Angebotsanfrage (RFQ)
Was ist eine Angebotsanfrage?
Eine Angebotsanfrage (RFQ), auch bekannt als Ausschreibung (IFB), ist ein Prozess, bei dem ein Unternehmen ausgewählte Lieferanten und Auftragnehmer auffordert, Preisangebote und Angebote für die Erfüllung bestimmter Aufgaben oder Projekte abzugeben. Der RFQ-Prozess ist besonders wichtig für Unternehmen, die eine konsistente Lieferung einer bestimmten Anzahl von Standardprodukten benötigen. Unternehmen können RFQs allein oder vor einer Ausschreibung (RFP) senden.
So funktionieren Angebotsanfragen
Eine RFQ ist normalerweise der erste Schritt bei der Einreichung einer Angebotsanfrage (RFP). Diese beiden Dokumente sind ähnlich, da sie Details zu den erforderlichen Projekten oder Dienstleistungen enthalten. In RFQs wird jedoch im Allgemeinen ein umfassenderes Preisangebot angefordert. Außerdem erstellen Unternehmen normalerweise RFQs für generische Produkte, bei denen die benötigte Menge bekannt ist, und RFPs sind für einzigartige Nischenprojekte gedacht, bei denen Mengen und Spezifikationen unbekannt sind.
Die zentralen Thesen
- Eine Angebotsanfrage (RFQ) ist ein Geschäftsprozess, bei dem ein Unternehmen Angebote von ausgewählten Lieferanten und Auftragnehmern für eine bestimmte Aufgabe oder ein bestimmtes Projekt einholt.
- Eine RFQ kann allein oder zusammen mit einer Angebotsanfrage (RFP) gesendet werden.
- Ein Unternehmen sendet in der Regel eine Anfrage, wenn die Menge für ein Standardprodukt bekannt ist und der Bedarf noch besteht.
- RFQs generieren keine unaufgeforderten Angebote und Angebote, da Unternehmen auf bestimmte Anbieter und Auftragnehmer abzielen.
Neben der Preisgestaltung können RFQs Details wie Zahlungsbedingungen, Faktoren, die die Angebotsauswahl eines Unternehmens beeinflussen könnten, die Einreichungsfrist und dergleichen enthalten. Eine Behörde, die beispielsweise 500 Computer mit einer bestimmten Festplattengröße und Verarbeitungsgeschwindigkeit kaufen möchte, würde als potenzielle Bieter eine RFQ an mehrere Anbieter senden.
Da das RFQ-Format innerhalb eines bestimmten Unternehmens einheitlich ist, kann das anfragende Unternehmen diese leicht vergleichen, wenn die RFQs mit Preisangeboten zurückkommen. Typischerweise besteht ein RFQ-Prozess aus vier Abschnitten: der Vorbereitungsphase, der Verarbeitungsphase, der Vergabephase und der Abschlussphase. Das Unternehmen vergibt den Auftrag in der Regel an den Anbieter, der die Mindestqualifikationskriterien erfüllt und das niedrigste Angebot unterbreitet.
Besondere Überlegungen
RFQs sind keine öffentlichen Ankündigungen. Da das anfragende Unternehmen RFQs nur an vertrauenswürdige Unternehmen sendet, muss es keine langwierigen Beschaffungsdokumente erstellen. Außerdem kann ein Unternehmen im Gegensatz zu einer öffentlichen Aufforderung nur die Anzahl der angeforderten Angebote zurückerhalten, was ebenfalls Zeit spart.
Die Verwendung einer Anfrage reduziert den Zeitaufwand für die Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen. Es bietet auch ein gewisses Maß an Sicherheit, da ein Unternehmen Angebote nur von Anbietern erhält, die es bevorzugt. Auf der anderen Seite kann es sein, dass ein Unternehmen den niedrigsten verfügbaren Preis verpasst oder sich über neue, qualitativ hochwertige Anbieter informiert, da Anfragen den Wettbewerb verringern.
Wenn ein Unternehmen als Antwort auf eine RFQ ein Angebot erhält, handelt es sich weder um ein Angebot noch um einen verbindlichen Vertrag. Der Anwalt bietet dem ausgewählten Verkäufer die Arbeit an, indem er ihm eine Bestellung zusendet, bei der es sich tatsächlich um einen Vertrag handelt, in dem die Bedingungen für die Arbeit festgelegt sind. Wenn ein Verkäufer die Bestellung annimmt und unterschreibt, beginnt der Vertrag.