Top-Tools für ERP Enterprise Resource-Planung

Enterprise Resource Planning (ERP) ist eine prozessorientierte Methode, die Systeme integriert, die in verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens verwendet werden. Sie ermöglicht einen einfachen und einheitlichen Informationsfluss unter definierten Kontrollen, unterstützt durch die Verwendung von Softwareanwendungen und definierten Best Practices.

Dieser Artikel beschreibt die in ERP verwendeten Tools und ihre Eigenschaften für die verschiedenen Funktionen, die sie erfüllen. Beginnen wir mit den funktionalen Anforderungen, um die Tools besser zu verstehen.

Was wird von einem ERP-System benötigt?

Jedes ERP-System muss grundsätzlich die folgenden funktionalen Anforderungen erfüllen.

• Es muss ein einheitliches System mit benutzerfreundlichen Anwendungen und Schnittstellen sein, das nahtlos über mehrere Abteilungen hinweg mit dem erforderlichen kontrollierten Zugriff funktioniert
• Eine gemeinsame Datenbank (oder mehrere, aber gemeinsam genutzte Datenbanken), auf die über verschiedene Anwendungen zugegriffen werden kann
• Such- und Berichtsdienstprogramme zum Generieren von Berichten basierend auf verschiedenen Parametern (z. B. „Alle nicht versendeten Bestellungen ab gestern in der Kategorie“ Spielzeug „)
• Skalierbarkeit, Anpassung und einfache Integration von Ad-hoc-Modulen nach Bedarf

Die Tools, die die ERP-Anforderungen erfüllen :

Um die Anforderungen der oben genannten funktionalen Anforderungen zu erfüllen, sind die folgenden Tools und Anwendungen zwingend in das ERP-System integriert.

– Tools für Datenbankverwaltung / Data Warehouse / Informationsverwaltung :

Datenspeicherung und Informationsmanagement mit etabliertem Workflow über verschiedene Abteilungen und Funktionen hinweg sind das Rückgrat jedes ERP-Systems. Für die Datenspeicherung stehen mehrere Lösungen und Tools zur Verfügung, darunter relationale Datenbanken von Unternehmen wie Oracle, Sybase, DB2 und kostenlose Open Source-Angebote wie Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derby usw. Andere Tools für das Informationsmanagement können Content Management Systems (CMS) sein. und Repository-Anwendungen.

Abhängig von der Branche und den erforderlichen Funktionen muss eine geeignete ausgewählt werden. Ein Hersteller kann eine Transaktionsdatenbank wie Oracle oder MySQL als relevanter erachten, wenn transaktionsbasierte Daten unterschiedliche Status durchlaufen (von der Herstellung über den Lagerbestand über die Auftragserfassung bis hin zum Verkauf und Lieferstatus). Auf der anderen Seite kann ein Unternehmen, das Online-Inhalte schreibt, ein CMS-Repository-System mit Versionskontrolle finden, das besser zu seinen Anforderungen passt.

Die Datenbank oder das Repository kann entweder eine einzelne zentralisierte oder mehrere mit automatischem Datenfluss von einer Datenbank zur anderen sein. Der definierte Workflow gewährleistet eine nahtlose Datenverschiebung. Datenbanken können lokal oder remote oder sogar in der Cloud gehostet werden.

·        Anwendungen und Schnittstellen mit geeigneter Berechtigungskontrolle :  

Die Speicherung und Verwaltung von Daten erfordert schreibgeschützten oder bearbeitbaren Zugriff, um die Daten zu verarbeiten. Sobald die Artikel hergestellt sind, müssen sie als fertiges Inventar gekennzeichnet werden. Die Lagerverwaltungsabteilung aktualisiert es dann als verkaufsfertig. Nach einem Kauf sollte der Artikel auf den Verkaufsstatus usw. aktualisiert werden. Um dies zu erreichen, sind benutzerfreundliche Anwendungen und Schnittstellen ein wesentlicher Bestandteil jedes ERP-Systems, das auch definierte Steuerelemente und Berechtigungen hat. Wenn beispielsweise ein Artikel als verkauft markiert ist, sollten nur die Betreiber der Logistikabteilung in der Lage sein, ihn weiter zu aktualisieren, während diejenigen aus der Fertigungs- oder Lagerabteilung nur Zugriff auf die Ansicht erhalten sollten.

In ähnlicher Weise sollte für ein ERP-Tool zum Schreiben von Inhalten, sobald ein Autor den Inhalt zur Überprüfung an den Editor sendet, nur der Editor in der Lage sein, ihn zu ändern, um Doppelarbeit und Inhaltskonflikte zu vermeiden.

Damit solche berechtigungsbasierten Steuerelemente, Anwendungen und Schnittstellen integriert werden können, kann jede ERP-Lösung, die browserbasiert sein kann, Desktop-Installationen oder Tablet- / Mobile-Apps sein. Ein Fertigungsteam an einem stationären Standort bevorzugt eine Desktop-basierte Oberfläche, während ein Verkaufsteam, das ständig in Bewegung ist, von einer browserbasierten Oberfläche oder einer mobilen App profitiert.

·          Workflow-Management-Tool :

Ein ERP-System besteht aus mehreren Modulen und Datenrepositorys, in denen Datenaktualisierungen und -aktionen einer logisch definierten Reihenfolge folgen, die auf den Geschäftsanforderungen basiert. Dies bildet den Workflow. Der Workflow kann als der Geist betrachtet werden, der die verschiedenen Körperfunktionen steuert (Blut, Luft, Lebensmittel- und andere Vorräte, Bewegung von Körperteilen usw.). Ein klar definierter Workflow mit angemessenem Zugriff auf verschiedenen Ebenen ist der notwendige Bestandteil jeder ERP-Lösung.

