Portokasse
Was ist Kleingeld?
Ein Kleinkassenfonds ist ein kleiner Bargeldbetrag, der in einer verschlossenen Schublade oder Kiste aufbewahrt wird, um kleinere Ausgaben wie Büromaterial oder Erstattungen zu bezahlen. Ein Kleinkassenfonds wird periodischen Abstimmungen unterzogen, wobei Transaktionen auch im Abschluss erfasst werden. In größeren Unternehmen kann jede Abteilung ihren eigenen Kassenfonds haben.
Die zentralen Thesen
- Petty Cash oder der Petty Cash Fund ist ein kleiner Bargeldbestand, der zur Zahlung von Ausgaben verwendet wird, die zu gering sind, um einen Scheck auszustellen oder eine Kreditkarte zu verwenden.
- In größeren Unternehmen kann jede Abteilung ihren eigenen Kassenfonds haben.
- Ein Kleingeldfonds kann für Büromaterial, Karten für Kunden, Blumen, das Bezahlen eines Catering-Mittagessens für Mitarbeiter oder die Erstattung von Ausgaben für Mitarbeiter verwendet werden.
- Die Hauptvorteile von Petty Cash sind, dass es schnell, bequem und einfach zu verstehen und zu verwenden ist.
- Nachteile von Kleinkassen sind ihre Anfälligkeit für Diebstahl und Missbrauch sowie die Notwendigkeit, sie regelmäßig zu überwachen und auszugleichen.
Petty Cash verstehen
Kleingeldtransaktionen bieten Bequemlichkeit für kleine Transaktionen, für die die Ausstellung eines Schecks oder einer Firmenkreditkarte unangemessen oder inakzeptabel ist. Der geringe Bargeldbetrag, den ein Unternehmen als geringfügig betrachtet, wird variieren, wobei viele Unternehmen zwischen 100 und 500 US-Dollar als Kleingeldfonds halten. Beispiele für Transaktionen, für die ein Kleinkassenfonds verwendet wird, sind:
- Bürobedarf
- Karten für Kunden
- Blumen
- Bezahlen eines Catering-Mittagessens für eine kleine Gruppe von Mitarbeitern
- Erstattung von geringfügigen arbeitsbezogenen Ausgaben an einen Mitarbeiter
Portokasse Fonds Treuhänder ernannt werden, den Fonds zu überwachen. Zu den Verwahrungspflichten gehören im Allgemeinen die Durchsetzung von Vorschriften und Vorschriften für Kleinkassen, das Anfordern von Auffüllungen und die Ausgabe von Geldern.
Anforderungen an die Portokasse
Durch die Verwendung einer Kassenkasse können bestimmte interne Kontrollen umgangen werden. Die Verfügbarkeit von Kleingeld bedeutet jedoch nicht, dass es für jeden Zweck und von jedermann zugänglich ist. Viele Unternehmen wenden strenge interne Kontrollen zur Verwaltung des Fonds an. Häufig sind beschränkte Personen berechtigt, Auszahlungen zu genehmigen und können dies nur für Ausgaben im Zusammenhang mit legitimen Unternehmensaktivitäten oder -vorgängen tun.
Ein Kleinkassierer könnte damit beauftragt werden, den Scheck auszugeben, um die Kleinkassenschublade zu finanzieren und die entsprechenden Buchungsbuchungen vorzunehmen. Der Portokassenverwahrer ist mit der Verteilung des Bargeldes und dem Einzug von Quittungen für alle Käufe oder Verwendungen der Gelder beauftragt. Wenn der Gesamtbetrag der Kassenkasse abnimmt, sollten die Einnahmen steigen und sich zum Gesamtbetrag summieren.
Durch den Einsatz einer Kleinkassenkasse und einer Kleinkassenverwahrerin trägt der duale Prozess dazu bei, die Gelder sicher zu verwahren und sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen darauf zugreifen können.
Aufzeichnen von Portokassen
Wenn ein Kassenfonds verwendet wird, werden Kassentransaktionen weiterhin im Jahresabschluss erfasst. Es werden keine Buchungsjournalbuchungen vorgenommen, wenn Einkäufe mit Kleingeld getätigt werden. Nur wenn die Depotbank mehr Bargeld benötigt und im Austausch für die Quittungen neues Geld erhält, werden die Journalbuchungen erfasst. Der Journaleintrag für die weitere Barauszahlung an die Depotbank ist eine Belastung der Kasse und eine Gutschrift auf die Kasse.
