Wann sollte ein Unternehmen Umsätze in seinen Büchern verbuchen?
Einnahmen aus der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens müssen im Hauptbuch erfasst und dann in jeder Berichtsperiode in einer Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesen werden. Nach den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) müssen die folgenden zwei Kriterien erfüllt sein, bevor das Unternehmen Einnahmen in seinen Büchern verbuchen kann:
- Ein kritisches Ereignis muss den Transaktionsprozess auslösen.
- Das aus der Transaktion resultierende Geld muss innerhalb einer gewissen Zuverlässigkeit messbar sein. Einfach ausgedrückt: Der Käufer der Waren eines Unternehmens muss Geld überweisen, das dem angegebenen Preisschild für diese Artikel entspricht.
Die zentralen Thesen
- Nach den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen muss ein Unternehmen, um Einnahmen in seinen Büchern zu verbuchen, ein kritisches Ereignis als Signal für eine Transaktion, wie den Verkauf von Waren oder ein vertraglich vereinbartes Projekt, und eine Zahlung für das Produkt oder die Dienstleistung voraussetzen der dem angegebenen Preis oder dem vereinbarten Honorar entspricht.
- Umsatzerlöse werden erfasst, wenn sie erzielt wurden, nicht unbedingt, wenn sie erhalten wurden.
- Umsätze werden oft in einer gleichzeitigen Transaktion erzielt und erhalten, wie zum Beispiel wenn ein Kunde einen Einzelhandelskauf im Geschäft tätigt.
Kriterien für die Erfassung von Einnahmen
Um Umsätze zu erfassen, muss ein Unternehmen die folgenden zwei Kriterien erfüllen:
- Ein kritisches Ereignis muss den Transaktionsprozess auslösen.
- Das aus der Transaktion resultierende Geld muss innerhalb einer gewissen Zuverlässigkeit messbar sein. Einfach ausgedrückt: Der Käufer der Waren eines Unternehmens muss Gelder überweisen, die dem angegebenen Preis dieser Artikel entsprechen.
Beispiele für die Umsatzrealisierung
Stellen Sie sich das Szenario vor, in dem ein Bekleidungshändler Einnahmen verzeichnet, nachdem ein Kunde für eine neue Jeans bezahlt hat. Das kritische Ereignis tritt ein, wenn die Kassiererin den Strichcode scannt und die Ware für einen messbaren Betrag anruft, der dem auf dem Preisschild angegebenen Wert entspricht. Der Umsatzrealisierungsprozess ist abgeschlossen, nachdem der Kunde die Ware bezahlt hat. Wenn ein Kunde Waren zurückgibt, verbucht das Geschäft diese Transaktion separat in seinen Büchern, wodurch der Gesamtumsatz entsprechend reduziert wird.
Kompliziertere Szenarien können auftreten. Angenommen, die Verkehrsbehörde einer Stadt beauftragt ein Ingenieurbüro mit dem Bau einer Hauptstraße. Nehmen wir an, dies ist ein riesiges und komplexes Unterfangen, das voraussichtlich fünf Jahre in Anspruch nehmen wird. Abhängig vom vereinbarten Zahlungsplan kann das Ingenieurbüro Einnahmen auf verschiedene Weise verbuchen, obwohl die Endsumme gleich wäre. Zahlt die Kommune beispielsweise das gesamte Projekt im Voraus, würde das Ingenieurbüro zu diesem Zeitpunkt alle Einnahmen aus diesem Servicevertrag verbuchen. Aber in dem wahrscheinlicheren Szenario, in dem die Gemeinde Raten über die Laufzeit des Projekts austeilt, würde das Ingenieurbüro die Einnahmen in regelmäßigen Abständen erfassen, während die Gelder gesammelt werden. In diesem Beispiel ist das kritische Ereignis die Vertragsunterzeichnung und die messbaren Transaktionen sind die Fälle, in denen das Ingenieurbüro der Gemeinde erbrachte Leistungen in Rechnung stellt.
Praktiken der Umsatzrealisierung
GAAP schreibt vor, dass Umsatzerlöse erfasst werden, wenn sie realisiert und erwirtschaftet werden, nicht unbedingt nach Erhalt. Aber Einnahmen werden oft in einer gleichzeitigen Transaktion erzielt und erhalten, wie im oben genannten Beispiel eines Einzelhandelsgeschäfts. Doch das Beispiel eines Ingenieurbüros zeigt, wie es zu Verzögerungen zwischen Ertragsrealisierung und Zahlungseingang kommen kann.
Wann sollten Einnahmen erfasst werden?
Wenn das Ingenieurbüro 2018 Arbeiten in Rechnung stellt, sollten die Einnahmen nach GAAP 2018 verbucht werden – auch wenn die Stadt den Scheck erst 2019 kürzt. In bestimmten Branchen können jedoch Ausnahmen gemacht werden.