Angebotsanfrage (RFP)
Was ist eine Angebotsanfrage (RFP)?
Eine Angebotsanfrage (RFP) ist ein Geschäftsdokument, das ein Projekt ankündigt, beschreibt und Angebote von qualifizierten Auftragnehmern einholt, um es abzuschließen. Die meisten Organisationen ziehen es vor, ihre Projekte mit RFPs zu starten, und viele Regierungen verwenden sie immer.
Bei der Verwendung einer Ausschreibung ist die Stelle, die die Angebote anfordert, dafür verantwortlich, die Durchführbarkeit der eingereichten Angebote, die finanzielle Gesundheit der anbietenden Unternehmen und die Fähigkeit jedes Bieters zur Durchführung des Projekts zu bewerten.
Die zentralen Thesen
- Ein Request for Proposal (RFP) ist eine von einer Organisation öffentlich veröffentlichte Projektankündigung, die darauf hinweist, dass Angebote für Auftragnehmer zur Fertigstellung des Projekts eingeholt werden.
- Das RFP definiert das Projekt sowohl für das Unternehmen, das es herausgibt, als auch für die Unternehmen, die darauf reagieren.
- Das RFP beschreibt das Projekt, seine Ziele und die Organisation, die es sponsert, und umreißt das Ausschreibungsverfahren und die Vertragsbedingungen.
- RFPs werden von den meisten Regierungsbehörden und vielen privaten Unternehmen und Organisationen verwendet.
- Die Alternative ist ein weniger formeller Prozess, bei dem möglicherweise nicht der beste Anbieter und der beste Plan für die Durchführung eines Projekts ermittelt werden.
Verstehen einer Angebotsanfrage (RFP)
RFPs werden für komplexe Projekte verwendet, die oft eine Reihe von Unterauftragnehmern erfordern. Sie beschreiben die ausschreibende Organisation, den Umfang des durchgeführten Projekts und die Kriterien für die Bewertung der Einreichungen. Sie beschreiben auch das Bieterverfahren und die Vertragsbedingungen.
Die Anfragen umfassen eine Leistungsbeschreibung, in der die vom erfolgreichen Bieter auszuführenden Aufgaben und der Zeitplan für die Fertigstellung der Arbeiten beschrieben werden.
RFPs beraten Bieter auch bei der Erstellung von Angeboten und geben konkrete Hinweise zur Formatierung und Präsentation der Angebote. Sie enthalten in der Regel Anweisungen, welche Informationen der Bieter enthalten muss und welches Format gewünscht wird.
Der Vorschlag sollte nicht so detailliert sein, dass er die Kreativität des Auftragnehmers behindert, oder so vage, dass der Auftragnehmer ratlos bleibt.
Die meisten RFPs werden von Regierungsbehörden und anderen Organisationen des öffentlichen Sektors herausgegeben. Sie sind im Allgemeinen verpflichtet, den Wettbewerb zwischen privaten Unternehmen zu öffnen und Vorurteile aus dem Prozess zu entfernen. Die Agenturen wollen sicherstellen, dass sie das niedrigste und wettbewerbsfähigste Angebot erhalten.
Jede private oder öffentliche Organisation kann jedoch eine Ausschreibung veröffentlichen, um mehrere Angebote und eine Vielzahl von Perspektiven auf das Projekt zu erhalten.
Zum Beispiel kann ein Unternehmen, das seinen Berichtsprozess von einem papierbasierten System auf ein computerbasiertes System umstellen möchte, eine Angebotsanfrage für Hardware, Software und ein Benutzerschulungsprogramm einreichen, um das neue System einzurichten und in das neue System zu integrieren Unternehmen. Ein wettbewerbsorientiertes Bieterverfahren kann ihnen einen besseren Einblick in die verfügbaren Alternativen geben.
Anforderungen an eine Ausschreibung (RFP)
Regierungsbehörden oder andere Stellen müssen möglicherweise Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen ausgeben, um einen vollständigen und offenen Wettbewerb zu ermöglichen und die Kosten einer Lösung zu senken. Die Annahme eines Angebots, das den Spezifikationen am besten entspricht, bedeutet möglicherweise nicht immer das günstigste Angebot.
Die geschickte Erstellung einer Angebotsanfrage kann den Erfolg oder Misserfolg der resultierenden Lösung sicherstellen. Wenn die spezifizierten Anforderungen zu ungenau sind, kann der Bieter keine adäquate Lösung für das Problem konzipieren und umsetzen. Wenn die Anforderungen zu detailliert und restriktiv sind, kann die Innovation der Bieter eingeschränkt sein.
