Zusammenfassung Planbeschreibung

Was ist eine zusammenfassende Planbeschreibung?

Eine zusammenfassende Planbeschreibung (Summary Plan Description, SPD) ist ein Dokument, das Arbeitgeber Mitarbeitern kostenlos zur Verfügung stellen müssen, die an Pensionsplänen oder Krankenversicherungsplänen teilnehmen, die vom Gesetz zur Sicherung des Ruhestandseinkommens abgedeckt sind. Die SPD ist eine detaillierte Anleitung zu den Vorteilen des Programms und zur Funktionsweise des Plans. Es muss beschreiben, wann Mitarbeiter zur Teilnahme am Plan berechtigt sind, wie Leistungen berechnet und gezahlt werden, wie Leistungen beansprucht werden und wann Leistungen unverfallbar werden.

Die SPD sollte in einer einfachen Sprache verfasst sein, die die Mitarbeiter verstehen können. Es muss den Plannamen und die vom Internal Revenue Service zugewiesene Nummer, den Namen und die Adresse des Arbeitgebers, den Namen und die Kontaktinformationen des Planverwalters, eine Erklärung zu den Rechten des Gesetzes über die Portabilität und Rechenschaftspflicht von Krankenversicherungen, ERISA-Angaben und Anleitungen zur Einreichung von Anträgen enthalten eine Beschwerde oder eine Berufung.

Grundlegendes zur Beschreibung des Zusammenfassungsplans

Wenn Sie zum ersten Mal eingestellt werden, sollten Sie innerhalb von 90 Tagen eine SPD erhalten, die die Gesundheits- und Altersversorgung Ihres neuen Arbeitgebers abdeckt. Das Unternehmen kann das Dokument elektronisch an Sie verteilen, wenn Sie regelmäßig einen Computer bei der Arbeit oder als Ausdruck verwenden. Wenn Sie nur eine elektronische Kopie erhalten, können Sie eine schriftliche Kopie anfordern.

Eine zusammenfassende Planbeschreibung sollte Ihre Fragen beantworten

Ein Plan sollte die Antworten auf die folgenden Fragen enthalten:

• Gibt es ein Mindestalter für die Teilnahme am Plan?
• Gibt es eine Mindestdienstanforderung, um an dem Plan teilzunehmen? Wenn ja, was ist das und wie wird es berechnet?
• Wann beginnt und endet das Planjahr? Läuft es vom 1. Januar bis 31. Dezember oder hat es unterschiedliche Start- und Enddaten? Diese Informationen sind wichtig für Krankenversicherungen, da Kontoinhaber wissen müssen, wann Ihr jährlicher Selbstbehalt zurückgesetzt wird.
• Mache ich Beiträge zum Plan oder kommen alle Beiträge von meinem Arbeitgeber?
• Erlaubt der Plan für Pensionspläne Rollover-Beiträge aus anderen Plänen? Kann ich beispielsweise mein 401 (k) von meinem früheren Arbeitgeber in diesen Plan übernehmen?
• Wie werden Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge für Altersversorgungspläne investiert? Gibt es Standardinvestitionen, für die das Geld verwendet wird, wenn ich keine bestimmten Investitionsoptionen auswähle? Wenn ja, was sind sie? Wie ändere ich meine Investitionsauswahl?
• Wann werde ich in den Pensionsplan aufgenommen? Bin ich sofort zu 100% unverfallbar oder muss ich eine bestimmte Anzahl von Jahren für das Unternehmen arbeiten, um teilweise oder vollständig unverfallbar zu werden?
• Darf ich von meinem Rentenkonto ausleihen? Wenn ja, wie lauten die Regeln?
• Was passiert mit meinen Leistungen, wenn ich behindert werde? Wenn ich die Firma verlasse? Wenn ich in Rente gehe? Wenn ich sterbe? Wenn ich mich beurlaube?

Eine zusammenfassende Planbeschreibung bietet Arbeitgeberschutz vor Klagen

Auf der Unternehmensseite sollten Arbeitgeber sicherstellen, dass ihre SPD alles abdeckt, was sie sollte. Ohne SPD oder unzureichende SPD setzen sich Arbeitgeber Klagen von Arbeitnehmern aus. Eine SPD, die den ERISA-Richtlinien folgt und Ausschlüsse und Einschränkungen klar festlegt, schützt das Unternehmen vor möglichen rechtlichen Schritten.

Die SPD sollte angeben, was einen Arbeitnehmer definiert, der Anspruch auf verschiedene Leistungen hat, und ob zu diesen Arbeitnehmern  unabhängige Auftragnehmer, Leiharbeiter, Ehepartner, Lebenspartner und Kinder gehören.

Besondere Überlegungen

Wenn 10% oder mehr Ihrer Mitarbeiter eine andere Sprache als Englisch sprechen, müssen Sie Ihre SPD auch in diesen anderen Sprachen veröffentlichen. Wenn Sie einen Anwalt beauftragen, der das ERISA-Recht versteht, um die SPD zu überprüfen, bevor Sie sie verteilen, können Sie sicherstellen, dass das Dokument vollständig, gründlich und genau ist und den staatlichen und bundesstaatlichen Gesetzen entspricht. Es kann Monate dauern, bis eine SPD von Anfang bis Ende erstellt ist. Wenn Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter es leicht verstehen, werden Beschwerden, Klagen und Fragen an die Mitarbeiter von verwirrten Mitarbeitern reduziert.

Arbeitgeber können die von ihnen angebotenen Leistungen regelmäßig ändern. In diesem Fall muss der Arbeitgeber alle Mitarbeiter schriftlich benachrichtigen, indem er ihnen eine überarbeitete SPD oder eine Zusammenfassung der wesentlichen Änderungen gibt, in denen die Änderungen an der SPD erläutert werden. Das Unternehmen muss die Benachrichtigung innerhalb von 60 Tagen nach Inkrafttreten der Änderung verteilen, wenn dadurch die Deckung oder die Leistungen verringert werden. Wenn die Änderungen weder die Deckung noch die Leistungen beeinträchtigen, sollte die Benachrichtigung innerhalb von 210 Tagen nach dem Ende des Planjahres, in dem die Änderung wirksam wurde, verteilt werden.