Beschaffung
Was ist Beschaffung?
Beschaffung ist die Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen, typischerweise für geschäftliche Zwecke. Beschaffung wird am häufigsten mit Unternehmen in Verbindung gebracht, da Unternehmen Dienstleistungen anfordern oder Waren kaufen müssen, normalerweise in relativ großem Umfang.
Beschaffung bezieht sich im Allgemeinen auf den letzten Akt des Einkaufs, kann aber auch den gesamten Beschaffungsprozess umfassen, der für Unternehmen bis zur endgültigen Kaufentscheidung von entscheidender Bedeutung sein kann. Unternehmen können als Käufer oder Verkäufer auf beiden Seiten des Beschaffungsprozesses vertreten sein, wobei wir uns hier hauptsächlich auf die Seite des werbenden Unternehmens konzentrieren.
Die zentralen Thesen
- Beschaffung ist der Prozess des Kaufs von Waren oder Dienstleistungen und bezieht sich normalerweise auf Geschäftsausgaben.
- Die Geschäftsbeschaffung erfordert Vorbereitung, Ausschreibung und Zahlungsabwicklung, die in der Regel mehrere Bereiche eines Unternehmens umfasst.
- Beschaffungskosten können je nach Beschaffungsbedarf in verschiedene Kategorien eingeteilt werden.
- Wettbewerbsfähige Gebote sind normalerweise Teil der meisten groß angelegten Beschaffungsprozesse, an denen mehrere Bieter beteiligt sind.
So funktioniert die Beschaffung
Beschaffungs- und Beschaffungsprozesse können einen erheblichen Teil der Ressourcen eines Unternehmens erfordern. Beschaffungsbudgets bieten Managern in der Regel einen bestimmten Wert, den sie für die Beschaffung der benötigten Waren oder Dienstleistungen ausgeben können. Der Beschaffungsprozess ist oft ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensstrategie, da die Möglichkeit, bestimmte Materialien oder Dienstleistungen zu erwerben, bestimmen kann, ob der Betrieb rentabel ist.
In vielen Fällen werden Beschaffungsprozesse durch Unternehmensstandards diktiert, die häufig durch Kontrollen der Kreditorenbuchhaltung zentralisiert werden. Der Beschaffungsprozess umfasst die Erstellung und Bearbeitung einer Anfrage sowie den abschließenden Zahlungseingang und die Freigabe.
Umfassend kann dies Einkaufsplanung, Normen, Spezifikationsermittlung, Lieferantenrecherche, Auswahl, Finanzierung, Preisverhandlung und Bestandskontrolle umfassen. Daher benötigen viele große Unternehmen für eine erfolgreiche Beschaffung möglicherweise die Unterstützung einiger verschiedener Unternehmensbereiche.
Einkaufsleiter
Einige Unternehmen entscheiden sich möglicherweise sogar dafür, einen Chief Procurement Officer einzustellen, der diese Bemühungen leitet. Ein Chief Procurement Officer kann die Einrichtung von Beschaffungsstandards überwachen, mit der Kreditorenbuchhaltung arbeiten, um die Integration von Beschaffungsstandards und eine effiziente Zahlung sicherzustellen, und Beschaffungsteams unterstützen, die Beschaffungsentscheidungen treffen, wenn mehrere konkurrierende Angebote vorliegen.
Insgesamt werden die Beschaffungskosten in die Finanzbuchhaltung eines Unternehmens integriert, da die Beschaffung Waren und/oder Dienstleistungen für die Umsatzziele des Unternehmens beschafft.
Ganzheitlich kann die Beschaffung die Unterstützung aus mehreren Bereichen eines Unternehmens umfassen.
Finanzbuchhaltung
Die Beschaffungsabwicklung kann aus mehreren Blickwinkeln unterteilt und analysiert werden. Unternehmen und Branchen werden unterschiedliche Möglichkeiten haben, die Beschaffung direkter und indirekter Kosten zu verwalten. Warenunternehmen werden im Vergleich zu Dienstleistungsunternehmen auch unterschiedliche Wege der Kostenverwaltung haben.
