Rückerstattung

Was ist ein Erstattungsplan?

Ein Oberbegriff für verschiedene Arten von Plänen, die den Mitarbeitern verschiedene Arten von arbeitsbedingten Ausgaben erstatten. Diese Ausgaben können Kosten für Medizin, Auto, Reise, Essen und Unterhaltung umfassen. Erstattungspläne werden von Arbeitgebern eingeführt, um es ihnen zu ermöglichen, einen genaueren Betrag der angefallenen Arbeitnehmerausgaben zu bezahlen, anstatt eine breite Zulage oder eine Erhöhung der Vergütung zur Deckung dieser Kosten vorsehen zu müssen.

Grundlegendes zum Erstattungsplan

Erstattungspläne können verschiedene Formen annehmen, z. B. rechenschaftspflichtige und nicht rechenschaftspflichtige Pläne, De-minimis-Nebenleistungen oder Kfz-Kilometer- und Reisekosten. Mitarbeiter können für Ausgaben, die im Rahmen eines Erstattungsplans gedeckt sind, keinerlei persönliche Abzüge vornehmen. Die Mitarbeiter müssen ausreichend detaillierte Aufzeichnungen über die Ausgaben über Protokolle oder Quittungen vorlegen, damit die Arbeitgeber die Erstattungen abziehen können.

In der IRS-Veröffentlichung 535, Geschäftskosten, heißt es: „Um abzugsfähig zu sein, müssen Geschäftsausgaben sowohl normal als auch notwendig sein. Eine normale Ausgabe ist eine, die in Ihrer Branche üblich und akzeptiert ist. Eine notwendige Ausgabe ist eine, die für Ihr Gewerbe oder Geschäft hilfreich und angemessen ist. Ein Aufwand muss nicht unbedingt erforderlich sein, um als notwendig erachtet zu werden.

In bestimmten Bundesstaaten wie Kalifornien müssen Arbeitgeber die angemessenen arbeitsbedingten Kosten der Arbeitnehmer erstatten, und erhaltene Kostenerstattungen müssen nicht als Löhne oder Einkommen ausgewiesen werden. Um dies zu erreichen, müssen die Arbeitgeber jedoch einen schriftlichen Plan zur Rechenschaftspflicht erstellen, und die Arbeitnehmer legen ordnungsgemäß dokumentierte Ausgaben im Rahmen dieses Plans vor. Damit soll sichergestellt werden, dass die Spesenabrechnungen rechtzeitig und genau ordnungsgemäß geführt werden. Viele Unternehmen haben Buchhalter oder Arbeitsberater, die die Ausgaben begründen und für eine korrekte Berichterstattung und Abzüge sorgen.

Eine Aufschlüsselung einiger gängiger Beispiele für Arbeitsplatzkosten, für die eine Erstattung durch den Arbeitgeber erforderlich wäre, umfasst Folgendes:

• Transport: Die Kosten für arbeitsbedingte Reisen, einschließlich Fahrzeugausgaben, Mahlzeiten, Unterkunft und Unterhaltungskosten, die die inIRS-Publikation 463, Reise, Unterhaltungs, Geschenk- und Autokosten aufgeführten Kriterien erfüllen. Eine hohe Anzahl von Arbeitgebern erstattet Arbeitnehmern, die ihre persönlichen Fahrzeuge für geschäftliche Zwecke nutzen, einen Standardkilometerzins, der jährlich vom IRS festgelegt wird. Beispielsweise beträgt der Standardkilometerzins des Bundes für Unternehmen im Jahr 2021 56 Cent pro Meile (57,5 Cent pro Meile für 2020). Routinemäßige Pendelkosten zwischen Haus und Arbeitsplatz eines Mitarbeiters werden im Allgemeinen nicht als erstattungsfähig angesehen.
• Lieferungen : Alle notwendigen Waren, die ein Mitarbeiter kauft, können zu Anschaffungskosten erstattet werden, sofern sie gemäß einem verantwortlichen Plan erstattet werden.
• Mahlzeiten und Unterhaltung : Die Kosten für Mahlzeiten und Unterhaltung, die im Steuerheim eines Mitarbeiters anfallen, werden erstattet, jedoch nur, wenn die betreffenden Mahlzeiten / Unterhaltung nachweislich geschäftlichen Zwecken dienen.