Zeitmanagement-Tipps für Finanzfachleute
Die Finanzwelt hat sich zu einem wettbewerbsintensiven Arbeitsplatz entwickelt. Obwohl es an einem Tag nur 24 Stunden gibt, ist Zeit Geld. Ein effektives Zeitmanagement ist daher ein Wettbewerbsvorteil für jeden Finanzfachmann, der produktiver werden und die Arbeitszeit verlängern möchte.
Es gibt jedoch viele Ablenkungen, die Sie länger als nötig bei der Arbeit halten können. Lesen Sie weiter, um mehr über einige dieser häufigen Zeitverschwender zu erfahren, und informieren Sie sich über eine Reihe von Zeitmanagement-Tipps, mit denen Sie mehr Arbeit in kürzerer Zeit erledigen können.
Die zentralen Thesen
- Finanzfachleute finden oft wenig Struktur, wenn sie sich mit Kunden treffen, den ganzen Tag über zeitweise Geschäfte abwickeln oder an Datenanalysen arbeiten.
- Dies eröffnet die Möglichkeit zum Aufschieben, Ablenken und Missmanagement der Zeit.
- Hier sehen wir uns einige bewährte Zeitmanagementtechniken an, die sich insbesondere an Finanzfachleute richten.
Das schwarze Loch
Es gibt verschiedene Zeitverschwender, die die Produktivität beeinträchtigen können. Zum Beispiel sind Finanzfachleute ständig versucht, Multitasking zu betreiben. Angenommen, Sie sind Berater und schaffen es an einem Mittwochmorgen zwischen 8:30 und 10:00 Uhr, Folgendes zu erreichen:
- Sie arbeiten an einer Tabelle,
- Aber hören Sie auf, nachdem Sie von zwei neuen E-Mail-Nachrichten unterbrochen wurden.
- Dann senden Sie sechs E-Mails hintereinander ab,
- Anschließend überprüfen Sie die Hochzeitsbilder eines College-Freundes auf Instagram.
- Nehmen Sie dann eine Einladung zu einem Unternehmensausflug über eine Slack-Nachricht an.
- Bevor Sie zwei unerwartete Anrufe von potenziellen Kunden tätigen, und
- Schließlich müssen Sie abrupt auflegen, während Ihr Manager vorbeikommt, um Sie daran zu erinnern, dass Sie fünf Minuten zu spät zur Mitarbeiterversammlung kommen.
Klingt das nach einem typischen Morgen für Sie? Wenn ja, und insbesondere wenn Sie in einem abgehackten Unternehmensumfeld wie einer Private-Equity Firma oder einer Investmentbank arbeiten, befinden Sie sich im Vergleich zu Ihren Mitbewerbern wahrscheinlich in der Stufe mit der niedrigsten Leistung.
In fünf oder zehn Jahren wird sich niemand mehr an Sie erinnern, sich um Sie kümmern oder Sie für all die geschäftige Arbeit fördern, die Sie geleistet haben. Hätte es die Welt interessiert, wenn Thomas Jefferson viel Papier gemischt hätte, aber nie mitgeholfen hätte, die Unabhängigkeitserklärung zu schreiben? Das Gleiche gilt für Ihren Job – Ihre Organisation schätzt die notwendige Arbeit und Meisterwerke, nicht die Arbeit.
Vorausplanen
Beenden Sie jeden Sonntagnachmittag die Aufgabenliste der kommenden Woche, vorzugsweise mithilfe einer Anwendung oder eines Webdienstes, der auf allen Ihren Geräten synchronisiert wird. Markieren Sie die Punkte, die für Ihren Erfolg bei der Arbeit und in Ihrem Privatleben absolut entscheidend sind. Die nicht hervorgehobenen sind wahrscheinlich Dinge, die Sie delegieren, verzögern oder ganz vermeiden können.
Im Finanzbereich umfassen kritische Ergebnisse Berichte oder Untersuchungen, die genau sein und vor Ablauf einer Frist eingereicht werden müssen. Ihre Organisation wird besser bedient, wenn Sie sich darauf konzentrieren, die Qualität dieser Berichte zu verbessern, anstatt nur anständige Arbeit zu leisten, damit Sie Zeit für nicht wichtige Elemente (wie das Beantworten von E-Mails mit niedriger Priorität oder die Teilnahme an langen Berichten) gewinnen können -gewickeltes Treffen).
In ähnlicher Weise sollten Sie zehn Minuten vor dem Verlassen der Arbeit jeden Tag die Aktionselemente des nächsten Tages auflisten und sie in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit und Priorität nummerieren. Fragen Sie sich immer wieder alle Dinge, die Sie nicht wirklich tun müssen – die Dinge, die eine bestimmte Produktivitätsschwelle nicht erreichen.
