Negative Bestätigung
Was ist eine negative Bestätigung?
Eine negative Bestätigung ist ein Brief oder ein Dokument, in dem der Empfänger aufgefordert wird, dem Absender nur zu antworten, wenn es ein Problem mit dem Inhalt der Nachricht gibt oder der Empfänger das Ereignis, auf das der Brief gerichtet war, ablehnen möchte.
Negative Bestätigungsschreiben können in vielen Arten von Geschäftssituationen verwendet werden und werden häufig in der Finanzdienstleistungsbranche verwendet. Der Zweck der Kommunikation besteht darin, die Anzahl der eingehenden Antworten zu verringern, die eine Organisation auf einen Brief an ihren Kundenstamm erhält. In einer Kommunikationssituation mit negativer Bestätigung oder negativer Zustimmung erhält das Unternehmen oder die Einheit, die die Nachricht sendet, nur Antworten auf „Nein“-Stimmen, im Gegensatz zu Antworten von allen, unabhängig von ihrer Meinung.
Eine negative Bestätigung kann einer positiven Bestätigung gegenübergestellt werden.
Die zentralen Thesen
- Eine negative Bestätigung ist eine Anfrage, die nur dann zu einer Antwort führen sollte, wenn noch offene Probleme oder Bedenken bestehen, die angegangen werden müssen.
- Wenn keine Probleme vorliegen, wird keine Antwort gesendet und das Fehlen dieser Antwort gilt als negative Bestätigung.
- Negative Bestätigungsschreiben werden häufig in der Finanzdienstleistungsbranche verwendet, einschließlich Buchhaltern, die die Finanzinformationen eines Kunden überprüfen möchten.
- Negative im Gegensatz zu positiven Bestätigungen helfen, die Anzahl eingehender Korrespondenzen zu reduzieren, die Effizienz zu steigern und Verschwendung zu reduzieren.
Negative Bestätigungen verstehen
Negative Bestätigungen werden häufig von Wirtschaftsprüfern verwendet und beinhalten ein Dokument, das an eine Stichprobe von Kunden eines Unternehmens gesendet wird und diese nur dann um eine Antwort bittet, wenn sie eine Diskrepanz zwischen ihren Büchern und der Bilanz des geprüften Unternehmens feststellen. Eine negative Bestätigung wird normalerweise verwendet, wenn die Rechnungslegungskontrollen eines Unternehmens in der Vergangenheit nur sehr wenige Fehler aufwiesen und daher als stark angesehen werden. Das Unternehmen wird gebeten, die Zahlen noch einmal zu überprüfen und nur bei Unstimmigkeiten zu bestätigen.
Das Versenden einer negativen Bestätigung im Gegensatz zu einer positiven Bestätigung, die eine Antwort erfordert, kann Zeit sparen, die für die Nachverfolgung von Antworten und die Nachverfolgung nicht reagierender Empfänger aufgewendet werden würde. Die negative Bestätigung ist lediglich eine Möglichkeit für einen Buchhalter, sicherzustellen, dass beide Unternehmen die gleichen Zahlen melden.
Beispiele für negative Bestätigungen
Negative Bestätigungen haben viele Anwendungen, die sowohl Buchhalter als auch Finanzdienstleistungsunternehmen umfassen.
Pensionspläne für Mitarbeiter
Negative Bestätigungsschreiben werden oft mit 401(k) -Plänen verschickt, die über eine automatische Eskalationsfunktion verfügen. Bei der automatischen Eskalation wird der Prozentsatz des Gehaltsschecks eines Mitarbeiters, der zu jeder Gehaltsperiode beiträgt, jedes Jahr automatisch erhöht.
Diese automatisch steigende Sparquote soll den Menschen helfen, mehr Geld für den Ruhestand zu sparen. Etwa einen Monat vor der Eskalation sendet der Protokollführer eine negative Bestätigung oder ein negatives Einverständniserklärungsschreiben. In dem Schreiben wird der Teilnehmer darüber informiert, dass die Beitragserhöhung erfolgen wird, es sei denn, der Teilnehmer kontaktiert den 401(k)-Rekorder und verzichtet auf die Erhöhung, um seinen aktuellen Beitragssatz beizubehalten.
Buchhaltung für Einnahmen
Ein negativer Antrag kann auch verwendet werden, um Verkäufe bei einem Automobilhersteller zu bilanzieren. Nach Angaben der Bücher verkaufte der Hersteller 200 Fahrzeuge an den Händler für eine Gesamtsumme von $ 6 Millionen in Einnahmen. In dem negativen Bestätigungsschreiben heißt es, dass, wenn die Zahl von 6 Millionen US-Dollar stimmt, keine Antwort erforderlich ist. Wenn der Umsatz jedoch nur 5 Millionen US-Dollar betragen würde, müsste der Hersteller den Buchhalter über die Diskrepanz in den Büchern des Händlers informieren.
Negative Bestätigungen sind eine professionelle Art zu sagen: „Reagieren Sie nicht auf mich, es sei denn, es gibt ein Problem“.