Fortschrittsabrechnungen
Was sind Fortschrittsabrechnungen?
Abschlagsrechnungen sind Rechnungen, in denen die Zahlung der bisher abgeschlossenen Arbeiten verlangt wird. Abschlagsrechnungen werden in verschiedenen Stadien eines Großprojekts erstellt und zur Zahlung vorgelegt.
Diese Art der Abrechnung ist bei Projekten mit langer Laufzeit üblich. Es ermöglicht der Abrechnungsperson – normalerweise einem Auftragnehmer –, das Projekt und sich selbst im Verlauf des Projekts zu finanzieren.
Die Abschlagsrechnung kann den ursprünglichen Vertragsbetrag, den Betrag, den der Kunde bisher bezahlt hat, sowie den Prozentsatz der Fertigstellung des Auftrags enthalten. Die Fortschrittsabrechnungen können jedoch andere Elemente enthalten, die Eigentümer und Auftragnehmer verstehen und ausarbeiten sollten, bevor die Arbeiten beginnen.
Die zentralen Thesen
- Teilabrechnungen sind Rechnungen, die für bisher abgeschlossene Arbeiten an einem langwierigen Projekt eingereicht werden.
- Fortschrittsabrechnungen werden hauptsächlich für langfristige Projekte verwendet, die häufig mit großen Budgets verbunden sind.
- Bei großen Bauprojekten sowie in der Luft- und Raumfahrt- und Verteidigungsindustrie sind Teilabrechnungen üblich.
Fortschrittsabrechnungen verstehen
Fortschrittsabrechnungen ermöglichen es Auftragnehmern, ihren Kunden schrittweise Rechnungen zu stellen, während das Projekt im Gange ist. Damit die Abschlagsrechnungen funktionieren, müssen Auftraggeber und Auftragnehmer einen Zahlungsplan vereinbaren, wenn die Rechnungen zur Zahlung vorgelegt werden.
Sie sind nützlich für langfristige Projekte, die oft mit großen Budgets verbunden sind. Fortschrittsabrechnungen verhindern, dass der Kunde das Projekt im Voraus finanzieren muss. Auch der Auftragnehmer profitiert durch regelmäßige Vergütungen und kann durch Rechnungsstellung in verschiedenen Phasen auch Ausgaben wie Rohstoffe während des Projekts begleichen.
Die Zahlungen basieren auf einem überprüften Prozentsatz des Projektabschlusses. Mit anderen Worten, die Zahlungen können im Verlauf des Projekts basierend auf bestimmten Meilensteinen aufgeteilt werden, die von einer oder beiden Parteien festgelegt werden. Der endgültige Restbetrag wird in der Regel an den Auftragnehmer überwiesen, wenn das Projekt abgeschlossen ist und der Auftraggeber mit der Arbeit zufrieden ist.
Was ist in den fortlaufenden Abrechnungen enthalten?
Die in den Fortschrittsabrechnungen enthaltenen Informationen unterscheiden sich von den typischen Rechnungslegungspraktiken vieler Unternehmen. Einige der finanziellen Details können sein:
- Der Gesamtbetrag des Vertrags, der für das Projekt fällig ist
- Alle genehmigten Änderungen sowie der angepasste geschuldete Betrag
- Der bis zu diesem Zeitpunkt in Rechnung gestellte Gesamtbetrag
- Der aktuelle Fertigstellungsgrad für das Projekt
- Der Restbetrag, der bei Abschluss des Projekts geschuldet wird
Werteverzeichnis
Teilabrechnungen beinhalten eine Technik namens Werteliste, die die verschiedenen Kosten oder Werte für jede der Aufgaben des Projekts umreißt. In der Bauindustrie ist ein Werteplan üblich, bei dem Eigentümer und Auftragnehmer zusammenarbeiten, um zu bestimmen, wie viel für jede Phase des Projekts ausgegeben wird. Bei der Fortschrittsabrechnung wird jeder Phase im Rahmen des Terminplans ein Wert zugeordnet. Außerdem kann der Fertigstellungsgrad für jede Phase im Zuge des Fortschritts des Gesamtprojekts festgelegt werden.
Anhand des Werteverzeichnisses lässt sich auch feststellen, ob es zu Kostenüberschreitungen kam oder das Projekt unter das Budget fiel. Der Werteplan würde beispielsweise zeigen, was für jede Aufgabe bezahlt wurde, sowie die anfängliche Schätzung. Dadurch kann festgestellt werden, zu welchem Zeitpunkt der Bauphase das Projekt die geschätzten Projektkosten überschritten hat.
Die Einbeziehung eines Werteverzeichnisses in den Fortschrittsabrechnungsprozess hilft Auftragnehmern und Eigentümern, einen transparenten Prozess zu entwickeln, bei dem alle finanziellen Details im Voraus bekannt sind. Es schützt Bauunternehmen auch rechtlich und finanziell, indem es die Kostenvoranschläge schriftlich hat, damit es bei der Fertigstellung des Projekts keine Überraschungen gibt.
