Der Zweck des W-9-Formulars
Unternehmen verwenden das IRS-Formular W-9, Request for Taxpayer Identification Number and Certification, um Informationen von Anbietern zu erhalten, die sie als unabhängige Auftragnehmer (auch Freiberufler genannt) einstellen. Wenn ein Unternehmen einem Auftragnehmer während eines Steuerjahres 600 USD oder mehr zahlt, muss es Melden Sie diese Zahlungen mithilfe einer Informationserklärung mit der Bezeichnung Form 1099-MISC an den Internal Revenue Service (IRS). Unternehmen verwenden den Namen, die Adresse und die Sozialversicherungsnummer oder die Steueridentifikationsnummer, die Auftragnehmer auf Formular W-9 angeben, um diese Informationserklärung auszufüllen. Weder der Absender noch der Empfänger sollten eine Kopie an den IRS senden.
Unternehmen, die unabhängige Auftragnehmer beauftragen, behalten für ihre unabhängigen Auftragnehmer keine Einkommens- oder Krankenversicherungssteuer oder Sozialversicherungssteuern ein, wie dies für ihre Mitarbeiter der Fall ist. Stattdessen sind Auftragnehmer für diese Verpflichtungen verantwortlich. Der IRS möchte jedoch immer noch wissen, wie viel diese Auftragnehmer erhalten haben, um sicherzustellen, dass sie die von ihnen geschuldeten Steuern zahlen, undverwendet das Formular 1099-MISC, um diese Informationen zu sammeln. Unternehmen senden kein Formular W-9 an das IRS.
Erforderliche Informationen auf Formular W-9
Im Formular W-9 werden der Name des unabhängigen Auftragnehmers, der Firmenname (sofern abweichend), die Geschäftseinheit (Einzelunternehmen, Personengesellschaft, C-Gesellschaft, S-Gesellschaft, Treuhandgesellschaft, Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder „sonstige“) und die Unternehmenssteuer abgefragt Identifikationsnummer (oder Sozialversicherungsnummer für Einzelunternehmer, die keine separate Steuernummer verwenden).
Das Formular W-9 fordert die ausfüllende Person außerdem auf, zu bestätigen, dass sie nicht dem Quellensteuerabzug unterliegt. Die meisten Steuerzahler sind dies nicht, aber wenn dies der Fall ist, muss das Unternehmen, das den unabhängigen Auftragnehmer einstellt, die Einkommenssteuer von dem Lohn des Auftragnehmers in Höhe von pauschal 24 % (für die Steuerjahre 2018–2025) einbehalten und an den IRS senden.
Da für das Formular W-9 die Angabe eines Steuerausweises oder einer Sozialversicherungsnummer erforderlich ist, müssen sowohl die Person, die es ausfüllt, als auch das Unternehmen, das das ausgefüllte Formular erhält, es während der Übermittlung und nach Erhalt sorgfältig schützen, um sich vor Identitätsdiebstahl zu schützen.
Wenn Sie ein W-9 nicht ausfüllen sollten
Ein unabhängiger Auftragnehmer, der ein unerwartetes W-9 erhält, sollte zögern, bevor er es ausfüllt, und prüfen, ob der Antragsteller einen berechtigten Grund hat, dieses Formular anzufordern. Finanzinstitute verwenden manchmal das Formular W-9, um Informationen von einem Kunden anzufordern, wenn er Dividenden oder Zinsen melden muss. Seien Sie hier vorsichtig: Das Finanzinstitut sollte Ihre Steuernummer wahrscheinlich bereits bei der Kontoeröffnung haben.
Eine weitere Situation, in der Sie mit dem Ausfüllen des Formulars W-9 zögern sollten, ist, wenn das Unternehmen, das Sie dazu auffordert, Ihr Arbeitgeber ist und Sie als Arbeitnehmer und nicht als unabhängiger Auftragnehmer eingestuft werden sollen. Der Unterschied ist erheblich.
Angestellter oder unabhängiger Auftragnehmer?
