Positive Bestätigung

Was ist eine positive Bestätigung?

Eine positive Bestätigung ist eine Prüfungsanfrage, bei der der Kunde antworten muss, um die Richtigkeit eines Artikels zu bestätigen. Eine positive Bestätigung erfordert den Nachweis der Richtigkeit, indem bestätigt wird, dass die ursprünglichen Informationen richtig waren, oder indem die richtigen Informationen angegeben werden, wenn sie falsch sind.

Positive Bestätigung verstehen

Die positive Bestätigung ist Teil der Bestätigungsverfahren, die Auditoren verwenden, um bestimmte Informationen zu bestätigen. Der Empfänger des Schreibens muss antworten, um die Richtigkeit zu bestätigen oder Informationen bereitzustellen, und es an den Auditor zurücksenden. Einige Beispiele für die von Wirtschaftsprüfern verlangten Informationen umfassen die Bestätigung der folgenden Punkte:

• Die Beträge und Beschreibungen der verschiedenen Arten von Verbindlichkeiten
• Bankkontoinformationen einschließlich Salden
• Bestandsmengen und -arten
• Investitionen oder Wertpapiere
• Kopien der Verkaufsrechnungen, um sicherzustellen, dass die Verkäufe getätigt wurden
• Informationen oder Kopien von Versandrechnungen, um sicherzustellen, dass die Produkte versandt wurden

Bestätigungsanalyse

Wirtschaftsprüfer verwenden auch positive Bestätigungsschreiben, um die Verbindlichkeiten und Forderungen oder Unternehmen zu überprüfen. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind kurzfristige Verbindlichkeiten von Unternehmen gegenüber ihren Lieferanten. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen stellen Geld dar, das die Kunden eines Unternehmens für den Verkauf von Waren schulden. Forderungen und Verbindlichkeiten haben in der Regel Zahlungsfristen von 30, 60 oder 90 Tagen, was bedeutet, dass eine Zahlung innerhalb dieses Zeitrahmens erfolgen muss.

Ein Wirtschaftsprüfer kann die Richtigkeit der geprüften Debitorenbuchhaltung überprüfen, indem er feststellt, ob die Aufzeichnungen die zwischen dem Unternehmen und seinen Kunden stattgefundenen Transaktionen korrekt widerspiegeln. Durch die direkte Kontaktaufnahme mit Kunden können Prüfer überprüfen, ob die aufgeführten Konten tatsächlich existieren, die als geschuldet ausgewiesenen Salden korrekt sind und die als erhalten markierten Zahlungen der Wahrheit entsprechen.

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sind kurzfristige Vermögenswerte und können von Unternehmen als Sicherheiten verwendet werden, um Kredite oder Finanzierungen von Banken zu erhalten. Daher ist es wichtig, dass die Forderungen geprüft werden, um zu bestätigen, dass die Verkäufe getätigt wurden, und um zu bestätigen, dass die Mittel aus den Verkäufen rechtzeitig eingezogen werden.

Wenn ein Unternehmen seine Kreditorenbuchhaltung prüfen möchte, muss es alle ausgehenden Mittel im Zusammenhang mit Schuldenverpflichtungen oder Gläubigerzahlungen überprüfen. Der Prozess kann eine Überprüfung der Abrechnungen und einen Abgleich dieser Beträge mit Zahlungen erfordern, die als getätigt verbucht wurden. Darüber hinaus kann das Unternehmen beschließen, die oben genannten Beträge mit tatsächlichen Abhebungen von Zahlungskonten abzugleichen, um die Richtigkeit zu bestätigen.

Viele Fintech-Startups sind entstanden, um die Digitalisierung dieses Prozesses zu lösen. Taulia, Tipalti, C2F0 und Liquidx sind alle Namen, die die Digitalisierungslösungen für Verbindlichkeiten und Forderungen betreiben. Diese Dienstleistungen öffnen Türen der Vereinfachung sowie Herausforderungen für Prüfungs- und positive Bestätigungsangelegenheiten.

Positive vs. negative Bestätigung

Während eine positive Bestätigung trotz der Richtigkeit der Originalaufzeichnungen unterstützende Informationen erfordert, erfordert eine negative Bestätigung nur dann eine Antwort, wenn eine Diskrepanz besteht. Bei einer negativen Bestätigungsanfrage kann ein Unternehmen aufgefordert werden, zu bestätigen, dass ein Kontostand mit einem bestimmten Betrag, z. B. 100.000 USD, aufgeführt ist. Wenn der Girokontostand 100.000 USD beträgt, sind keine zusätzlichen Maßnahmen erforderlich.

Bei abweichendem Saldo müssen zusätzliche Angaben gemacht werden, um den Unterschied zu erklären. Negative Bestätigungsschreiben werden auch verwendet, um festzustellen, ob der Empfänger eine im Brief beschriebene Veranstaltung ablehnen möchte.

Eine negative Bestätigung wird häufiger verwendet, wenn die Aufzeichnungen der Person oder des Unternehmens im Allgemeinen als sehr genau angesehen werden. Normalerweise wird angenommen, dass das Unternehmen, das eine negative Bestätigung erhält, strenge interne Anforderungen und Geschäftspraktiken hat. Dadurch ist die negative Bestätigung für Auditoren deutlich weniger kostspielig und zeitintensiv, da sie in der Regel nur einen Brief versenden müssen.

Umgekehrt sind positive Bestätigungsanfragen stärker betroffen, da Finanzunterlagen vorgelegt werden müssen, auch wenn die ursprünglichen Informationen im Schreiben korrekt waren. Außerdem werden positive Bestätigungsanfragen eher verwendet, wenn der Verdacht besteht, dass die Bücher des Unternehmens Fehler enthalten. Ein positives Bestätigungsschreiben ist jedoch bei komplexen Transaktionen häufiger anzutreffen, da es genauer ist und sicherstellt, dass alle auf derselben Seite sind – oder über dieselben Finanzinformationen verfügen. Bei der Kreditvergabe verwenden Wirtschaftsprüfer beispielsweise positive Bestätigungen an Banken und Unternehmen, um die genaue Höhe einer Schuld festzustellen.

Infolgedessen ist eine positive Bestätigung tendenziell eine bessere Darstellung der Finanzinformationen als eine negative Bestätigung, da es sich um eine ausdrückliche Anfrage handelt, die vom Empfänger zurückgegeben wurde. Im Streitfall ist eine positive Bestätigung ein physischer Beweis dafür, dass die Informationen bestätigt wurden.

Beispiel für eine positive Bestätigung

Wenn eine Person oder ein Unternehmen für eine Prüfung durch den Internal Revenue Service (IRS) ausgewählt wird, muss der Steuerpflichtige Aufzeichnungen vorlegen, um die in den ausgewählten Steuererklärungen aufgeführten Informationen zu bestätigen. Die Prüfung kann eine positive Bestätigungsanfrage für alle Einkommensquellen, die Überprüfung der vorgenommenen Abzüge und den Nachweis der behaupteten Gewinne oder Verluste umfassen.

Selbst wenn die für die Prüfung erforderlichen Informationen mit den gemeldeten übereinstimmen, müssen alle Nachweise eingereicht werden, um die Prüfungsanforderungen zu erfüllen.