Zu den häufig verwendeten Tools, die im ERP-Framework implementiert sind, gehören Agiloft Workflow, WorkflowGen, Inceptico DMS, Intelex Business Management, SimpleECM usw.

·          Berichterstellungstool / Dashboard :

Die Erstellung von Berichten auf Managementebene, Abteilungsebene, Teamebene oder auf Einzelebene ist eine weitere wichtige Voraussetzung für ein ERP-System. Es ist normalerweise entweder in Form eines Dashboards (mit einer Echtzeit-Datenansicht – mit Informationen wie eingegangene, aber noch nicht versendete Bestellungen, fehlgeschlagene Zahlungen der letzten Woche usw.) oder anpassbaren Berichten verfügbar, die in allgemeinen Wort- oder Daten erstellt wurden. Bearbeiten von Anwendungen wie Tabellenkalkulationen.

Die meisten Berichterstellungstools und Dashboards arbeiten in Echtzeit (oder mit minimaler Zeitverzögerung). Wie die Anwendungen, die von Abteilungen für Datenaktualisierungen verwendet werden, sind diese Berichterstellungstools / Dashboard-Ansichten als browserbasierte oder Desktop-Installationen verfügbar. Dazu gehören auch Berichtsfunktionen für das Tagesende, mit denen Berichte mit Diagrammen / Grafiken / Tabellen als Microsoft Excel- oder Word-Anhänge per E-Mail versendet werden können.

·      Kommunikationsmittel :    

In jedem abteilungsübergreifenden System ist die Kommunikation obligatorisch. ERP-Systeme erleichtern dies, indem sie Tools für die aktionsbasierte automatisierte E-Mail-Generierung, Instant Messaging, Chat oder allgemeine Broadcast-Funktionen auf Einzel- und Gruppenebene anbieten. Angenommen, sobald eine Bestellung als „Versandbereit“ markiert ist, sollte ein automatisierter Mailer an die Logistikabteilung gesendet werden, um den Versandprozess einzuleiten. Wenn in einer Pizzaküche ein Problem aufgetreten ist, kann eine allgemeine Nachricht an alle anderen Abteilungen gesendet werden, um weitere Bestellungen nicht mehr entgegenzunehmen.

Weitere Instant Messaging-Funktionen (wie die von Lync, Chatter oder Yammer) ermöglichen eine einfache und sofortige Kommunikation.

Zusätzlich zu den oben genannten Tools, die ein wesentlicher Bestandteil jedes ERP-Systems sind, gibt es weitere, die bei Bedarf integriert werden können:

·          Analysewerkzeuge :

In das ERP-System können viele Analysetools für Business Intelligence, Predictive Analysis, Data Mining und verwandte Analysen integriert werden. Diese Analysewerkzeuge werden verwendet, um wertvolle Erkenntnisse für die Erstellung strategischer Geschäftsentscheidungen auf der Grundlage verfügbarer Daten zu erhalten (z. B. Verfolgung des Verbraucherverhaltens beim Einkauf in den Ferien, Vergleichsergebnisse für Produkte im roten Regal mit mehr Umsatz als im blauen Regal usw.)

· Tools für Ressourcenzuweisung und Aufgabenplanung :         

ERP-Systeme können auch Tools zur abteilungsübergreifenden und aufgabenübergreifenden Ressourcenverteilung (für arbeitsintensive Branchen) integrieren. Diese Tools arbeiten nach dem einfachen Prinzip der definierten Zeit, die eine Aufgabe / ein Projekt benötigt, anhand des Zeitplans für die Ressourcenverfügbarkeit. Nach Abschluss der Aufgabe wird der Ressource automatisch eine neue Aufgabe zugewiesen, die ihren Fähigkeiten entspricht, oder sie wird für die nächste Aufgabe in einen Pool gestellt. Tools verfügen über Funktionen für manuelle Eingriffe auf Supervisor-Ebene, falls sich eine Aufgabe verzögert. Zu den Vorteilen gehören eine klare Übersicht über die aktuelle und zukünftige Arbeitsbelastung, eine optimale Ressourcennutzung, die Erkundung von Automatisierungsmöglichkeiten usw.

·          Weitere Zusatzfunktionen : ERP-Systeme können je nach Geschäftsanforderungen Module für Personalmanagement, Projektmanagement, Zeiterfassungssysteme, Dokumentenmanagement usw. integrieren. Es gibt eine große Anzahl von Tools, die für jede Branche und jeden Funktionstyp spezifisch sind, und ERP-Anbieter unterstützen interessierte Kunden bei der Auswahl der besten Lösung. Das Internet steht immer zur Selbsthilfe zur Verfügung, um die erforderlichen Informationen zu erhalten.

Fazit :

ERP ist ein komplexes Framework für die Implementierung und benötigt normalerweise einen dedizierten Anbieter für die Implementierung. Zwei große Engpässe bei ERP-Implementierungen sind hohe Kosten und die Nichteinhaltung von Best Practices. Während die Kosten durch sorgfältige Bewertung verschiedener Anbieter und Bewertung kostenloser Open-Source-Tools bis zu einem gewissen Grad gesenkt werden können, kann die andere Herausforderung von Fehlern aufgrund mangelnder Einhaltung von Best Practices durch gezielte Schulung der Mitarbeiter gemindert werden. Eine ordnungsgemäße Bewertung in der Anfangsphase, die Zusammenarbeit mit Anbietern mit dem richtigen Fachwissen und die klare Kenntnis der Anforderungen von Anfang an tragen zu einer effizienten und erfolgreichen Implementierung von ERP-Tools bei. (Weitere Informationen finden Sie unter “ Fallstudien für eine erfolgreiche Planung von Unternehmensressourcen „.)