Bei einer Unterdeckung oder Überschreitung wird eine Journalzeilenbuchung auf einem Über-/Unterdeckungskonto erfasst. Ist die Kassenkasse aufgebraucht, wird eine Gutschrift als Gewinn verbucht. Ist der Kassenbestand knapp, erfolgt eine Belastung als Verlust. Das Über- oder Short-Konto wird verwendet, um den Fonds bei der Abstimmung zwangsweise auszugleichen.
Der Internal Revenue Service (IRS) empfiehlt, Kassenzettel auszufüllen und den Quittungen beizufügen, um die Kassenausgaben zu erfassen und zu dokumentieren.
Abgleich von Portokassen
Der Kassenbestand wird regelmäßig abgeglichen, um zu überprüfen, ob der Saldo des Fonds korrekt ist. Wenn das Kleingeldguthaben auf ein voreingestelltes Niveau fällt, beantragt die Depotbank in der Regel zusätzliches Bargeld beim Kassierer. Zu diesem Zeitpunkt wird die Summe aller Einnahmen berechnet, um sicherzustellen, dass sie mit den ausgezahlten Geldern aus der Kassenschublade übereinstimmt. Wenn neues Geld benötigt wird, stellt der Kassierer einen neuen Scheck aus, um die Kassenschublade zu finanzieren, und nimmt im Gegenzug die Quittungen aus den Einkäufen, die das Bargeld aufgebraucht haben.
Durch den Abstimmungsprozess wird sichergestellt, dass der verbleibende Saldo des Fonds der Differenz zwischen dem ursprünglichen Saldo abzüglich der auf den Belegen und Rechnungen angegebenen Gebühren entspricht. Wenn das Restguthaben geringer ist, als es sein sollte, liegt ein Mangel vor. Wenn das Restguthaben höher ist, als es sein sollte, liegt eine Überschreitung vor. Obwohl geringfügige Abweichungen auftreten können, sollte bei Ungleichgewichten die Ursache der Abweichung identifiziert und korrigiert werden.
Kleingeld vs. Bargeld
„Petty Cash“ und „Cash on Hand“ klingen sehr ähnlich und überschneiden sich. Von den beiden ist “ Bargeld “ der allgemeinere Begriff.
Kleingeld bezieht sich speziell auf Geld – wörtlich Münzen und Scheine –, das ein Unternehmen für kleine Ausgaben bereithält, normalerweise weil es einfacher und bequemer / praktischer ist als die Verwendung eines Schecks oder einer Kreditkarte.
Kassenbestände sind alle verfügbaren liquiden Mittel des Unternehmens oder liquide Mittel. Es kann in Form von echtem Geld sein, wie beispielsweise Beträgen, die Sie noch nicht bei der Bank eingezahlt haben, oder kleineren Scheinen und Münzen, die Sie in der Kasse aufbewahren, um für Kunden Wechselgeld zu bezahlen. In dieser Bedeutung bezieht sich der Unterschied zu Kleinkassen darauf, wo Sie das Geld aufbewahren und wie Sie es verwenden – wobei Kleinkassen mehr für interne Geschäftsanforderungen/Ausgaben der Mitarbeiter gedacht sind und Kassenbestände sich auf Gelder beziehen, die von erhalten wurden oder an Kunden erstattet werden.
Aber der Kassenbestand hat als buchhalterischer Begriff eine größere Bedeutung. In der Finanzwelt bezieht es sich auch auf hochliquide Vermögenswerte eines Unternehmens – Guthaben auf Giro- oder anderen Bankkonten, Geldmarktfonds, kurzfristige Schuldtitel oder andere Zahlungsmitteläquivalente. Obwohl es nicht buchstäblich Bargeld ist, ist es Geld, auf das einfach und schnell zugegriffen werden kann, weshalb es „zur Hand“ ist.
Kurzum: Alle Kleinkassen sind Kassenbestände, aber keine Kassenbestände sind Kleinkassen.
