Erstattungsplan

Was ist ein Erstattungsplan?

Ein Oberbegriff für verschiedene Arten von Plänen, die Mitarbeitern verschiedene Arten von arbeitsbezogenen Ausgaben erstatten. Diese Ausgaben können Arzt, Auto, Reise, Verpflegungs- und Unterhaltungskosten umfassen. Erstattungspläne werden von Arbeitgebern eingeführt, um es ihnen zu ermöglichen, einen genaueren Betrag der angefallenen Arbeitnehmerausgaben zu bezahlen, anstatt eine breite Zulage oder eine Erhöhung der Vergütung zur Deckung dieser Kosten vorsehen zu müssen.

Erstattungsplan verstehen

Erstattungspläne können viele Formen annehmen, wie z. B. rechenschaftspflichtige und nicht rechenschaftspflichtige Pläne, geringfügige Nebenleistungen oder Kfz-Kilometer- und Reisekostenzuschüsse. Für Ausgaben, die im Rahmen eines Erstattungsplans gedeckt sind, können Arbeitnehmer keinerlei persönliche Abzüge vornehmen. Die Arbeitnehmer müssen ausreichend detaillierte Aufzeichnungen über die Ausgaben in Form von Protokollen oder Quittungen vorlegen, damit Arbeitgeber die Erstattungen abziehen können.

In der IRS-Publikation 535, Geschäftskosten, heißt es: „Um abzugsfähig zu sein, müssen Geschäftskosten sowohl gewöhnlich als auch notwendig sein. Eine gewöhnliche Ausgabe ist eine, die in Ihrer Branche üblich und akzeptiert ist. Eine notwendige Ausgabe ist eine, die für Ihr Gewerbe oder Geschäft hilfreich und angemessen ist. Ein Aufwand muss nicht unabdingbar sein, um als notwendig angesehen zu werden.

Bestimmte Bundesstaaten wie Kalifornien verlangen von Arbeitgebern, die angemessenen arbeitsbezogenen Ausgaben der Mitarbeiter zu erstatten, und erhaltene Ausgabenerstattungen müssen nicht als Löhne oder Einkommen ausgewiesen werden. Damit dies jedoch geschehen kann, müssen die Arbeitgeber vorab einen schriftlichen Plan zur Rechenschaftslegung erstellen, und die Arbeitnehmer müssen ordnungsgemäß dokumentierte Ausgaben im Rahmen dieses Plans einreichen. Damit soll sichergestellt werden, dass die Spesenaufzeichnungen ordnungsgemäß, zeitgerecht und genau geführt werden. Viele Unternehmen haben Buchhalter oder Arbeitsberater, die die Ausgaben belegen und korrekte Berichte und Abzüge sicherstellen.

Eine Aufschlüsselung einiger gängiger Beispiele für Ausgaben am Arbeitsplatz, die eine Erstattung durch den Arbeitgeber erfordern würden, umfassen Folgendes:

• Transport: Die Kosten für alle arbeitsbedingten Reisen, einschließlich Fahrzeugkosten, Verpflegung, Unterkunft und Bewirtungskosten, die den Kriterien entsprechen, die in derIRS-Publikation 463, Reise, Bewirtungs, Geschenk- und Autokosten aufgeführt sind. Eine große Anzahl von Arbeitgebern erstattet Arbeitnehmern, die ihre privaten Fahrzeuge für geschäftliche Zwecke nutzen, einen Standardkilometersatz, der jährlich vom IRS festgelegt wird. Zum Beispiel beträgt der bundesstaatliche Standard-Kilometersatz für Unternehmen im Jahr 2021 56 Cent pro Meile (57,5 Cent pro Meile für 2020). Routinemäßige Fahrtkosten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz eines Arbeitnehmers gelten grundsätzlich nicht als erstattungsfähig.
• Lieferungen : Alle notwendigen Waren, die ein Mitarbeiter kauft, können zum Selbstkostenpreis erstattet werden, sofern sie nach einem rechenschaftspflichtigen Plan erstattet werden.
• Verpflegung und Unterhaltung : Essen und Unterhaltung Kosten innerhalb einer Steuerheim Mitarbeiter sind erstattungsfähigen, aber nur,wenn die Mahlzeiten / Unterhaltung in Frage nachweisbaren geschäftliche Zwecke hat.