Tagegelder
Was sind Tagegelder?
Geschäftsausgaben umfassen in der Regel Unterkunft, Transport, Verpflegung und alle anderen Nebenkosten. Tagegeld – der lateinische Begriff für „pro Tag“ – kann sich auch auf ein strukturelles Vergütungssystem beziehen, bei dem ein Arbeitnehmer tageweise und nicht stündlich oder monatlich bezahlt wird.
Die zentralen Thesen
- Tagegelder sind Taggelder, die den Mitarbeitern zur Deckung der Kosten während einer Dienstreise gezahlt werden.
- Tagegelder sind nützlich, wenn Mitarbeiter jährliche Geschäftsausgaben wie Unterkunft, Mahlzeiten, Reisen usw.
- Unternehmen können Tagespauschalen in Form von Firmenkreditkarten, voller oder teilweiser Spesendeckung oder festen Tagessätzen anbieten.
- Die meisten Unternehmen verwenden den von der Bundesregierung festgelegten Standardsatz als Richtlinie für ihre Tagessätze.
Verstehen von Tagegeldzahlungen
Tagegelder sind für einige Stellen nützlich, die umfangreiche Reisen erfordern, wodurch die Mitarbeiter jährliche Geschäftsausgaben wie Unterkunft, Mahlzeiten, Reisen usw. anhäufen. Unternehmen verfügen über verschiedene Systeme, um diese Kosten zu decken:
- Firmenkreditkarten : Einige Firmen stellen ihren Mitarbeitern Kreditkarten aus. Dies ermöglicht ihnen, Geschäftsausgaben während der Arbeit sofort zu bezahlen, ohne dass ihnen selbst Kosten entstehen.
- Vollständige oder teilweise Kostenübernahme : Während einige Unternehmen die Personalkosten vollständig übernehmen, bieten einige Unternehmen nur Tageszahlungen für Teilkosten an – insbesondere für Dinge wie Unterkunft, Essen und Reisen.
- Festbeträge : Viele Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern einen bestimmten, festen Tagessatz. Von den Mitarbeitern wird erwartet, dass sie ihre Kosten ganz oder teilweise mit diesem Tagessatz decken.
Die Tagegelder beziehen sich auch auf die Vergütungsstruktur einiger Arbeitnehmer. Arbeiter mit einer Tagesstruktur erhalten ihren Lohn pro Tag oder nach der Menge der geleisteten Arbeit. Diese Arbeitnehmer haben in der Regel befristete oder befristete Arbeitsverträge, im Gegensatz zu Vollzeitstellen. Beschäftigte im Gesundheitswesen und Vertretungslehrer sind Beispiele für Arbeitnehmer, die nach dem Tagesgeldplan arbeiten.
Besondere Überlegungen
Die Tagegelder für die meisten Angestellten der Bundesregierung werden von der US General Services Administration (GSA) festgelegt. Unternehmen mit einer Tagegeldpolitik für Geschäftsausgaben verwenden diesen Bundestagegeldsatz als Richtlinie. Die Standardtarife für Inlands- und Auslandsreisen treten jedes Jahr am 1. Oktober in Kraft. Obwohl die von der US-Regierung festgelegten Sätze auf den Lebenshaltungskosten in der Stadt eines Unternehmens basieren, kann sie ihre Sätze höher oder niedriger als den Standardsatz festlegen.
Bei über dem Regelsatz liegenden Tagegeldern muss der Arbeitnehmer den darüber hinausgehenden Betrag versteuern. Die überschüssige Auszahlung ist in Feld 12 des Formulars W-2 enthalten. Ausfall eine Geschäftsreisekostenabrechnung mit dem Arbeitgeber innerhalb von 60 Tagen einzureichen führt im Allgemeinen zu einer Steuerzahlung auf der vollen pro Tag Auszahlung.
Arbeitnehmer müssen Steuern auf jeden Betrag zahlen, der über dem üblichen Tagessatz liegt.
Tagegelder sind nicht Teil des Lohns eines Arbeitnehmers, wenn die Zahlung dem Bundestagegeldsatz entspricht oder niedriger ist und der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber eine Geschäftskostenabrechnung vorlegt. Zahlungen an Arbeitnehmer werden in der Regel als nicht steuerpflichtiges Einkommen gezählt und auf Formular W-2 getrennt vom steuerpflichtigen Einkommen ausgewiesen. Die Spesenabrechnung ist dem Arbeitgeber innerhalb von 60 Tagen nach Beendigung der Reise vorzulegen und sollte Reisezweck, Datum und Ort sowie Belege für die Auslagendeckung enthalten.
