Tagessätze
Was sind Tagessätze?
Tagegelder sind Die Geschäftskosten umfassen in der Regel Unterkunft, Transport, Verpflegung und sonstige Nebenkosten. Tagessatz – der lateinische Begriff für „pro Tag“ – kann sich auch auf ein strukturelles Vergütungssystem beziehen, bei dem ein Mitarbeiter im Gegensatz zu pro Stunde oder pro Monat tagesgenau bezahlt wird.
Die zentralen Thesen
- Tagessätze sind Tagegeldzahlungen an Mitarbeiter zur Deckung der Kosten, die während einer Geschäftsreise anfallen.
- Tagessätze sind nützlich, wenn Mitarbeiter jährliche Geschäftsausgaben wie Unterkunft, Verpflegung, Reisen usw. tätigen.
- Unternehmen können Tagessätze in Form von Firmenkreditkarten, vollständiger oder teilweiser Kostendeckung oder festen Tagessätzen anbieten.
- Die meisten Unternehmen verwenden den von der Bundesregierung festgelegten Standardsatz als Richtlinie für ihre Tagessätze.
Grundlegendes zu Tagessätzen
Tagessätze sind nützlich für einige Aufgabenbereiche, die umfangreiche Reisen erfordern, was dazu führt, dass Mitarbeiter jährliche Geschäftskosten wie Unterkunft, Verpflegung, Reisen usw. in Rechnung stellen. Unternehmen verfügen über verschiedene Systeme, um diese Kosten zu decken:
- Firmenkreditkarten : Einige Firmen geben ihren Mitarbeitern Kreditkarten aus. Auf diese Weise können sie die Geschäftskosten während der Arbeit sofort bezahlen, ohne selbst Kosten zu verursachen.
- Vollständige oder teilweise Kostendeckung: Während einige Unternehmen die Mitarbeiterausgaben vollständig decken, bieten einige Unternehmen nur Tagessätze für Teilkosten an – insbesondere für Unterkunft, Verpflegung und Reisen.
- Feste Beträge : Viele Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern einen bestimmten festen Tagessatz an. Von den Mitarbeitern wird erwartet, dass sie ihre Kosten ganz oder teilweise mit diesem Tagessatz decken.
Die Tagessatzzahlung bezieht sich auch auf die Struktur der Entschädigung, die einige Arbeitnehmer erhalten. Arbeitnehmer mit einer Tagessatzstruktur erhalten ihren Lohn nach Tag oder nach Menge der geleisteten Arbeit. Diese Arten von Arbeitnehmern haben normalerweise befristete oder kurzfristige Verträge, im Gegensatz zu Vollzeitstellen. Beschäftigte im Gesundheitswesen und Ersatzlehrer sind Beispiele für Beschäftigte im Tagessatz.
Besondere Überlegungen
Die Tagessätze für die meisten Mitarbeiter der Bundesregierung werden von der US General Services Administration (GSA) festgelegt. Unternehmen mit einer Tagessatzrichtlinie für Geschäftsausgaben verwenden diesen Bundessatz als Richtlinie. Die Standardtarife für Inlands- und Auslandsreisen treten jedes Jahr am 1. Oktober in Kraft. Obwohl die von der US-Regierung festgelegten Sätze auf den Lebenshaltungskosten in der Stadt eines Unternehmens basieren, können die Sätze höher oder niedriger als der Standardsatz festgelegt werden.
Für Tagessätze, die über dem Standardsatz liegen, muss der Arbeitnehmer Steuern auf den überschüssigen Betrag zahlen. Die Überzahlung ist in Feld 12 des Formulars W-2 enthalten. Wenn Sie nicht innerhalb von 60 Tagen eine Spesenabrechnung beim Arbeitgeber einreichen, wird in der Regel eine Steuerzahlung auf die volle Tagessatzauszahlung geleistet.
Die Mitarbeiter müssen Steuern auf jeden Betrag zahlen, der über dem Standard-Tagessatz liegt.
Tagessatzzahlungen sind nicht Teil des Lohns eines Arbeitnehmers, wenn die Zahlung gleich oder niedriger als der Tagessatz des Bundes ist und der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber eine Geschäftskostenabrechnung vorlegt. Zahlungen werden normalerweise als nicht steuerpflichtiges Einkommen für Arbeitnehmer gezählt und auf dem Formular W-2 getrennt vom steuerpflichtigen Einkommen ausgewiesen. Die Geschäftskostenabrechnung muss dem Arbeitgeber innerhalb von 60 Tagen nach Abschluss der Reise vorgelegt werden und sollte den Zweck der Reise, das Datum und den Ort sowie die Quittungen für die aus eigener Tasche gedeckten Kosten enthalten.
