Rechnung
Was ist eine Rechnung?
Eine Rechnung ist ein Handelsdokument mit Zeitstempel, das eine Transaktion zwischen einem Käufer und einem Verkäufer auflistet und aufzeichnet. Wenn Waren oder Dienstleistungen auf Kredit gekauft wurden, enthält die Rechnung in der Regel die Geschäftsbedingungen und gibt Auskunft über die verfügbaren Zahlungsmethoden.
Arten von Rechnungen können ein Papier umfassen Eingang, einen Kaufvertrag, Lastschrift, Rechnung über den Verkauf oder Online – elektronische Aufzeichnung.
Die zentralen Thesen
- Eine Rechnung ist ein Dokument, das eine Transaktion zwischen einem Käufer und einem Verkäufer aufzeichnet, wie beispielsweise eine Papierquittung von einem Geschäft oder eine Online-Aufzeichnung von einem E-Tailer.
- Rechnungen sind ein wichtiges Element der internen Kontrollen und Prüfungen der Rechnungslegung.
- Auf einer Rechnung festgestellte Gebühren müssen von den zuständigen Führungskräften genehmigt werden.
- Rechnungen enthalten im Allgemeinen Zahlungsbedingungen, Stückkosten, Versand, Bearbeitung und alle anderen Bedingungen, die während der Transaktion festgelegt werden.
Die Grundlagen einer Rechnung
Eine Rechnung muss auf der Vorderseite der Rechnung angeben, dass es sich um eine Rechnung handelt. Es hat normalerweise eine eindeutige Kennung namens Rechnungsnummer, die für interne und externe Referenzen nützlich ist. Eine Rechnung enthält in der Regel Kontaktinformationen für den Verkäufer oder Dienstleister für den Fall, dass bei der Abrechnung ein Fehler auftritt.
Auf der Rechnung können die Zahlungsbedingungen sowie Angaben zu Skonti, Vorfälligkeitsentschädigungen oder bei verspäteten Zahlungen erhobenen Finanzierungsgebühren enthalten sein. Außerdem werden die Stückkosten eines Artikels, die Gesamtzahl der gekauften Einheiten, Fracht, Bearbeitungs, Versand- und damit verbundene Steuergebühren sowie der geschuldete Gesamtbetrag aufgeführt.
Unternehmen können sich dafür entscheiden, einfach eine Monatsabrechnung als Rechnung für alle ausstehenden Transaktionen zu senden. In diesem Fall muss aus der Erklärung hervorgehen, dass keine Nachrechnungen mehr versendet werden. In der Vergangenheit wurden Rechnungen auf Papier aufgezeichnet, oft mit mehreren Kopien, so dass Käufer und Verkäufer jeweils eine Aufzeichnung der Transaktion für ihre eigenen Aufzeichnungen haben. Derzeit sind computergenerierte Rechnungen weit verbreitet. Sie können bei Bedarf auf Papier gedruckt oder per E-Mail an die Parteien einer Transaktion gesendet werden. Elektronische Aufzeichnungen ermöglichen auch eine einfachere Suche und Sortierung bestimmter Transaktionen oder bestimmter Daten.
Eine Proforma-Rechnung ist ein vorläufiger Kaufvertrag , der den Käufern vor dem Versand oder der Lieferung von Waren zugesandt wird. Die Rechnung enthält in der Regel die gekauften Artikel und andere wichtige Informationen wie das Versandgewicht und die Transportkosten. Pro-forma Rechnungen kommen häufig bei internationalen Transaktionen ins Spiel, insbesondere für Zollzwecke bei Importen.
Eine Proforma-Rechnung ist eine verbindliche Vereinbarung, die Verkaufsbedingungen können sich jedoch ändern.
