Erstattungsfähige Auslagenkosten
Was sind erstattungsfähige Auslagenkosten?
Erstattungsfähige Auslagen sind Dinge, die ein Mitarbeiter im Voraus bezahlt und die dann von seinem Unternehmen zurückgezahlt werden. Diese Auslagen sind häufig arbeitsbedingt und können für Mitarbeiter steuerlich absetzbar sein, wenn sie nicht erstattet werden.
Die zentralen Thesen
- Erstattungsfähige Auslagen entstehen, wenn Sie etwas mit Ihrem eigenen Geld bezahlen und diese Kosten dann zurückzahlen.
- Diese sind oft arbeitsbezogen und werden von Arbeitgebern für Reisen, Unterkunft, bestimmte Gesundheitsausgaben, Büromaterial usw. bezahlt.
- Krankenversicherer verlangen manchmal auch von ihren Kunden, dass sie die Leistungen im Voraus bezahlen, und erstatten sie diese später über ein Schadenverfahren.
Grundlegendes zu erstattungsfähigen Auslagenkosten
Wenn ein Verkäufer beispielsweise jeden Tag zu mehreren Standorten fährt, um Kunden persönlich zu besuchen, ist der für Benzin ausgegebene Betrag eine erstattungsfähige Ausgabe. Manchmal wird sogar die Abnutzung, die durch übermäßige Kilometer an einem für die Arbeit verwendeten Privatwagen verursacht wird, an einen Mitarbeiter zurückgezahlt. Es hängt alles von der Unternehmenspolitik ab. Ein Mitarbeiter kann die Kilometer- und / oder Gaskosten erfassen und einen Nachweis zur Zahlungsabrechnung vorlegen, oder er kann sich dafür entscheiden, den Abzug bei der Einreichung der Steuern für das nächste Jahr zu verwenden.
Auf Reisen können auch erstattungsfähige Auslagenkosten anfallen. Wenn ein Teil der Arbeit einer Person darin besteht, das ganze Jahr über in ein Flugzeug zu steigen und an Konferenzen teilzunehmen, werden Ausgaben wie Essen, Hotel, Flug, Trinkgeld usw. häufig erstattet. Einige Unternehmen entscheiden sich dafür, nicht für alkoholische Getränke zu bezahlen. Auch hier ist es eine Frage der Politik.
Eine andere Situation, die häufig Einkäufe aus eigener Tasche erfordert, besteht darin, dass jemand jeden Tag oder einige Tage in der Woche von zu Hause aus arbeitet. Normalerweise betritt ein Telearbeiter nur das örtliche Bürobedarfsgeschäft, um Artikel wie Druckpatronen, Papier, Computerzubehör usw. zu kaufen, oder lädt die erforderlichen Anwendungen online herunter, wenn ein Unternehmen sie nicht über ein verbundenes Netzwerk und mithilfe der IT bereitstellt. Auch diese Kosten sind erstattungsfähig, es sei denn, ein Mitarbeiter verwendet sie als Abzug von den Steuern des nächsten Jahres. Wenn ein Unternehmen Mitarbeiter erstattet, kann es alle Kosten als Geschäftskosten abziehen, ohne dass dies Auswirkungen auf die Steuern einer Person hat.
Erstattungsfähige Krankheitskosten
Bei den Zuzahlungen und Mitversicherungen.
Krankenversicherungen haben Auslagenhöchstbeträge. Dies sind Obergrenzen für den Geldbetrag, den ein Versicherungsnehmer jedes Jahr für gedeckte Gesundheitsausgaben ausgeben kann. Das Affordable Care Act (ACA) schreibt vor, dass alle nicht-großväterlichen Gruppen- und Einzelpläne die jährlich aktualisierten Richtlinien für Auslagenhöchstbeträge einhalten müssen. Für 2020 beträgt das Auslagenlimit 8.200 USD für die Einzelversicherung und 16.400 USD für die Familienversicherung. Während Pläne keine Auslagenmaxima haben können, die über diesen Grenzwerten liegen, bieten viele niedrigere Höchstwerte an.
Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter
Die Mitarbeiter sollten genaue tägliche Aufzeichnungen über die Ausgaben führen und Belege auf Formularen vorlegen, die entweder von ihren Unternehmen oder online bereitgestellt und nach einem festgelegten Zeitplan an die Buchhaltungsabteilung weitergeleitet werden. Alle Kilometer sollten protokolliert werden, einschließlich Kilometerstände, Daten und Orte. Pendelmeilen werden jedoch nicht erstattet.
In vielen Fällen ist es für beide Seiten vorteilhaft und einfacher, wenn ein Arbeitgeber die Ausgaben im Voraus bezahlt. Dies kann Abrechnungszeit sparen und verhindern, dass ein Mitarbeiter persönliches Geld für Geschäfte ausgeben muss, wenn dies eine Schwierigkeit darstellt.
Ein anderer Weg, wie Unternehmen mit Ausgaben umgehen, besteht darin, eine Firmenkreditkarte in ihrem Namen bereitzustellen, und der Restbetrag wird direkt an die Händler gezahlt.
Erstattungsfähige Kosten für einen Vertriebsmitarbeiter können eine Restaurantrechnung aus der Werbung für einen potenziellen Kunden oder die Benzinkosten für die Fahrt zu einem Verkaufskurs in einer Nachbarstadt sein. Die meisten Unternehmen haben Richtlinien, anhand derer die Mitarbeiter feststellen können, welche Ausgaben als erstattungsfähige Auslagen gelten und welche nicht. In der Regel müssen Mitarbeiter Quittungen aufbewahren und detaillierte Erläuterungen zu ihren Einkäufen geben.