Vorausbezahlte Kosten

Was ist eine vorausbezahlte Ausgabe?

Ein Rechnungsabgrenzungsposten ist eine Art Vermögenswert in der Bilanz, der sich aus einem Unternehmen ergibt, das Vorauszahlungen für Waren oder Dienstleistungen leistet, die in Zukunft eingehen sollen. Rechnungsabgrenzungsposten werden zunächst als Vermögenswerte erfasst, ihr Wert wird jedoch über die Zeit als Aufwand in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst. Im Gegensatz zu herkömmlichen Ausgaben erhält das Unternehmen über mehrere Abrechnungsperioden hinweg einen Wert aus den vorausbezahlten Ausgaben.

Vorausbezahlte Ausgaben verstehen

Unternehmen leisten Vorauszahlungen für Waren oder Dienstleistungen wie geleaste Büroausstattung oder Versicherungsschutz, die im Laufe der Zeit kontinuierliche Vorteile bieten. Güter oder Dienstleistungen dieser Art können nicht sofort als Aufwand erfasst werden, da der Aufwand nicht mit dem im Laufe der Zeit entstehenden Nutzen aus der Nutzung des Vermögenswerts vereinbar wäre.

Nach den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) sind Aufwendungen in derselben Rechnungsperiode wie der aus dem zugehörigen Vermögenswert erzielte Nutzen zu erfassen. Wird beispielsweise ein Großkopiergerät von einem Unternehmen für einen Zeitraum von 12 Monaten gemietet, profitiert das Unternehmen von dessen Nutzung über den gesamten Zeitraum. Eine aufwandswirksame Erfassung einer Vorauszahlung für das Leasingverhältnis im ersten Monat würde die Aufwendungen nicht angemessen mit den Einnahmen aus der Nutzung abgleichen. Er ist daher als Rechnungsabgrenzungsposten zu erfassen und über die gesamten zwölf Monate dem Aufwand zuzuordnen.

Journal – Einträge, die Aufwendungen im Zusammenhang mit zuvor aufgezeichneten prepaids erkennen werden als Stell Einträge. Sie erfassen keine neuen Geschäftstransaktionen, sondern passen einfach zuvor erfasste Transaktionen an. Das Anpassen von Einträgen für Rechnungsabgrenzungsposten ist erforderlich, um sicherzustellen, dass Aufwendungen in der Periode erfasst werden, in der sie anfallen.

Aufgrund der Beschaffenheit bestimmter Waren und Dienstleistungen bestehen immer Vorauszahlungen. Eine Versicherung ist beispielsweise eine vorausbezahlte Ausgabe, da der Zweck des Abschlusses einer Versicherung darin besteht, proaktiven Schutz für den Fall zu erwerben, dass in der Zukunft etwas Unglückliches passiert. Natürlich würde keine Versicherungsgesellschaft Versicherungen verkaufen, die ein unglückliches Ereignis im Nachhinein abdecken, daher müssen die Versicherungskosten von den Unternehmen im Voraus bezahlt werden.

Beispiel für vorausbezahlte Ausgaben

Nehmen Sie beispielsweise an, dass ABC Company eine Versicherung für die kommenden 12 Monate abschließt. Es zahlt 120.000 $ im Voraus für die Versicherungspolice. Die ABC Company wird zunächst die vollen 120.000 US-Dollar als Belastung für eine vorausbezahlte Versicherung, einen Vermögenswert in der Bilanz und eine Gutschrift auf Bargeld verbuchen. Jeden Monat wird ein Anpassungsposten in Höhe von 10.000 USD (1/12 des vorausbezahlten Betrags) in der Gewinn- und Verlustrechnung durch eine Gutschrift für die vorausbezahlte Versicherung und eine Belastung für die Versicherungskosten vorgenommen. Im 12. Monat werden die letzten 10.000 US-Dollar vollständig als Aufwand verbucht und das Prepaid-Konto ist null.