So füllen Sie ein I-9-Formular aus (Schritt für Schritt)
Was ist ein I-9-Formular?
Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen, müssen Sie überprüfen, ob die Person rechtlich berechtigt ist, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten. Sobald Sie ein Stellenangebot gemacht haben (aber nicht vorher), muss der neue Mitarbeiter die Berechtigung zur Arbeit in den USA nachweisen, indem er das Formular I-9 zur Bestätigung der Beschäftigungsberechtigung ausfüllt.
Als Arbeitgeber sind Sie dafür verantwortlich, dass dieses Formular der US-amerikanischen Staatsbürgerschafts- und Einwanderungsbehörde vom Arbeitnehmer und Ihnen ausgefüllt wird. Bewahren Sie das Formular mit Ihren anderen Arbeitsunterlagen auf – reichen Sie es nicht bei der Regierung ein.
Ausfüllen eines I-9-Formulars
Das Formular I-9 dient dazu, Informationen von neuen Mitarbeitern zu erhalten, die ihre Berechtigung zur legalen Arbeit in den USA nachweisen. Kein Arbeitnehmer ist vom Ausfüllen des Formulars befreit.
Das Formular I-9 besteht aus drei Teilen:
1. Teil I: Für den Mitarbeiter Identitätsstiftung
Dieser Teil des Formulars wird vom Mitarbeiter ausgefüllt. Dazu gehören Informationen wie der vollständige Name, die Adresse, das Geburtsdatum, die Sozialversicherungsnummer (sofern zutreffend), die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer des Mitarbeiters (die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer sind optional).
Dieser Teil wird auch verwendet, um – unter Strafe des Meineids – zu bestätigen, dass die Person gesetzlich berechtigt ist, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten, weil:
- Ein Einwohner
- Ein Nichtstaatsbürger der Vereinigten Staaten
- Ein rechtmäßiger ständiger Einwohner
- Ein in den USA befugter Ausländer Der Arbeitnehmer mussggf.das Ablaufdatum dieser Berechtigungeintragen.
Ein Arbeitnehmer, der ein Ausländer und arbeitsberechtigt ist, muss dieAusländerregistrierungsnummer (eine „A-Nummer“, die eine eindeutige 7, 8- oder 9-stellige Nummer ist, die einem Ausländer zugeordnet ist) oder die ZulassungsnummerFormular I-94 eingeben.
Der Arbeitnehmer muss das Formular unterschreiben und datieren. Falsche Angaben können Geld- und/oder Freiheitsstrafen nach sich ziehen.
Einige Mitarbeiter benötigen möglicherweise Unterstützung beim Ausfüllen ihres Teils des Formulars. Wenn der Arbeitnehmer minderjährig oder behindert ist (oder eine Übersetzung benötigt), muss die beim Ausfüllen des Formulars behilfliche Person (dh der Ersteller und/oder der Übersetzer) auch ihren Namen und ihre Anschrift sowie eine Unterschrift auf dem Formular angeben (auch unter Strafe des Meineids).
2. Teil II: Für den Arbeitgeber, Überprüfung der Unterlagen des Arbeitnehmers
Dieser Teil des Formulars wird vom Arbeitgeber ausgefüllt. Es beschreibt die Dokumente, die der Arbeitgeber überprüft hat, um die Berechtigung zur Beschäftigung zu überprüfen. Der Arbeitgeber sollte diese Maßnahme innerhalb von drei Tagen nach dem ersten Tag der Beschäftigung ergreifen. Der Arbeitgeber kann – muss aber nicht – eine Kopie der vorgelegten Dokumente erstellen.
Es gibt drei Listen von Dokumenten, die verwendet werden können. Die Art der verwendeten Dokumente bestimmt den Teil von Teil II, den der Arbeitgeber ausfüllen muss.
Liste A: Die Dokumente in dieser Liste belegen sowohl die Identität des Arbeitnehmers als auch die Beschäftigungsberechtigung. Ein Mitarbeiter muss nur eines der folgenden Formulare vorlegen, um die Dokumentpflicht zu erfüllen:
- US-Pass (oder US-Passcode)
- Daueraufenthaltskarte („ grüne Karte “) oder Ausländerbescheinigungskarte (technisch gesehen ist die grüne Karte das Formular I-551)
- Ausländischer Reisepass mit temporärem I-551-Stempel
- Dokument zur Arbeitserlaubnis, das ein Foto enthält (Formular I-766)
- Für einen nicht eingewanderten Ausländer mit Arbeitserlaubnis: ein ausländischer Reisepass und Formular I-94 (oder 94A) und eine Bestätigung des Nichteinwanderungsstatus des Ausländers, solange dieser nicht abgelaufen ist
- Reisepass der Föderierten Staaten von Mikronesien, Republik der Marshallinseln
Liste B: Die Dokumente in dieser Liste zeigen die Identität des Mitarbeiters. Wenn ein Mitarbeiter nicht ein Dokument aus hatListe A, ein Dokument aus derListe B hergestellt werden muss,und ein Dokument aus derListe C (unten).
