglichen, kann jede ERP-Lösung, die browserbasiert sein kann, Desktop-Installationen oder Tablet-/Mobil-Apps sein. Ein Fertigungsteam an einem stationären Standort wird eine Desktop-basierte Oberfläche bevorzugen, während ein ständig in Bewegung befindliches Vertriebsteam von einer browserbasierten Oberfläche oder einer mobilen App profitiert.

·          Workflow-Management-Tool :

Ein ERP-System besteht aus mehreren Modulen und Datenspeichern, in denen Datenaktualisierungen und -aktionen einer logisch definierten Reihenfolge folgen, die auf den Geschäftsanforderungen basiert. Dies bildet den Arbeitsablauf. Man kann sich den Arbeitsablauf als den Geist vorstellen, der die verschiedenen Körperfunktionen (Blut, Luft, Nahrungs- und andere Vorräte, Bewegung von Körperteilen usw.) Ein klar definierter Workflow mit angemessenem Zugriff auf verschiedenen Ebenen ist der notwendige Bestandteil jeder ERP-Lösung.

Zu den häufig verwendeten Tools, die im ERP-Framework implementiert werden, gehören Agiloft Workflow, WorkflowGen, Inceptico DMS, Intelex Business Management, SimpleECM usw.

·          Berichterstellungstool / Dashboard :

Die Berichtserstellung auf Management, Abteilungs, Team- oder Einzelebene ist eine weitere wichtige Anforderung an ein ERP-System. Es ist normalerweise entweder in Form eines Dashboards (mit einer Echtzeit-Datenansicht – mit Informationen wie eingegangenen, aber noch nicht versendeten Bestellungen, fehlgeschlagenen Zahlungen der letzten Woche usw.) oder anpassbaren Berichten verfügbar, die in allgemeinen Wort- oder Daten erstellt wurden. Bearbeiten von Anwendungen wie Tabellenkalkulationen.

Die meisten Reporting-Tools und Dashboards arbeiten in Echtzeit (oder mit minimaler Zeitverzögerung). Wie die Anwendungen, die von Abteilungen für Datenaktualisierungen verwendet werden, sind diese Berichtstools/Dashboard-Ansichten als browserbasierte oder Desktop-Installation verfügbar. Sie umfassen auch Funktionen für die Tagesabschlussberichterstattung, die den E-Mail-Versand von Berichten mit Diagrammen/Grafiken/Tabellen als Microsoft Excel- oder Word-Anhänge ermöglichen.

·      Kommunikationstools :    

Innerhalb eines Systems, das über mehrere Abteilungen hinweg arbeitet, ist die Kommunikation obligatorisch. ERP-Systeme erleichtern dies, indem sie Tools für aktionsbasierte automatisierte Mail-Generierung, Instant Messaging, Chat oder allgemeine Broadcast-Funktionen auf Einzel- und Gruppenebene anbieten. Sagen wir, sobald eine Bestellung als „Versandbereit“ markiert ist, sollte ein automatischer Mailer an die Logistikabteilung ausgelöst werden, um den Versandprozess einzuleiten; Oder wenn in einer Pizzeria-Küche ein Problem aufgetreten ist, kann eine allgemeine Broadcast-Nachricht an alle anderen Abteilungen gesendet werden, um keine weiteren Bestellungen mehr anzunehmen.

Weitere Instant-Messaging-Funktionen (zB von Lync, Chatter oder Yammer) sind integriert, um eine einfache und sofortige Kommunikation zu ermöglichen.

Zusätzlich zu den oben genannten Tools, die ein wesentlicher Bestandteil jedes ERP-Systems sind, gibt es weitere Tools, die bei Bedarf integriert werden können:

·          Analysetools :

Viele Analysetools können in das ERP-System für Business Intelligence, Predictive Analysis, Data Mining und verwandte Analysen integriert werden. Diese Analysetools werden verwendet, um wertvolle Erkenntnisse für die Erstellung strategischer Geschäftsentscheidungen auf der Grundlage verfügbarer Daten zu gewinnen (z. B. das Verfolgen des Verbraucherverhaltens beim Weihnachtseinkauf, Vergleichsergebnisse für Produkte im roten Regal, die mehr Umsatz haben als im blauen Regal usw.)

· Ressourcenzuweisungs- und Aufgabenplanungstools :         

ERP-Systeme können auch Tools zur abteilungsübergreifenden Ressourcenverteilung (für arbeitsintensive Branchen) integrieren. Diese Tools arbeiten nach dem einfachen Prinzip der definierten Zeit, die eine Aufgabe / ein Projekt benötigt, anhand des Ressourcenverfügbarkeitsplans. Nach Abschluss der Aufgabe wird der Ressource automatisch eine neue Aufgabe zugewiesen, die seinen Fähigkeiten entspricht, oder wird für die nächste Aufgabe in einen Pool gestellt. Tools verfügen über Funktionen zum manuellen Eingreifen auf Supervisor-Ebene, falls sich eine Aufgabe verzögern sollte. Zu den Vorteilen gehören klare Sichtbarkeit der aktuellen und zukünftigen Arbeitsbelastung, optimale Ressourcennutzung, Erkundung von Automatisierungsmöglichkeiten usw.

·          Andere Zusatzfunktionen : ERP-Systeme können Module für Personalmanagement, Projektmanagement, Zeiterfassungssysteme, Dokumentenmanagement usw. gemäß den Geschäftsanforderungen integrieren. Es gibt eine große Anzahl von Tools, die für jede Branche und jeden Funktionstyp spezifisch sind, und ERP-Anbieter unterstützen interessierte Kunden bei der Auswahl der besten Lösung. Das Internet steht immer zur Selbsthilfe zur Verfügung, um die erforderlichen Informationen zu erhalten.

Die Quintessenz :

ERP ist ein komplexes Framework, das implementiert werden muss und normalerweise einen dedizierten Anbieter für die Implementierung benötigt. Zwei große Engpässe bei ERP-Implementierungen sind hohe Kosten und die Nichteinhaltung von Best Practices. Während die Kosten durch eine sorgfältige Bewertung verschiedener Anbieter und die Bewertung kostenloser Open-Source-Tools bis zu einem gewissen Grad gesenkt werden können, kann die andere Herausforderung von Fehlern aufgrund mangelnder Einhaltung von Best Practices durch gezielte Schulungen der Mitarbeiter gemildert werden. Die richtige Bewertung in der Anfangsphase, die Zusammenarbeit mit Anbietern mit dem richtigen Fachwissen und die Klarheit der Anforderungen von Anfang an tragen zu einer effizienten und erfolgreichen Implementierung von ERP-Tools bei. (Weitere Informationen finden Sie unter „ Fallstudien erfolgreicher Unternehmensressourcenplanung “).