Multitasking
Der Erfolg im Finanzbereich beruht auf der Fähigkeit, stets kritische und sofortige Ergebnisse zu liefern. Auf welche wichtigen Informationen und Datenpunkte verlassen sich Ihre Finanzmanager? Was können Sie liefern, um Ihrer Organisation und / oder Ihren Kunden zum Sieg zu verhelfen? Umfasst dies die rechtzeitige Vorlage eines Prüfungsberichts, die genaue Berechnung des Barwerts eines vorgeschlagenen Projekts oder die Sicherstellung, dass die Formeln in Excel zu ordnungsgemäßen Gesamtsummen führen?
Letztendlich kümmert sich niemand um alle E-Mails, die Sie ausgetauscht haben, die Social Club-Meetings, an denen Sie teilgenommen haben, oder die chronologische Ablage von Ordnern in Ihrem Kabinett. Multitasking verhindert ständig, dass Einzelpersonen ihr Bestes geben, um die wenigen kritischen Ergebnisse zu erzielen, die ihre Arbeitgeber wirklich von ihnen erwarten.
Führen Sie zuerst die wichtigen, schwierigen, dringenden und wertvollsten Maßnahmen aus. Erfolg im Finanzbereich kann eine einfache Methode zur Herangehensweise an Ihre Aufgaben beinhalten. Dies mag für den gut gelesenen und nicht eingeweihten Absolventen der letzten Zeit brutal einfach erscheinen, aber tun Sie jeweils eine Sache und hören Sie nicht auf, bis sie abgeschlossen ist. Wenn sich Ihre Aufgaben auf ein langfristiges Projekt beziehen, zerlegen Sie es in kurzfristige Meilensteine und beenden Sie es vorzeitig. Wenn Sie von Anfang bis Ende arbeiten, werden kostspielige Ineffizienzen vermieden, da Sie nicht ständig neu beginnen und verschiedene, nicht verwandte Elemente neu kalibrieren müssen.
Wenn Sie drei Stunden pro Woche für nutzlose Aufgaben aufwenden, summiert sich dies auf ungefähr 150 Stunden pro Jahr. Ihr Mitarbeiter, ein paar Schreibtische von Ihnen, der effizienter ist und 150 Stunden mehr pro Jahr einbringt, wird wahrscheinlich einige Beförderungen und Gehaltserhöhungen genießen, die andere nicht erhalten haben.
Posteingangsverwaltung
Ihr Posteingang ist eine große Zeitverschwendung. Wenn ein Großteil Ihrer E-Mails für Ihre unmittelbaren Aufgaben irrelevant ist, füllen Sie Ihren Tag sporadisch mit Müllinformationen.
Um es zu umgehen:
- Legen Sie festgelegte Zeiten für das Abrufen Ihrer E-Mails fest und überprüfen Sie Ihren Posteingang nicht mehr als drei- oder viermal pro Tag.
- Erstellen Sie einen Ordner außerhalb der Geschäftszeiten für E-Mails, zu denen Sie gelangen sollten, die jedoch nicht dringend sind. Dieser Ordner ist besonders hilfreich, damit Sie auf wichtige Anfragen zurückgreifen können, die einige Werktage warten können, bevor Sie eine Antwort von Ihnen erhalten.
- Senden Sie während Ihres Arbeitstages nur die wichtigsten E-Mails. Während es wichtig ist, innerhalb Ihrer Gruppe auf dem neuesten Stand zu bleiben, kann ein großer Teil Ihrer Zeit von unerfahrenen oder weniger disziplinierten Kollegen verschwendet werden, die Ihren Posteingang mit irrelevanten Nachrichten überfluten. Sie können diese Art von E-Mails reduzieren, indem Sie nicht auf E-Mails antworten, die nicht arbeitsbezogen sind.
- Leeren Sie Ihren Posteingang, bevor Sie die Arbeit verlassen. Sie können dies erreichen, indem Sie projektbezogene Ordner erstellen, in denen Sie E-Mails zu bestimmten Problemen parken können. Wenn Sie Ihren Posteingang leer halten, sparen Sie Zeit, indem Sie nicht zum Kern gehörende Nachrichten aus Ihrer Aufmerksamkeit entfernen. Wenn es Elemente gibt, die innerhalb der nächsten Stunden oder am nächsten Tag unbedingt beachtet werden müssen, legen Sie sie in einen dringenden Ordner.
