Purchase-to-Pay
Was ist Purchase-to-Pay?
Purchase-to-Pay ist ein integriertes System, das den Einkauf von Waren und Dienstleistungen für ein Unternehmen vollständig automatisiert. Das System hat seinen Namen verdient, weil es alle Aspekte der Akquise vom Wareneinkauf bis zur Bezahlung des Verkäufers abwickelt. Die wichtigsten Vorteile von Purchase-to-Pay sind Effizienz, Kosteneinsparungen und erhöhte Transparenz bei Finanzen und Beschaffung.
Purchase-to-Pay verstehen
Das Purchase-to-Pay-System beginnt mit der Bestellanforderung, geht über die Beschaffung und endet mit der Zahlung. Die Anforderung ist der Prozess der formellen Anforderung einer Dienstleistung, eines Artikels oder eines Produkts mit einem Bestellformular. Die Beschaffung erfolgt mit Erhalt der Waren oder Dienstleistungen. Das System endet mit der Zahlung.
Die zentralen Thesen
- Purchase-to-Pay ist ein komplettes Einkaufssystem für Unternehmen vom Warenkauf bis zur Verkäuferzahlung.
- Purchase-to-Pay wird auch als P2P, Procure-to-Pay, eProcurement oder Req-to-Check bezeichnet.
- Der Purchase-to-Pay-Prozess ist automatisiert, spart Kosten und reduziert Risiken.
- Purchase-to-Pay ist nicht darauf ausgelegt, die Zahlung an Verkäufer zu beschleunigen, da dies nicht im Interesse von Unternehmen ist, die ihr Geld so lange wie möglich behalten möchten.
- Purchase-to-Pay-Systeme sollen die Effizienz und die Finanzkontrolle verbessern.
Purchase-to-Pay zielt darauf ab, den Einkaufsprozess zu optimieren, wodurch das Unternehmen durch bessere Finanzkontrollen und Effizienz profitiert. Dieses optimierte, integrierte System spart Kosten und reduziert das Risiko. Ein typisches Purchase-to-Pay-System umfasst fünf Schritte und Anforderungen für den Abschluss:
- Kataloge : Kataloge von bevorzugten Lieferanten sind die erste Voraussetzung in einem Purchase-to-Pay-System.
- Bestellanforderungen : Sobald ein Produkt aus einem Katalog ausgewählt wurde, sendet der Käufer eine Bestellanforderung an den entsprechenden Manager.
- Bestellworkflow : Eine Bestellung wird generiert, sobald die Bestellanforderung vom Manager genehmigt wurde.
- Rechnungsstellung : Dies ist eine wichtige Komponente eines Purchase-to-Pay-Systems, da die manuelle Bearbeitung von Rechnungen ein äußerst mühsamer und zeitaufwändiger Prozess ist. Die automatisierte Rechnungsverarbeitung spart Zeit und Geld und beinhaltet eine Abgleichsfunktion, die Bestellungen und Rechnungen abgleicht.
- Zahlung : Sobald eine Rechnung zur Zahlung freigegeben wurde, wird eine Datei im Kreditorensystem des Unternehmens erstellt. Die genehmigte Rechnung führt zur Zahlung an den Lieferanten bis zum Ende des Zeitraums, für den der Lieferant Kredit gewährt hat.
Purchase-to-Pay-Systeme sollen den Bezahlvorgang nicht beschleunigen. Dies wäre zwar ein lobenswertes Ziel, aber in Wirklichkeit hätte es für die meisten Unternehmen keine Priorität, da eine schnellere Zahlung von Rechnungen den Zeitpunkt ihrer eigenen Cashflows beeinflussen würde. Das Ziel eines Purchase-to-Pay-Systems besteht vielmehr darin, die Effizienz und die Finanzkontrolle zu verbessern, da Finanzabteilungen zeitnahe Einkaufsdaten zur Verfügung haben.
Schnelle Tatsache
Purchase-to-Pay-Systeme sind automatisierte Prozesse, die die Arbeitskosten senken und die Genauigkeit erhöhen.
Zu den Best Practices für Purchase-to-Pay-Systeme gehören eine solide Technologie, die einen einzigen Kontaktpunkt verwendet, wie ein Lieferantenportal, eine reduzierte Komplexität bei Katalogen und Einkaufskanälen und die Unterstützung durch das Top-Management. Es kann wichtige Daten darüber liefern, wie viel ausgegeben wird, welche Produkte oder Dienstleistungen erhalten werden und Lieferzeiten.