Der RFP-Prozess beginnt mit der Erstellung einer Angebotsanfrage. Bieter prüfen die Ausschreibung und unterbreiten Verbesserungsvorschläge. Nach der Umsetzung des Feedbacks erfolgt die endgültige Angebotsanfrage. Die Bieter reichen dann ihre Vorschläge ein.
Der Kunde schränkt die Auswahl auf eine kleine Bietergruppe ein und verhandelt über Preise und technische Details. Der Kunde kann die verbleibenden Bieter auffordern, vor Auftragsvergabe ein bestes und endgültiges Angebot abzugeben. Der Vertrag wird dann dem Unternehmen vorgelegt, das die beste Lösung für das Problem bietet.
Vorteile einer Angebotsanfrage (RFP)
Ein RFP ist teilweise eine Werbung. Es kündigt an, dass ein Projekt im Gange ist, und öffnet die Tür für qualifizierte Kandidaten, die den Job erledigen können.
In der Regierung wurde das RFP eingeführt, um sicherzustellen, dass Vetternwirtschaft als Faktor bei der Belohnung von Verträgen beseitigt wird. Es öffnet auch den Prozess für den Wettbewerb, wodurch die Projektkosten voraussichtlich niedriger bleiben.
Die Alternative zu einem RFP ist ein weniger formeller Prozess, bei dem ein Projektmanager nach potenziellen Anbietern für ein Projekt suchen und identifizieren muss. Je nachdem, wie umfangreich die Suche ist, können die möglichen Antworten eingeschränkt werden. Neue Anbieter und innovative Antworten werden möglicherweise weniger entdeckt.
RFP vs. RFQ vs. RFI
Eine Angebotsanfrage (RFP), Angebotsanfrage (RFQ) und Informationsanfrage (RFI) sind drei verschiedene Arten von Dokumenten, die Unternehmen und andere Einrichtungen verwenden, um die Geschäftswelt nach Lieferanten oder Auftragnehmern zu erreichen, die sie möglicherweise in der Lage sind arbeiten mit.
- Eine Aufforderung zur Angebotsabgabe, wie oben erwähnt, kündigt ein bestimmtes geplantes Projekt an und wirbt um Auftragnehmer, die in der Lage sind, die Arbeit zu erledigen.
- Eine Angebotsanfrage (RFQ) ist eine Aufforderung an eine Reihe von Lieferanten, die um Angebote für einen Vertrag zur Lieferung bestimmter Produkte oder Dienstleistungen bitten. In der Anfrage müssen die benötigte Qualität und Quantität sowie der vom Unternehmen oder der Organisation gewünschte Zeitpunkt angegeben werden.
- Eine Informationsanfrage (RFI) ist eine Aufforderung an Lieferanten, schriftliche Informationen zu den Produkten und Dienstleistungen zu erhalten, die sie anbieten können. Es kann verwendet werden, um Informationen für eine Lieferantendatenbank für zukünftige Referenzen zu sammeln.
Beispiel für eine Angebotsanfrage (RFP)
Nehmen wir beispielsweise an, dass die Bundesbahnverwaltung eine Ausschreibung für Finanzierung, Planung, Bau, Betrieb und Instandhaltung eines Hochgeschwindigkeitsbahnsystems herausgibt.
Interessierte Parteien reichen Vorschläge ein, die den im Dokument beschriebenen Anforderungen entsprechen. Auf der Grundlage der fristgerecht eingegangenen Vorschläge setzt das Verkehrsministerium Kommissionen zur weiteren Prüfung und Entwicklung der Vorschläge ein.
Das DOT wählt den Vorschlag aus, der seine Ziele am besten umfasst, und beauftragt das Unternehmen mit der Ausführung der Arbeiten.
Ein Blick auf eine detaillierte Ausschreibung
Dieses Beispiel-RFP einer gemeinnützigen Organisation zeigt den Detaillierungsgrad, der in diesem Fall für eine geplante Überarbeitung der Website der Organisation erforderlich ist. Der Vorschlag beschreibt das Projekt, gibt einen Überblick über die Organisation und definiert ihre Ziele für ihre Website. Es beschreibt auch die Produkte und Dienstleistungen, die bereitgestellt werden sollen, und definiert in einigen Details den Inhalt, das Design und die Funktionalität der vorgeschlagenen Website.
Das Beispiel wird von TechSoup bereitgestellt, einer Website, die eine Bibliothek mit Anleitungen und Beispiel-RFPs für gemeinnützige Organisationen bereitstellt.
Häufig gestellte Fragen zur Angebotsanfrage (RFP)
Hier finden Sie Antworten auf einige häufig gestellte Fragen zu RFPs.