Direkte vs. indirekte Beschaffungskosten
Direkte Ausgaben beziehen sich auf alles, was sich auf die Kosten der verkauften Waren und der Produktion bezieht, einschließlich aller Artikel, die Teil von Fertigprodukten sind. Für produzierende Unternehmen kann dies von Rohstoffen bis hin zu Komponenten und Teilen reichen. Für Merchandising-Unternehmen umfasst dies die Kosten, zu denen Waren von einem Großhändler zum Verkauf gekauft werden.
Bei dienstleistungsorientierten Unternehmen handelt es sich bei den direkten Kosten in erster Linie um die Stundenlohnkosten der Mitarbeiter, die Dienstleistungen erbringen. Die Beschaffung von Artikeln, die zu den Herstellungskosten der verkauften Waren gehören, wirkt sich direkt auf den Bruttogewinn eines Unternehmens aus.
Im Gegensatz dazu handelt es sich bei der indirekten Beschaffung um nicht produktionsbezogene Zukäufe. Dies sind Käufe, mit denen ein Unternehmen seine Geschäftstätigkeit erleichtert. Die indirekte Beschaffung kann eine breite Palette von Einkäufen umfassen, darunter Büromaterial, Marketingmaterialien, Werbekampagnen, Beratungsdienste und mehr. Unternehmen haben im Allgemeinen unterschiedliche Budgets und Prozesse für das Management direkter Kosten im Vergleich zu indirekten Kosten.
Waren- vs. Dienstleistungen Beschaffungsbuchhaltung
Die Beschaffung ist für alle Arten von Unternehmen Teil des Spesenprozesses, aber Waren- und Dienstleistungsunternehmen bilanzieren Einnahmen und Kosten unterschiedlich. Daher unterscheidet sich auch die Bilanzierung beschaffter Güter von der Bilanzierung beschaffter Dienstleistungen.
Unternehmen, die sich auf Waren konzentrieren, müssen sich mit der Beschaffung dieser Waren als Inventar befassen. Diese Unternehmen legen in diesem Bereich großen Wert auf das Supply Chain Management. Servicebasierte Unternehmen bieten Dienstleistungen als Haupteinnahmequelle an, sodass sie sich nicht unbedingt so stark auf eine Lieferkette für Inventar verlassen müssen, obwohl sie möglicherweise Waren für technologiebasierte Dienstleistungen kaufen müssen.
Im Allgemeinen basieren die Umsatzkosten vieler Dienstleistungsunternehmen auf den Stundenlohnkosten der Mitarbeiter, die die Dienstleistung erbringen, sodass die Beschaffung als direkter Aufwand kein wesentlicher Faktor ist. Allerdings haben dienstleistungsorientierte Unternehmen in der Regel höhere relative indirekte Kosten, da sie ihre eigene Beschaffung typischerweise als indirekte Kosten durch Marketing abwickeln.
Besondere Überlegungen
Wettbewerbsfähige Gebote sind Teil der meisten Geschäftsabschlüsse, an denen mehrere Bieter beteiligt sind. Das Ausschreibungsverfahren für Waren ist in der Regel einfacher als für Dienstleistungen. Beschaffung ist auch der Begriff für den Einkauf von Waren und Dienstleistungen im Auftrag der Regierung, die ihre eigenen Ausschreibungsverfahren und Anforderungen hat.
Wettbewerbsfähige Gebote für alle Arten von Waren beinhalten im Allgemeinen Vorschläge, die den Preis pro Einheit, die Versand- und Lieferbedingungen angeben. Ausschreibungen für die Beschaffung von Dienstleistungen können komplexer sein, da sie eine Vielzahl von Dingen umfassen können, darunter beteiligte Personen, Technologiedienste, Betriebsverfahren, Kundenbetreuung, Schulungen, Servicegebühren und mehr.
In jedem Fall wählt der Bieter den Lieferanten, mit dem er zusammenarbeiten möchte, sowohl nach operativen Geschäftsaspekten als auch nach Kosten aus. Der Anwalt ist dann für die Abrechnung der Ausgaben in Abhängigkeit von den vereinbarten Waren oder Dienstleistungen verantwortlich. Regierungsbehörden und große Unternehmen können jährlich oder planmäßig Beschaffungsvorschläge einholen, um sicherzustellen, dass sie weiterhin die besten Beziehungen für ihr Geschäft pflegen.