Nicht rechenschaftspflichtiger Plan
Was ist ein nicht-rechenschaftspflichtiger Plan?
Der TaxCuts and Jobs Act (TCJA) von 2017 beseitigte Einzelabzüge für Mitarbeiter, die von 2018 bis 2025 nicht erstattete Ausgaben für das Unternehmensgeschäft haben. Früher konnten Mitarbeiter Auslagen für Dinge wie einheitliche Reinigung und Gebühren für Berufsorganisationen abziehen.
Unternehmen können den Verlust dieses Abzugs durch ihre Mitarbeiter kompensieren, indem sie einen nicht rechenschaftspflichtigen Plan aufstellen, mit dem die Mitarbeiter eine Vergütung für Geschäftsausgaben oder Reisen erhalten, die für einen Arbeitgeber nicht gerechtfertigt sein müssen.
Geld, das Mitarbeitern in einem nicht rechenschaftspflichtigen Plan zur Verfügung gestellt wird, gilt als steuerpflichtiges Einkommen und sollte auf der W-2 eines Mitarbeiters erscheinen.
Auch als Vergütungsplan bekannt, unterscheiden sich nicht rechenschaftspflichtige Pläne von rechenschaftspflichtigen Plänen dadurch, dass letztere von den Mitarbeitern eine angemessene Buchführung für den Erhalt der Erstattung verlangen. Da Gelder, die Mitarbeiter im Rahmen eines rechenschaftspflichtigen Plans erhalten, zur Erstattung von Geldern dienen, die für geschäftsbezogene Ausgaben ausgegeben wurden, sind sie nicht steuerpflichtig.
Die zentralen Thesen
- Früher konnten Arbeitnehmer geschäftsbezogene Ausgaben von ihren Steuern abziehen, aber durch das Tax Cuts and Jobs Act wurden diese Einzelabzüge bis mindestens 2025 abgeschafft.
- Unternehmen, die ihren Mitarbeitern weiterhin die Möglichkeit geben möchten, Ausgaben wie die einheitliche Reinigung oder Beiträge an eine professionelle Organisation zu bezahlen, können einen rechenschaftspflichtigen oder nicht rechenschaftspflichtigen Plan aufstellen.
- Ein nicht rechenschaftspflichtiger Plan ist nützlich für Unternehmen, die Mitarbeiterausgaben nicht vorautorisieren möchten.
So funktioniert der nicht-rechenschaftspflichtige Plan
Während Gelder, die an Mitarbeiter im Rahmen eines nicht rechenschaftspflichtigen Plans ausgezahlt werden, für Geschäftsausgaben wie Reisen, Mahlzeiten oder Bewirtung verwendet werden sollen, kann der Empfänger es nach Belieben ausgeben. Wenn ein Arbeitgeber beispielsweise einem Mitarbeiter 500 US-Dollar zur Deckung der Kosten für Mahlzeiten während einer Geschäftsreise im Rahmen eines nicht rechenschaftspflichtigen Plans geben würde, könnte der Mitarbeiter zu jeder Mahlzeit preiswerte Lebensmittel essen und die Ersparnisse einstreichen.
Beim Internal Revenue Service (IRS) handelt es sich jedoch um eine Entschädigung, die zusätzlich zum Gehalt oder Lohn gezahlt wird. Als solches wird es als Einkommen besteuert. Arbeitgeber können für einige Ausgabenposten einen nicht rechenschaftspflichtigen Plan und für andere Ausgaben einen rechenschaftspflichtigen Plan verwenden.
Nicht-rechenschaftspflichtiger Plan: Ausgaben und Steuern
Alle Ausgaben für geschäftsbezogene Ausgaben in einem nicht rechenschaftspflichtigen Plan könnenvom Empfänger auf seinem 1040-Formularals sonstiger gesonderter Abzug geltend gemacht werden. Diese Ausgaben unterliegen einer Beschränkung von 2 %, die vorschreibt, dass Antragsteller, die eine Aufstellung vornehmen, nur den Teil der Ausgaben abziehen dürfen, der 2 % ihres bereinigten Bruttoeinkommens (AGI) übersteigt.
Gemäß den IRS-Regeln müssen Ausgaben sowohl gewöhnlich als auch notwendig sein, um abzugsfähig zu sein;andernfalls kann der IRS sie verweigern oder als „aufwendig“ betrachten und auch nicht zulassen, obwohl dies selten der Fall ist.
Im Zusammenhang mit nicht rechenschaftspflichtigen Plänen wird „gewöhnlich und notwendig“ je nach Kontext lockerer definiert.“Normal“ bedeutet einfach etwas, das normalerweise im Betrieb eines Unternehmens benötigt wird.„Notwendig“ bedeutet lediglich, dass ein Gegenstand für den Betrieb eines Unternehmens angemessen und hilfreich ist. Weitere Informationen finden Sie in der IRS-Publikation 535: Geschäftsausgaben.
Nicht rechenschaftspflichtiger Plan vs. rechenschaftspflichtiger Plan
In einem rechenschaftspflichtigen Plan muss der Mitarbeiter nachweisen, was die Ausgaben waren und wofür sie waren, wie hoch sie waren und dass sie während der Geschäftstätigkeit für das Unternehmen entstanden sind. Rechenschaftspflichtige Plankosten gelten nicht als steuerpflichtiges Einkommen. Nicht in Anspruch genommene Vorschüsse müssen rechtzeitig (wie vom IRS angegeben) an das Unternehmen zurückgezahlt werden.