Vor- und Nachteile von Petty Cash
Kleingeld hat seine Vorteile. Bargeld ist in vielen Fällen nach wie vor die schnellste, einfachste und einfachste Art, Dinge zu bezahlen. Es funktioniert gut, um kleine spontane Ausgaben zu decken – wie ein Trinkgeld für das Kind, das Pizza zum Mittagessen liefert, oder das Taxi nach Hause für Mitarbeiter, die extrem spät arbeiten. Es erspart den Aufwand, Personen zu erstatten oder zu erwarten, dass sie für arbeitsbezogene Artikel aus eigener Tasche bezahlen.
Kleingeld kann auch für häufige, aber alltägliche Ausgaben funktionieren, wie Milch für den Bürokühlschrank, Briefmarken oder Reinigungsmittel.
Es sollte zwar keine übliche Praxis sein, aber Kleingeld kann zur Not auch zum Wechselgeld für Kunden verwendet werden, wenn die Kasse knapp wird.
Auf der anderen Seite kann die Bequemlichkeit von Kleingeld es auch zu einem Problem und einem Risiko machen. Bargeld ist schwer zu sichern und unmöglich zu verfolgen; Es ist sehr leicht, dass Rechnungen spurlos verschwinden – selbst wenn Sie ein sorgfältiges System von Quittungen oder Belegen eingerichtet haben.
Dies bringt uns zu einem weiteren Nachteil von Kleinkassen: Sie zu führen, Aufzeichnungen zu führen und sie regelmäßig abzugleichen, ist für jemanden mit zusätzlichem Aufwand verbunden. Im besten Fall ist es in größeren Firmen mit einem Büroleiter oder einer Buchhaltungsabteilung ein wenig lästig; Im schlimmsten Fall kann dies eine echte Belastung für kleine Unternehmen sein.
Im dritten Jahrzehnt des 21. Jahrhunderts, teilweise angetrieben durch die COVID-19-Pandemie, werden Handelstransaktionen zunehmend bargeldlos – selbst bei kleinen Einzelhändlern und Restaurants, wo Käufe traditionell stark von Münzen abhängig waren. Kleingeld ist also wirklich ein veraltetes Konzept, behaupten einige Kritiker. Zwischen Kreditkarten, Debitkarten, Zahlungsdiensten wie Venmo oder Paypal, elektronischen Geldbörsen und anderen kontaktlosen Kaufmöglichkeiten gibt es viele Alternativen, die so günstig und bequem wie Bargeld sind – mit den zusätzlichen Vorteilen, dass sie rückverfolgbar, sicher und weniger anfällig für Diebstahl.
Der Sicherheitsaspekt ist oft für kleine Unternehmen wichtig, die lange befürchteten, dass die Aufbewahrung von Bargeld eine Einladung zur Kriminalität ist.
Vorteile
- Bequem, leicht verständlich
- Sofort zugänglich; keine Vorplanung/Genehmigung erforderlich
- Gut für Notfälle/Spontanbedarf
Nachteile
- Sicherheitsrisiko: Schwer zu verfolgen und anfällig für Betrug, Diebstahl, Missbrauch,
- Erfordert manuelle Überwachung, Aufzeichnungen
- Altmodisch/veraltet
Häufig gestellte Fragen zu Portokassen
Was ist Kleingeld und wofür wird es verwendet?
Kleingeld ist das Geld, das ein Unternehmen oder eine Firma zur Verfügung hat, um kleine Zahlungen, Einkäufe und Rückerstattungen zu tätigen. Routinemäßig oder unerwartet sind dies Transaktionen, für die das Ausstellen eines Schecks oder die Verwendung einer Kreditkarte unpraktisch oder unpraktisch ist.
Warum heißt es Petty Cash?
Das englische Wort „kleinlich“ leitet sich vom französischen Petit ab, was „klein“ oder „klein“ bedeutet. Ebenso bedeutet „kleinlich“ geringfügig oder unbedeutend. Kleingeld bezieht sich also auf einen kleinen Geldbetrag, der für geringfügige oder kleine Einkäufe vorgesehen ist, im Gegensatz zu größeren Ausgaben oder Rechnungen.
Eine der frühesten Verwendungen des Ausdrucks stammt aus einer pädagogischen Arbeit über die Haushaltsführung von Benjamin Billingsley,Rat an die Frauen und Jungfrauen von London, die auf das Jahr 1678 zurückgeht.