Tagessätze für Selbstständige
Selbstständige können nur einen Tagessatz für die Kosten der Mahlzeiten verwenden. Selbstständige müssen wie andere Mitarbeiter Spesenabrechnungen mit Datum, Ort und Zweck der Geschäftsreise führen. Das Aufbewahren von Belegen kann ebenfalls erforderlich sein. In Fällen, in denen dies nicht der Fall ist, ist es dennoch eine gute Idee, diese aufzubewahren.
Arten von Tagessätzen
Unternehmen behandeln Tagessätze unterschiedlich. Wie oben erwähnt, können sie Kreditkarten ausstellen, Voll- oder Teilkosten decken, feste Tarife anbieten oder von Mitarbeitern verlangen, dass sie die Kosten aus eigener Tasche für eine spätere Erstattung decken.
Tagessätze können die Geschäftskosten ganz oder teilweise decken. Unternehmen können einen Tagessatz für Unterkunft und Verpflegung oder einen Tagessatz nur für Mahlzeiten verwenden. Ein Teil des Tagessatzes kann beispielsweise 100 US-Dollar betragen, um nur die Mahlzeiten zu decken, während die Kosten für Unterkunft und Nebenkosten aus eigener Tasche bezahlt werden. Einige Unternehmen leisten Tagessätze, indem sie Schecks an den Mitarbeiter ausstellen, um anzuzeigen, dass diese vom Einkommen des Mitarbeiters getrennt sind.
Feste Preise
Ein Unternehmen, das eine feste Tagessatzmethode für Geschäftsausgaben einführt, zahlt dem Mitarbeiter normalerweise einen festen Betrag pro Tag. Beispielsweise könnte eine Tagessatzzahlung für einen IT-Berater, der für die Woche in einer anderen Stadt arbeitet, 200 USD pro Tag betragen – 100 USD für Unterkünfte, 50 USD für Lebensmittel und 50 USD für Nebenkosten.
Nebenkosten sind Kosten, die nicht identifiziert werden, sondern im Ermessen der Mitarbeiter bestimmt. Nebenkosten können Transportkosten, Wäscheservice, Internet, Zimmerservice, Tipps für Server usw. umfassen. Wenn ein Mitarbeiter sein persönliches Auto auf einer Geschäftsreise benutzt, wird ihm der Meilenerstattungssatz des Internal Revenue Service (IRS) erstattet – ein optionaler Satz, der zur Berechnung der abzugsfähigen Kosten für den Betrieb eines Fahrzeugs für geschäftliche Zwecke verwendet wird.
Auslagen
In Fällen, in denen Mitarbeiter ihre Ausgaben im Voraus und selbst bezahlen müssen, verlangen Unternehmen normalerweise, dass sie Ansprüche geltend machen. Wenn Ansprüche für Auslagen genehmigt werden, erstatten Unternehmen ihren Mitarbeitern die Geschäftskosten. Diese Methode ist viel zeitaufwändiger, da die Mitarbeiter Ansprüche und Quittungen überprüfen, Erstattungsanträge genehmigen oder ablehnen und Zahlungen an Mitarbeiter ausstellen müssen.
Vorteile von Tagessätzen
Unternehmen, die Vorauszahlungen und / oder Firmenkreditkarten verwenden, sparen den Mitarbeitern Zeit und Mühe beim Aufbewahren und Einreichen von Belegen. Wenn die Zahlung pro Tag gedeckt wurde und die Kosten unter dem Tagessatz liegen, wird die Zahlung ohne Dokumentation genehmigt. Wenn die vom Mitarbeiter zugewiesenen Essenskosten 100 USD pro Tag betragen, sind für einen Betrag, der 100 USD oder weniger für Lebensmittel pro Tag ausgibt, keine Geschäftsbelege erforderlich. Der Mitarbeiter gibt jedoch mehr als diesen Betrag für Lebensmittel aus. Quittungen müssen bei seiner Personalabteilung eingereicht werden.
Was passiert mit überschüssigem Geld? Mitarbeiter können das nicht ausgegebene Geld behalten. Dies könnte als Anreiz für Sparsamkeitsausgaben von Mitarbeitern dienen, die etwas Geld sparen möchten.