Die Bedeutung des Rechnungsdatums
Das Rechnungsdatum stellt die mit Zeitstempel versehene Uhrzeit und das Datum dar, an dem die Ware in Rechnung gestellt und die Transaktion offiziell erfasst wurde. Daher enthält das Rechnungsdatum wichtige Informationen zur Zahlung, da es die Kreditdauer und das Fälligkeitsdatum der Rechnung bestimmt. Dies ist insbesondere bei Kreditgebern wichtig, wie zB netto 30. Die tatsächliche Fälligkeit der Rechnung liegt in der Regel 30 Tage nach Rechnungsdatum. Ebenso bieten Unternehmen Kunden die Möglichkeit, Artikel zurückzugeben. Die Frist beträgt in der Regel eine bestimmte Anzahl von Tagen seit dem Kaufnachweis, wie auf der Rechnung angegeben.
E-Rechnung
Seit Beginn des Computerzeitalters ist es für Menschen und Unternehmen einfacher, sich auf die elektronische Rechnungsstellung als Alternative zu Papierdokumenten zu verlassen. Elektronische Rechnungsstellung oder E-Rechnung ist eine Form der elektronischen Rechnungsstellung, um transaktionsbezogene Dokumente zwischen den Parteien zu erstellen, zu speichern und zu überwachen und sicherzustellen, dass die Bedingungen ihrer Vereinbarungen eingehalten werden.
Diese E-Dokumente können Rechnungen und Quittungen, Bestellungen, Belastungs- und Gutschriften, Zahlungsbedingungen und -anweisungen sowie Überweisungsträger enthalten. Digitale Rechnungen werden normalerweise per E-Mail, Webseite oder App versendet. Zu den Vorteilen gehören die folgenden:
- Beständigkeit und Beständigkeit gegen physische Schäden
- Einfache Suche und Sortierung nach bestimmten Namen, Begriffen oder Daten
- Erhöhte Überprüfbarkeit
- Die Möglichkeit, auf Anfrage zu drucken oder zu reproduzieren
- Die Fähigkeit zur Datensammlung und Business Intelligence
- Reduzierung des Papierverbrauchs
Die elektronische Rechnungsstellung umfasst verschiedene Technologien und Eingabeoptionen und wird als allgemeiner Begriff verwendet, um jede Methode zu beschreiben, mit der einem Kunden eine Rechnung elektronisch zur Zahlung vorgelegt wird. Mehrere E-Invoicing-Standards wie EDIFACT und UBL wurden weltweit entwickelt, um die Akzeptanz und Effizienz zu erleichtern.
Rechnungen und Kreditorenbuchhaltung
Rechnungen verfolgen den Verkauf eines Produkts für Bestandskontroll, Buchhaltungs- und Steuerzwecke, was dazu beiträgt, Verbindlichkeiten und ähnliche fällige Verpflichtungen zu verfolgen. Viele Unternehmen versenden das Produkt und erwarten die Zahlung zu einem späteren Zeitpunkt, sodass der fällige Gesamtbetrag zu einer Verbindlichkeit für den Käufer und einer Forderung für den Verkäufer wird.
Moderne Rechnungen werden elektronisch statt papierbasiert übermittelt. Bei Verlust einer Rechnung kann der Käufer vom Verkäufer eine Kopie verlangen. Die Verwendung einer Rechnung stellt das Vorliegen einer Gutschrift dar, da der Verkäufer ein Produkt versandt oder eine Dienstleistung erbracht hat, ohne vorab Bargeld zu erhalten.
Rechnungen unterscheiden sich von Bestellungen, die erstellt werden, bevor ein Kunde eine Ware oder Dienstleistung bestellt.
Rechnungen und interne Kontrollen
Rechnungen sind ein wichtiges Element der internen Kontrollen der Rechnungslegung. Belastungen auf einer Rechnung müssen von den zuständigen Führungskräften genehmigt werden. Alternativ wird eine Rechnung mit einer Bestellung abgeglichen, und nach dem Abgleich der Informationen erfolgt die Zahlung für genehmigte Transaktionen. Eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft stellt sicher, dass Rechnungen bei der Prüfung auf Kostenabgrenzung in den entsprechenden Abrechnungszeitraum eingegeben werden.