- Von einem Staat ausgestellter Führerschein oder Personalausweis (sofern dieser einen Lichtbildausweis und andere persönliche Daten enthält)
- Schulausweis mit Lichtbild
- Wählerausweis
- US-Militärkarte oder Einberufungsprotokoll
- Personalausweis des Militärangehörigen
- Handelsmarinekarte der US-Küstenwache
- Stammesdokument der amerikanischen Ureinwohner
- Von einer kanadischen Regierungsbehörde ausgestellter Führerschein
Für Minderjährige (unter 18 Jahren), die eines der Dokumente in Liste B nicht vorlegen können, sind alternative Dokumente, die zum Nachweis der Identität des Arbeitnehmers akzeptiert werden können, ein Schulzeugnis oder ein Zeugnis;Kunden, Arzt- oder Krankenhausakte;oder ein Kita- oder Kindergartenprotokoll.
Liste C: Dieses Dokument legt die Arbeitserlaubnis des Arbeitnehmers in den Vereinigten Staaten fest. Wenn der Mitarbeiter kein Dokument aus Liste A erstellen kann, muss er eines aus Liste Bund eines ausListe C erstellen.
- Karte mit der Kontonummer der Sozialversicherung (es sei denn, auf der Karte steht: nicht gültig für Beschäftigung, gültig nur für Arbeit mit INS-Genehmigung oder gültig für Arbeit nur mit DHS-Genehmigung)
- Geburtsurkunde im Ausland, ausgestellt vom Außenministerium (Formular FS-545)
- Geburtsurkunde ausgestellt vom Außenministerium (Formular DS-1350)
- Original oder beglaubigte Kopie einer Geburtsurkunde, die von einem Staat, einem Bezirk, einer Gemeindebehörde oder einem Territorium der USA ausgestellt wurde und ein offizielles Siegel trägt
- Stammesdokument der amerikanischen Ureinwohner
- US-Bürgerausweis (Formular I-197)
- Personalausweis zur Verwendung durch einen in den Vereinigten Staaten ansässigen Staatsbürger (Formular I-179)
- Arbeitsgenehmigungsdokument, ausgestellt vom Department of Homeland Security
Wie im Fall des Arbeitnehmers muss der Arbeitgeber unter Androhung des Meineids bestätigen, dass er die erforderlichen Dokumente geprüft hat, sich für echt hält und nach bestem Wissen davon überzeugt ist, dass der Arbeitnehmer berechtigt ist, in den USA zu arbeiten Beglaubigungsabschnitt muss der Arbeitgeber den ersten Tag der Beschäftigung des Arbeitnehmers sowie andere Arbeitgeberinformationen (Name des Unternehmens, Titel der Person, die das Formular unterschreibt, und Anschrift des Unternehmens) notieren.
3. Teil III: Für den Arbeitgeber bei der Wiedereinstellung
Dieser Teil des Formulars wird ebenfalls nur vom Arbeitgeber ausgefüllt, wird aber nur bei der erneuten Überprüfung bei der Wiedereinstellung eines Arbeitnehmers verwendet. Wenn ein Arbeitnehmer innerhalb von drei Jahren nach dem Datum der ursprünglichen I-9 wieder eingestellt wird, kann der Arbeitgeber diesen Abschnitt oder eine neue I-9 ausfüllen.
Wenn dieser Teil ausgefüllt werden muss, listet der Arbeitgeber lediglich den Namen des Arbeitnehmers (oder den neuen Namen, wenn der Arbeitnehmer eine Namensänderung hatte) und das Datum der Wiedereinstellung auf. Wenn die bisherige Arbeitserlaubnis abgelaufen ist, aber jetzt verlängert wurde, geben Sie die Informationen über das Dokument ein, aus dem die Erlaubnis hervorgeht (Dokumenttitel, Nummer und Ablaufdatum der neuen Arbeitserlaubnis).
Wie bei den anderen Teilen muss der Mitarbeiter unter Strafe des Meineids unterschreiben, dass er das vorgelegte Dokument für echt hält und dass der Mitarbeiter berechtigt ist, in den USA zu arbeiten.
Die Quintessenz
Arbeitgeber müssen I-9 für den späteren Zeitraum von drei Jahren ab dem Datum der Einstellung oder ein Jahr nach dem Datum des Beschäftigungsendes aufbewahren. Von Zeit zu Zeit kann die Bundesregierung Ihre Beschäftigungsunterlagen überprüfen. Wenn Sie I-9 nicht vorlegen, können Sie zivil- und/oder strafrechtlich verfolgt werden. Weitere Informationen zum I-9 finden Sie im „Handbuch für Arbeitgeber: Anleitung zum Ausfüllen des Formulars I-9“. Bei weiteren Fragen zum I-9 können Sie sich auch an einen Anwalt für Arbeitsrecht wenden.