Was ist ein Beispiel für Kleingeld?
Kleingeld wird normalerweise in einer Schublade, einem Schließfach oder einem großen Umschlag aufbewahrt. Typische Kleingeldkäufe sind:
- Kaffee, Süßigkeiten oder Snacks
- Blumen, Geburtstagskarten oder andere kleine Geschenke
- Taxitarif oder Autotarif
- Kleines Büromaterial – Stifte, Radiergummis, Hefter usw.
- Verpflegung
Ist Petty Cash ein Bargeldäquivalent?
Nein. Kleingeld ist echtes Bargeld: Scheine und Münzen. Zahlungsmitteläquivalente sind hochliquide Wertpapiere und andere Vermögenswerte, die leicht in Bargeld umgewandelt werden können: Geldmarktfonds, Commercial Paper, oder kurzfristige Schulden, wie Schatzwechsel.
In den Jahresabschlüssen des Konzerns werden die Kassenbestände jedoch im Abschnitt „Zahlungsmittel und Zahlungsmitteläquivalente“ der Bilanz aufgeführt. In diesem Sinne können die beiden also in einen Topf geworfen werden.
Wie balancieren Sie die Kasse in der Buchhaltung?
Jedes Mal, wenn Sie eine Kleinkasse anzapfen – also Geld abheben – sollte ein Zettel oder Gutschein ausgefüllt werden. Diese dient als Quittung, in der der Auszahlungsbetrag, das Datum, der Zweck und andere Details protokolliert werden. Diese Belege sind zunehmend elektronisch und werden in eine digitale Kalkulationstabelle oder ein Ledger eingegeben. Aber es kann hilfreich sein, auch Papierbelege zusammen mit Quittungen über die Einkäufe oder Zahlungen (wenn möglich) aufzubewahren.
Nach einem festgelegten Intervall – normalerweise jeden Monat oder jede Woche zur gleichen Zeit – ist es an der Zeit, das Haushaltskonto abzugleichen oder auszugleichen. Notieren Sie zunächst den aktuellen Betrag im Fonds. Ziehen Sie diesen Betrag dann vom Startguthaben ab. Dieser Betrag ist der Gesamtbetrag, der während dieses Zeitraums vom Konto abgebucht wurde.
Als nächstes addieren Sie den Betrag aller ausstehenden Belege (plus beigefügte Quittungen). Diese Zahl sollte mit dem abgehobenen Betrag übereinstimmen, den Sie aus dem Anfangs- und Endsaldo des Kontos berechnet haben. Und der Bargeldbetrag, den Sie in Ihrer Aufbewahrungsbox oder Schublade haben, sollte dem aktuellen Kontostand entsprechen.
Wenn dies nicht der Fall ist, müssen Sie untersuchen, warum: mathematischer Fehler? oder fehlt eine Quittung? oder falsch?
Der Ausgleich des Portokassenkontos erfolgt normalerweise, wenn der Fonds wieder aufgefüllt werden muss. Der Kassenwart bringt alle Belege oder Belege zum Buchhalter, Kassierer oder Buchhalter des Unternehmens. Die Kassenbelege werden im Hauptbuch des Unternehmens als Gutschriften auf dem Kassenkonto und wahrscheinlich als Belastungen auf mehreren verschiedenen Spesenkonten angemeldet. Wenn der Portokassenfonds aufgefüllt wird, in der Regel durch Einziehung eines vom Unternehmen ausgestellten Schecks, wird dies als Belastung auf dem Kassenkonto und als Gutschrift auf dem Kassenkonto verbucht.
Die Quintessenz
Kleingeld ist ein kleiner Bargeldbetrag, der in einem Geschäfts- oder Firmengebäude aufbewahrt wird, um kleinere Ausgaben und Bedürfnisse zu bezahlen. Normalerweise nicht mehr als ein paar hundert Dollar, es ist leicht zu verstehen und einfach zu bedienen. Aber es ist auch leicht zu missbrauchen, den Überblick zu verlieren und anfällig für Diebstahl. Manche meinen, in der heutigen Gesellschaft sei die Kleinkasse überholt: Für den kleinen Einkauf gibt es viele Alternativen, die sicherer und ebenso bequem sind.