Zurückbehaltener Prozentsatz
Bei einigen Projekten kann ein bestimmter Betrag oder Prozentsatz vom Eigentümer bis zum Abschluss des Projekts einbehalten werden. Der Einbehaltungsbetrag oder die Einbehaltung kann 5% bis 10% des Gesamtprojekts oder für jeden Fortschrittswert betragen. Im Wesentlichen wird das Geld als Reserve für den Fall, dass es während des Projekts Probleme gibt, gehalten. Ein Einbehalt trägt auch zum Schutz des Eigentümers bei, falls das Projekt nicht abgeschlossen wird, der Vertrag ordnungsgemäß eingehalten wird oder Probleme mit dem Auftragnehmer und den Subunternehmern auftreten. Der Einbehaltungsbetrag kann jedoch zu Cashflow-Problemen für das Bauunternehmen führen. Infolgedessen müssen sowohl der Eigentümer als auch der Auftragnehmer frühzeitig einen vereinbarten Selbstbehalt festlegen.
Wer verwendet Progress Billings?
Teilabrechnungen sind in einer Reihe von verschiedenen Branchen, einschließlich Bauprojekten, ziemlich verbreitet. Viele Dachdecker, Installateure, Generalunternehmer, Maler, Elektriker und Installateure verwenden Fortschrittsabrechnungen als Teil ihres Geschäfts. Die Kosten für Rohstoffe, Arbeit und Verzögerungen beim Bau sind einige Gründe, warum die Branche Teilabrechnungen verwendet.
Sie werden auch in der Luft- und Raumfahrt und in der Verteidigung eingesetzt, da diese Projekte normalerweise enorme Budgets haben und Jahre dauern können. Daher ist die Fortschrittsabrechnung eine natürliche Lösung.
Sowohl der Auftraggeber als auch der Auftragnehmer sollten jedes Mal, wenn eine Zahlung überwiesen wird, ein Dokument unterzeichnen.
Besondere Überlegungen: Berücksichtigung von Kostenänderungen
Es ist üblich, dass sich die Kosten eines Projekts ändern, wenn man die Gesamtkosten und die Komplexität des Projekts berücksichtigt. Der Bauvertrag legt fest, wie Kunden Kostenänderungen genehmigen, und in der Regel muss ein Kunde ein Dokument abzeichnen oder unterschreiben, das die spezifischen Änderungen angibt. Einige Kostenüberschreitungen sind jedoch unvermeidbar, während andere auf mangelnde Planung zurückzuführen sind. Einige häufige Kostenüberschreitungen können sein:
- Der Eigentümer ändert den Umfang der Projektaufgabe oder fordert zusätzliche Arbeit an
- Unerwartete Schäden an einem Projekt oder Gebäude wie Termiten, Schimmel oder Wasserschäden
- Konstruktionsfehler oder schlechte Projektplanung
- Preisänderungen für Arbeit oder Material, insbesondere wenn es sich um ein erweitertes Projekt handelt
Viele Auftragnehmer berücksichtigen eine Preiszulage, beispielsweise einen kleinen Prozentsatz, der die Möglichkeit bietet, den Preis des Projekts zu erhöhen. Eigentümer sollten mit dem Auftragnehmer den Umfang etwaiger Preisnachlässe besprechen.
Beispiel für Fortschrittsabrechnungen
Sobald sich ein Kunde für den Auftragnehmer entschieden hat, verhandeln beide über die Vertragsbedingungen. Dieser Prozess umfasst die Festlegung eines Zahlungsplans oder einer Zahlungshäufigkeit gemäß bestimmten, von beiden Parteien vereinbarten Meilensteinen. Sobald die Arbeiten beginnen und die Meilensteine erreicht sind, kann der Auftragnehmer mit der Rechnungsstellung an den Auftraggeber beginnen.
Angenommen, ABC Construction unterzeichnet eine Vereinbarung zum Bau eines Bürogebäudes für 1,6 Millionen US-Dollar über einen Zeitraum von zwei Jahren und der Gewinn von ABC beträgt 600.000 US-Dollar.
Die Gesamtkosten und der Gewinn des Projekts würden sich wie folgt aufteilen:
- 1.000.000 $ Kosten
- 600.000 $ Gewinn
Jahr eins
- Im ersten Jahr sind 40% des Projekts abgeschlossen
- Das Unternehmen stellt dem Kunden 640.000 USD in Rechnung (40 % x 1.600.000 USD)
- Das Unternehmen verzeichnet im ersten Jahr einen Gewinn von 240.000 USD (40 % x 600.000 USD Gesamtgewinn).
Zweites Jahr
- Im zweiten Jahr sind 100 % des Projekts abgeschlossen
- Das Unternehmen stellt dem Kunden die verbleibenden 60% oder 960.000 USD (60% x 1.600.000 USD) in Rechnung.
- Das Unternehmen verzeichnet im zweiten Jahr einen Gewinn von 360.000 USD (60 % x 600.000 USD Gesamtgewinn).