Was bedeutet RFP?
Ein Request for Proposal (RFP) ist eine offene Ausschreibung für ein neues Projekt, das von dem Unternehmen oder einer anderen Organisation, die es ausgibt, vorgeschlagen wird. Es soll den Wettbewerb eröffnen und eine Vielzahl von alternativen Vorschlägen anregen, die von den Planern des Projekts in Betracht gezogen werden könnten.
Was sind RFP-Anforderungen?
Ein RFP muss das Projekt ausreichend detailliert beschreiben und definieren, um tragfähige Antworten zu erhalten.
Der potenzielle Bieter sollte in der Lage sein, die Art des Unternehmens und die Ziele, die er mit dem Projekt erreichen möchte, zu verstehen. Das Projekt muss so detailliert definiert sein, dass der Bieter seinen Umfang und alle Produkte und Dienstleistungen, die zur Durchführung bereitgestellt werden müssen, klar verstehen kann. Auch das Format der erwarteten Vorschläge muss detailliert sein. Für den Vergleich und die Gegenüberstellung von Angeboten sind einheitliche Antworten erforderlich.
RFPs folgen einem ziemlich starren Format, obwohl dieses Format zwischen den Agenturen und Unternehmen, die sie erstellen, variieren kann. Dieses Beispiel des Center for Planning Excellence in Baton Rouge, Louisiana, zeigt die Elemente eines typischen RFP, einschließlich einer Einführung und eines Hintergrunds, einer Beschreibung der zu erbringenden Leistungen und Informationen zu den Auswahlkriterien.
Was ist der Unterschied zwischen RFP und RFQ?
Angenommen, ein Baumarkt erweitert seine Abteilung für Gartenbedarf und muss die Lieferanten finden, die zum Füllen seiner Regale erforderlich sind. Es könnte eine Angebotsanfrage (RFQ) an eine Reihe potenzieller Lieferanten von Gartenprodukten senden. Die Antworten werden es ihm ermöglichen, eine Beziehung zu einem oder mehreren Lieferanten der benötigten Menge und Qualität der von ihm benötigten Waren zu einem festgelegten Preis aufzubauen.
Wenn ein Unternehmen oder eine andere Organisation eine Anfrage sendet, weiß es genau, was es benötigt, und sucht den besten Lieferanten oder die besten Lieferanten.
Ein RFP ist ein offenerer Prozess. Das Unternehmen oder die Organisation sucht qualifizierte Auftragnehmer für die Durchführung eines neuen Projekts. Das Projekt und seine Ziele sind im Detail definiert, aber die Antworten lassen Raum für Kreativität. Beispielsweise kann eine Ausschreibung für einen Kinderpark es dem Auftragnehmer ermöglichen, die genaue Anordnung, Ausstattung und Ausstattung des Parks vorzuschlagen.
Wann würden Sie ein RFP verwenden?
Große und kleine Unternehmen haben in der Regel gerade genug Ressourcen, um den laufenden Betrieb aufrechtzuerhalten. Wenn sie ein neues Projekt übernehmen wollen, haben sie weder die Ressourcen noch das Know-how, um die Arbeitsbelastung zu erhöhen.
In solchen Fällen bietet das RFP dem Unternehmen eine effiziente Möglichkeit, das Fachwissen zu rekrutieren, das es für die Durchführung des Projekts benötigt.
Was passiert nach der Ausschreibung?
Dem RFP folgen die Ps. Die Vorschläge werden zur Begutachtung eingereicht. Je nach Größe und Umfang des Projekts kann diese Überprüfung ein mehrstufiger Prozess sein, an dem mehrere Ausschüsse beteiligt sind. Vor allem Regierungsbehörden sind nicht dafür bekannt, sich flink zu bewegen.
So lange es auch dauern mag, der Begutachtungsprozess wird genutzt, um die Vorschläge auf einige wenige Finalisten einzugrenzen, die möglicherweise aufgefordert werden, zusätzliche Informationen im Hinblick auf eine endgültige Auswahl und einen Starttermin für das Projekt einzureichen.
Das Fazit
Das RFP definiert das Projekt sowohl für das Unternehmen, das es herausgibt, als auch für die Unternehmen, die darauf reagieren. Ein gut geschriebenes RFP vermittelt die Absicht hinter dem Angebot und stellt sicher, dass das Endergebnis den Erwartungen entspricht.
Es sorgt auch für einen offenen Prozess. Im Idealfall antworten mehrere Bieter. Dies gibt der Organisation die Möglichkeit, eine Vielzahl von Ansätzen und Preisen zu studieren und diejenige auszuwählen, die ihren Bedürfnissen am besten entspricht.