Wenn Sie ein Arbeitnehmer sind, wird Ihr Arbeitgeber Einkommensteuern einbehalten, Sozialversicherungs- und Krankenversicherungssteuern einbehalten und abführen sowie Arbeitslosensteuer auf Ihren Lohn zahlen. Wenn Sie ein unabhängiger Auftragnehmer sind, wird dies nicht der Fall sein. Das bedeutet, dass Sie für den Arbeitgeberanteil der Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern verantwortlich sind und dass Sie im Falle einer Entlassung keinen Anspruch auf Arbeitslosengeld haben.
Ein skrupelloser oder finanziell angeschlagener Arbeitgeber könnte versuchen, einen Mitarbeiter als unabhängigen Auftragnehmer einzustufen, um Geld zu sparen. Wenn Sie als selbstständiger Unternehmer eingestuft werden, kommen die Steuerersparnisse Ihres Arbeitgebers als Selbständigensteuer aus Ihrer Tasche. Sie sind auch dafür verantwortlich, Ihre geschätzten Steuern viermal im Jahr zu berechnen und zu zahlen undden Anhang C auszufüllen, wenn Sie Ihre jährliche Steuererklärung einreichen.
Es ist nicht immer klar, ob ein Arbeitnehmer ein Arbeitnehmer oder ein unabhängiger Auftragnehmer ist, aber im Allgemeinen ist es umso wahrscheinlicher, dass es sich um Arbeitnehmer handelt, je mehr Kontrolle das Unternehmen darüber hat, was Arbeitnehmer tun und wie sie es tun. Wenn Ihr Spidey-Gefühl zu kribbeln beginnt, wenn jemand, der Sie eingestellt hat, Sie als unabhängigen Auftragnehmer bezeichnet, ist das ein gutes Zeichen, und Sie sollten die Situation weiter untersuchen. Beginnen Sie mit der Überprüfung der IRS-Diskussion über den Unterschied zwischen den beiden. Wenn Sie ein Angestellter sind,sollten Sie das Formular W-4 ausfüllen, nicht das Formular W-9.
Hier ist ein Beispiel dafür, wann ein Arbeitgeber Ihren Status von einem Angestellten zu einem unabhängigen Auftragnehmer rechtmäßig ändern könnte. Sie sind Computerprogrammierer und müssen von Montag bis Freitag von 9 bis 18 Uhr ins Büro kommen. Das Unternehmen stellt Ihren Schreibtisch und Ihren Computer zur Verfügung.
Ab nächsten Monat müssen Sie Ihren Computer zur Verfügung stellen. Sie können von zu Hause oder von einem beliebigen entfernten Ort aus arbeiten und die Arbeit zu jeder gewünschten Zeit erledigen, solange Ihre Aufgaben termingerecht erledigt werden und Sie berufsbedingte Telefonanrufe und E-Mails pünktlich beantworten.
W-9 FAQs
Woher weiß ich, ob ich dem Quellensteuerabzug unterliege?
Hat Ihnen das IRS einen Brief geschickt, in dem Sie darüber informiert werden, dass Sie einer obligatorischen Sicherungsverweigerung unterliegen? Dies könnte passieren, wenn Sie nicht alle Ihre Zinsen und Dividenden in einer früheren Steuererklärung angegeben haben. Wenn Sie dieses Schreiben nicht erhalten haben und dem Antragsteller des Formulars W-9 Ihre Steueridentifikationsnummer mitteilen, unterliegen Sie keiner Sicherungsverweigerung. Wenn Sie der Quellensteuer unterliegen, streichen Sie Punkt 2 in Teil 2 des Formulars W-9 durch, bevor Sie es abschicken.
Was ist der sicherste Weg, um das Formular W-9 einzureichen?
Wenn Sie das Dokument persönlich abgeben können, ist das ideal. Andernfalls besteht eine Möglichkeit darin, einen kostenlosen Online-Dienst zu verwenden, um Ihr ausgefülltes Formular W-9 zu verschlüsseln und sicher per E-Mail an den Antragsteller zu senden. Sie können auch einen verschlüsselten File-Sharing-Dienst verwenden.
Eine andere Möglichkeit besteht darin, es über einen Dienst wie FedEx, UPS oder den Postdienst zu senden, obwohl es keine Garantie dafür gibt, dass Ihr Formular während des Transports nicht verloren geht, gestohlen oder manipuliert wird.
