Proxy-Materialien
Was sind Proxy-Materialien?
Proxy-Materialien (auch als Proxy Statement bekannt ) sind Dokumente, die von öffentlich-rechtlichen Körperschaften bereitgestellt werden, damit Aktionäre verstehen, wie sie auf Aktionärsversammlungen abstimmen und informierte Entscheidungen über die Übertragung ihrer Stimmen an einen Stimmrechtsvertreter treffen können.
Diese werden von der Securities & Exchange Commission (SEC) gemäß dem Securities Exchange Act von 1934 Abschnitt 14(a)reguliert. Die Gesellschaft schickt die Unterlagen 30 bis 40 Tage vor einer jährlichen Aktionärsversammlung. Es soll den Aktionären versichern, dass der Betrieb reibungslos abläuft, und Stimmen für potenzielle Unternehmensentscheidungen wie die Wahl neuer Direktoren einholen.
Die zentralen Thesen
- Stimmrechtsunterlagen werden von den Unternehmen allen Aktionären vor der Jahreshauptversammlung zur Verfügung gestellt.
- Diese Materialien ermöglichen es Aktionären, eine informierte Entscheidung darüber zu treffen, wie sie ihr Stimmrecht einem Stimmrechtsvertreter zuordnen sollen, wenn sie an der Versammlung nicht teilnehmen können.
- Proxy-Materialien sind sowohl erforderlich als auch von der SEC reguliert.
Informationen zu Proxy-Materialien
Proxy-Materialien gemäß den SEC-Vorschriften veranschaulichen spezifische Unternehmensinformationen, damit Anleger ein klares Bild von den unter bestimmten Umständen zu befolgenden Verfahren haben. Beispielsweise muss in den Proxy-Materialien eines Unternehmens angegeben werden, ob es ein Standardverfahren für Aktionäre gibt, um den Verwaltungsrat zu kontaktieren, und falls keines vorhanden ist, müssen die Proxy-Materialien spezifische Gründe für das Fehlen eines solchen Prozessesangeben. Sie verlangt von börsennotierten Unternehmen, den Aktionären jährlich relevante Materialien zur Verfügung zu stellen, von denen einige unter anderem die Funktionsweise des Unternehmens, die Abstimmungsverfahren, die Anzahl der ausstehenden Aktien, die Vergütung der Geschäftsleitung und die Zusammensetzung des Verwaltungsrats sowie andere relevante Informationen beschreiben.
Andere in den Stimmrechtsunterlagen enthaltene Informationen beschreiben das Management, Aktionärsvorschläge und Hintergrundinformationen, die Aktionären helfen können, eine fundierte Abstimmung vorzunehmen.
Ab 2009 verlangt die SEC von allen börsennotierten Unternehmen, Proxy-Materialien auf ihrer Investor-Relations-Website zu veröffentlichen.
Da es zu Chaos kommen würde, wenn jeder Aktionär auf der Hauptversammlung eine Stimme abgeben würde, wird ihm eine Vollmachtskarte oder ein Stimmweisungsformular zur Verfügung gestellt, um im Voraus eine Entscheidung zu treffen. In der Vollmachtserklärung wird angegeben, wie viele Aktien ein Anleger besitzt und welche stimmberechtigt sind. Wenn Anleger Aktien in den Vereinigten Staaten besitzen, liegt der Nachweisstichtag – der Stichtag für den Erhalt von Dividenden und Stimmen der Aktionäre – vor der vom Unternehmen festgesetzten Jahresversammlung. Der Besitz von Aktien vor dem Stichtag gewährt den Aktionären Stimmrechte für die bevorstehende Versammlung. Nicht jedes Land verwendet ein Record-Date-System. In diesem Fall können Aktionäre ihre Stimme abgeben, wenn sie die Aktie während oder vor der Versammlung halten.
Anweisungen zur Stimmrechtsvertretung
Das Paket mit Vollmachtsmaterialien enthält Offenlegungsdokumente des Jahresberichts, der Vollmachtserklärung und vor allem eine Vollmachtskarte oder ein Stimmweisungsformular für die bevorstehende Hauptversammlung. Diese erhalten nur Aktionäre, wenn sie eingetragener Eigentümer oder wirtschaftlich Berechtigter sind. Ein registrierter Eigentümer oder Inhaber von Aufzeichnungen ist ein direkter Eigentümer von Unternehmensanteilen oder indirekter Eigentümer über eine Bank oder einen Makler.
Andererseits halten die wirtschaftlich Berechtigten Anteile ausschließlich über einen Broker-Dealer oder eine Bank. Die Mehrheit der Anleger in den Vereinigten Staaten besitzt Wertpapiere als wirtschaftliche Eigentümer. In diesem Fall verwenden sie ein Stimmzettel-Formular, um den Makler vor der Firmenversammlung anzuweisen, wie er abstimmen soll.