Einige andere zeitsparende Tipps
Behalten Sie im Auge, wie viel Zeit Sie wirklich verschwendet haben
Erstellen Sie eine einfache Tabelle, in die Sie die geschätzte Zeit eingeben können, die Sie für Kleinigkeiten verschwendet haben. Tun Sie dies täglich. Während Sie diese Gewohnheit entwickeln und beibehalten, werden Sie sich darin üben, unwichtige Dinge zu erkennen, wenn Sie ihnen begegnen.
Papierdokumente nur einmal verarbeiten
Sobald sie verarbeitet sind, können Sie sie ablegen, einreichen oder entfernen.
Direktnachricht Ihre Kollegen
Ein Spaziergang durch Ihr Büro oder zwischen Abteilungen kann Sie einige Stunden pro Woche kosten – und wir wissen, wie teuer das auf Jahresbasis ist. Sofern dies keine wichtige oder komplizierte Angelegenheit ist, ist die Verwendung von Direktnachrichten über ein Unternehmensnachrichtensystem oder einen genehmigten Webdienst häufig eine effizientere Methode, um schnell Antworten auf eine Vielzahl von Fragen zu erhalten.
Wissen, wo sich zu einem bestimmten Zeitpunkt alles befindet
Dies umfasst sowohl elektronische als auch Papierinformationen. Wenn Sie Ihre Zeit schätzen, verschwenden Sie sie nicht damit, nach Dingen zu suchen.
Teilen Sie Ihre Aufgaben in vier Kategorien ein:
- Dringend und wichtig: wie Finanz- und Rechnungslegungsberichte mit strengen und sich nähernden Fristen.
- Nicht dringend und wichtig: z. B. Vernetzung innerhalb Ihrer Finanzgruppe, Schulungskurse usw.
- Dringend und nicht wichtig: wie sporadische Nachrichten aus Ihrem Posteingang und „Anmeldetermine“ für Clubtreffen.
- Nicht dringend und nicht wichtig: z. B. zehnminütige Gespräche am Automaten, Überprüfung des Fantasy-Fußballs usw.
(Natürlich sollten Sie so viel Zeit wie möglich in der ersten Kategorie verbringen.)
Delegieren, Delegieren, Delegieren
Dies ist es, was Sie vom Rudel trennt, wenn Sie in der Organisation aufsteigen. Erledigen Sie Aufgaben, die nur Sie ausführen können. Wenn Sie Ihre Zeitmanagementfähigkeiten verbessern, werden Ihnen bald direkte Berichte zugewiesen. Weisen Sie Aufgaben zu, die Sie nicht so oft wie möglich selbst erledigen müssen. Sie sollten nur die Dinge tun, die Ihre Aufmerksamkeit oder Ihr Fachwissen unbedingt erfordern.
Verwalten Sie nicht Ihre Persönlichkeit
Finanzfachleute sollten über Zeitmanagementfähigkeiten verfügen, aber sie sollten auch eine Beziehung und einen guten Willen zu internen Kollegen und der externen Gemeinschaft haben. Wenn Sie sich ausschließlich auf die Zeit konzentrieren, können Sie aggressiv erscheinen, was viele Menschen abschreckt, wenn sie in Ihrer Nähe sind, auch in sozialen und geschäftlichen Entwicklungsumgebungen. Wenn Sie nicht aufpassen, werden Sie herumlaufen und denken, dass Sie der Zeitmanagement-Guru sind, aber Sie werden sich des Stempels „sozialer Idiot“ auf Ihrer Stirn überhaupt nicht bewusst sein.
Kommunikations, Führungs- und Geschäftsentwicklungsfähigkeiten sind ebenso wichtig wie Zeitmanagementfähigkeiten. Wenn Finanzfachleute in ihrer Karriere aufsteigen, reichen Zeitmanagementfähigkeiten allein nicht mehr aus, um die nächste Ebene (dh die Führungsebene) zu erreichen.
Das Fazit
Wenn Sie Ihr Leben schätzen, dann schätzen Sie Ihre Zeit. Das Arbeitsleben ist eine Unterkomponente des Gesamtbildes Ihres Lebens. Die Höhe des Beitrags und der Dienstleistungen, die Sie anderen leisten können, hängt von Ihrer Fähigkeit ab, die Ihnen zugewiesene begrenzte Zeit optimal zu nutzen. Denken Sie daran: Es sind die wichtigen Dinge, die Ihr Arbeitgeber von Ihnen erwartet. Ihr Arbeitgeber wird sich nicht um alles andere kümmern, und Sie sollten es auch nicht.