Es gibt auch keine Garantie dafür, dass der Empfänger das Formular sicher aufbewahrt, selbst wenn Sie es sicher senden, daher sollten Sie dies im Voraus erfragen.
Ist mein Unternehmen eine steuerbefreite Einrichtung?
Wenn Sie ein Einzelunternehmer sind, ist dies wahrscheinlich nicht der Fall. Wenn es sich um ein Unternehmen handelt, könnte dies der Fall sein, wenn es sich für den IRS-Steuerbefreiungsstatus qualifiziert.
Ich habe sowohl eine Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) als auch eine Sozialversicherungsnummer. Welche Nummer soll ich in das Formular eintragen?
Wenn Sie Einzelunternehmer sind, können Sie einen von beiden eingeben. Wenn Ihr Unternehmen eine LLC ist, die als Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft klassifiziert ist, verwenden Sie die EIN des Unternehmens. Wenn Ihr Unternehmen eine Gesellschaft mit einem einzigen Gesellschafter ist, die einenicht berücksichtigte juristische Person ist, geben Sie Ihre SSN oder EIN ein (nicht die EIN der juristischen Person).
Kann ich das Ausfüllen des Formulars W-9 verweigern?
Sicher. Wenn Sie auf eine berechtigte Anfrage hin ablehnen, wird Ihr Kunde Steuern in Höhe von 24% von Ihrem Lohn einbehalten. Die Buchhaltung könnte Sie auch als lästig empfinden und Ihren Kontakt anweisen, weitere Geschäfte mit Ihnen abzulehnen. Unternehmen sind vom IRS in hohem Maße verpflichtet, ein ausgefülltes Formular W-9 von jedem zu erhalten, an den sie im Laufe des Jahres 600 USD oder mehr zahlen. Bei Nichtbeachtung können Geldstrafen geahndet werden.
Wenn Sie jedoch der Meinung sind, dass die Person, die das Formular anfordert, nichts damit zu tun hat, danach zu fragen, ist eine Ablehnung wahrscheinlich eine gute Idee. Wenn Sie sich Sorgen machen, fragen Sie einen Steuerberater, was Sie tun sollen.
Wer könnte mich außer einem Kunden bitten, das Formular W-9 auszufüllen?
Eine Bank, eine Maklerfirma, ein Kreditinstitut, das eine Schuld storniert hat, oder der Aussteller eines Preises, den Sie gewonnen haben, könnten alle fragen. Wenn Sie während ihrer „12 Days of Giveaways“ zu Gast bei „Ellen“ Promotion, und die Talkshow-Produzenten bitten Sie, ein W-9 auszufüllen, bevor Sie gehen, können Sie davon ausgehen, dass die Anfrage legitim ist. Wenn Sie eine E-Mail erhalten, die besagt, dass Sie einen Preis für einen Wettbewerb gewonnen haben, an den Sie sich nicht erinnern können, daran teilzunehmen, möchten Sie dieser Person möglicherweise kein W-9 geben.
Hüten Sie sich vor W-9-Phishing-Betrug. Wenn Sie eine E-Mail-Anfrage für ein Formular W-9 erhalten und sich nicht sicher sind, ob es legitim ist, wenden Sie sich telefonisch an den vermeintlichen Absender (und verwenden Sie keine Telefonnummer in der verdächtigen E-Mail), um zu fragen, ob die Anfrage gültig ist. Angreifer sind raffiniert und können eine Nachricht so aussehen lassen, als käme sie von Ihrer Bank oder sogar von Ihrem Kunden. Und wenn Sie eine E-Mail vom IRS erhalten, handelt es sich definitiv um einen Phishing-Versuch, und Sie sollten die E-Mail an [email protected] weiterleiten. Der IRS nimmt keinen Kontakt mit Steuerzahlern per E-Mail auf.
Die Quintessenz
W-9-Formulare sind für unabhängige Auftragnehmer, auch Freiberufler genannt. Es ist wichtig, das Formular richtig auszufüllen – aber nur, wenn Sie sicher sind, dass es das richtige Formular zum Senden ist und die Anfrage echt ist.