Tagegelder für Selbständige
Selbstständige können nur einen Tagessatz für die Verpflegungskosten in Anspruch nehmen. Wie andere Arbeitnehmer müssen auch Selbständige eine Spesenabrechnung führen, aus der Datum, Ort und Zweck der Dienstreise hervorgehen. Es kann auch erforderlich sein, Quittungen aufzubewahren, aber in Fällen, in denen dies nicht der Fall ist, ist es dennoch eine gute Idee, sie aufzubewahren.
Arten von Tagessätzen
Unternehmen handhaben Tagegelder anders. Wie oben erwähnt, können sie Kreditkarten ausstellen, vollständige oder teilweise Ausgaben übernehmen, feste Tarife anbieten oder von Mitarbeitern verlangen, dass sie die Ausgaben aus eigener Tasche decken, um sie zu einem späteren Zeitpunkt zu erstatten.
Tagegelder können die Geschäftsausgaben ganz oder teilweise decken. Unternehmen können einen Tagessatz für Unterkunft und Verpflegung oder einen Tagessatz verwenden, um nur die Mahlzeiten abzudecken. Ein teilweises Tagegeld kann beispielsweise 100 US-Dollar betragen, um nur die Mahlzeiten zu decken, während Unterkunftskosten und Nebenkosten aus eigener Tasche bezahlt werden. Einige Unternehmen leisten Tagessätze, indem sie Schecks an den Mitarbeiter ausstellen, um anzuzeigen, dass diese vom Einkommen des Mitarbeiters getrennt sind.
Festpreise
Ein Unternehmen, das eine Pauschalvergütung für Betriebsausgaben einführt, zahlt dem Mitarbeiter in der Regel einen festen Betrag pro Tag. Zum Beispiel könnte ein Tagegeld für einen IT-Berater, der eine Woche in einer anderen Stadt arbeitet, 200 US-Dollar pro Tag betragen – 100 US-Dollar für Unterkunft, 50 US-Dollar für Essen und 50 US-Dollar für Nebenkosten.
Nebenkosten sind Kosten, die nicht identifiziert werden, sondern im Ermessen der Mitarbeiter bestimmt. Zu den Nebenkosten können Transportkosten, Wäscheservice, Internet, Zimmerservice, Trinkgelder für Server usw. gehören. Wenn ein Mitarbeiter sein privates Auto auf einer Geschäftsreise nutzt, wird ihm der Kilometerrückerstattungssatz des Internal Revenue Service (IRS) erstattet – ein optionaler Satz, der zur Berechnung der abzugsfähigen Kosten für den Betrieb eines Fahrzeugs für geschäftliche Zwecke verwendet wird.
Auslagen
In Fällen, in denen Mitarbeiter ihre Ausgaben im Voraus und selbst bezahlen müssen, verlangen Unternehmen in der Regel von ihnen, Ansprüche geltend zu machen. Wenn Ansprüche für Auslagen genehmigt werden, erstatten Unternehmen ihren Mitarbeitern die Betriebsausgaben. Diese Methode ist viel zeitaufwändiger, da die Mitarbeiter Anträge und Belege überprüfen, Erstattungsanträge genehmigen oder ablehnen und Zahlungen an Mitarbeiter ausstellen müssen.
Vorteile von Tagegeldzahlungen
Unternehmen, die Vorauszahlungen und/oder Firmenkreditkarten verwenden, sparen ihren Mitarbeitern Zeit und Mühe, Belege aufzubewahren und einzureichen. Ist die Zahlung pauschale gedeckt und liegen die Kosten unter dem pauschalen Betrag, wird die Zahlung ohne Nachweis genehmigt. Wenn die zugewiesenen Essenskosten des Mitarbeiters 100 US-Dollar pro Tag betragen, sind für jeden Betrag, der für Essen pro Tag oder weniger als 100 US-Dollar ausgegeben wird, keine Geschäftsquittungen erforderlich. Wenn der Mitarbeiter jedoch mehr als diesen Betrag für Lebensmittel ausgibt, müssen Belege bei seiner Personalabteilung (HR) eingereicht werden.
Was passiert mit überschüssigem Geld? Mitarbeiter können das nicht ausgegebene Geld behalten. Dies könnte ein Anreiz zur Sparsamkeit von Mitarbeitern sein, die gerne etwas Geld sparen.