Erstattungsfähige Auslagen
Was sind erstattungsfähige Auslagen?
Erstattungsfähige Auslagen sind Dinge, die ein Mitarbeiter im Voraus bezahlt und die dann von seinem Unternehmen zurückgezahlt werden. Diese Auslagen sind häufig berufsbedingt und können von den Arbeitnehmern steuerlich abgesetzt werden, wenn sie nicht erstattet werden.
Die zentralen Thesen
- Erstattungsfähige Auslagen entstehen, wenn Sie etwas mit Ihrem eigenen Geld bezahlen und diese Kosten dann zurückerstattet werden.
- Diese sind häufig arbeitsbezogen und werden von Arbeitgebern für Reisen, Unterkunft, bestimmte Gesundheitsausgaben, Büromaterial usw. bezahlt.
- Auch Krankenversicherer verlangen manchmal von ihren Kunden, die Leistungen im Voraus zu bezahlen, und erstatten sie später über einen Schadenprozess.
Grundlegendes zu erstattungsfähigen Auslagen
Wenn beispielsweise ein Verkäufer jeden Tag zu mehreren Standorten fährt, um Kunden persönlich zu besuchen, ist der für Benzin ausgegebene Betrag eine erstattungsfähige Ausgabe. Manchmal wird sogar der Verschleiß, der durch übermäßige Kilometer auf einem privaten Pkw verursacht wird, der für die Arbeit verwendet wird, an einen Mitarbeiter zurückerstattet. Es hängt alles von der Unternehmenspolitik ab. Ein Mitarbeiter kann die Kilometer- und/oder Benzinkosten erfassen und der Abrechnung nachweisen, oder er kann den Abzug bei der Steuererklärung für das nächste Jahr verwenden.
Auch auf Reisen können erstattungsfähige Auslagen entstehen. Wenn ein Teil der Arbeit einer Person darin besteht, das ganze Jahr über in ein Flugzeug zu steigen und an Konferenzen teilzunehmen, werden Ausgaben wie Essen, Hotel, Flug, Trinkgeld usw. häufig erstattet. Einige Unternehmen entscheiden sich dafür, für alkoholische Getränke nicht zu bezahlen; Auch hier ist es eine Frage der Politik.
Eine andere Situation, die häufig Arbeitseinkäufe aus eigener Tasche erfordert, ist, wenn jemand täglich oder an einigen Tagen in der Woche von zu Hause aus arbeitet. Normalerweise geht ein Telearbeiter einfach in das örtliche Geschäft für Bürobedarf, um Artikel wie Druckpatronen, Papier, Computerzubehör usw. Auch diese Kosten sind erstattungsfähig, es sei denn, ein Mitarbeiter entscheidet sich dafür, sie als Steuerabzug für das nächste Jahr zu verwenden. Wenn ein Unternehmen seine Mitarbeiter erstattet, kann es alle Kosten als Betriebsausgaben absetzen, ohne dass sich dies auf die Steuern einer Person auswirkt.
Erstattungsfähige medizinische Kosten
Bei eigener Tasche zählen Selbstbehalte, Zuzahlungen und Mitversicherungen.
Krankenversicherungen haben Höchstbeträge aus eigener Tasche. Dies sind Obergrenzen für den Geldbetrag, den ein Versicherungsnehmer jedes Jahr für gedeckte Gesundheitskosten ausgeben kann. Der Affordable Care Act (ACA) verlangt, dass alle nicht-großväterlichen Gruppen- und Einzelpläne die jährlich aktualisierten Richtlinien für Eigenleistungen einhalten. Für 2020 beträgt das Auslagenlimit 8.200 USD für die Einzelversicherung und 16.400 USD für die Familienversicherung. Während Pläne keine Höchstbeträge aus eigener Tasche haben können, die über diesen Grenzen liegen, bieten viele auch niedrigere Höchstbeträge.
Pflichten der Mitarbeiter
Mitarbeiter sollten täglich genaue Aufzeichnungen über die Ausgaben führen und Quittungen auf Formularen vorlegen, die entweder von ihrem Unternehmen oder online bereitgestellt und nach einem festgelegten Zeitplan an die Buchhaltungsabteilung weitergeleitet werden. Alle Kilometer sollten protokolliert werden, einschließlich Kilometerstand, Datum und Standort. Pendelmeilen sind jedoch nicht erstattungsfähig.
In vielen Fällen ist es für beide Seiten von Vorteil und einfacher, wenn ein Arbeitgeber die Spesen vorzeitig bezahlt. Es kann Buchhaltungszeit sparen und verhindern, dass ein Mitarbeiter persönliches Geld für geschäftliche Zwecke ausgeben muss, wenn es eine Härte darstellen könnte.
Eine andere Art und Weise, wie Unternehmen Ausgaben abwickeln, besteht darin, eine Firmenkreditkarte in ihrem Namen bereitzustellen, und der Restbetrag wird direkt an die Händler ausgezahlt.
Eine erstattungsfähige Auslage für einen Vertriebsmitarbeiter kann eine Restaurantrechnung für die Werbung um einen potenziellen Kunden oder die Benzinkosten für die Fahrt zu einem Verkaufskurs in einer benachbarten Stadt sein. Die meisten Unternehmen haben Richtlinien, die den Mitarbeitern helfen, festzustellen, welche Ausgaben als erstattungsfähige Auslagen gelten und welche nicht. Normalerweise müssen Mitarbeiter Quittungen aufbewahren und detaillierte Erklärungen für ihre Einkäufe abgeben.