Amtliches Zertifikat
Was ist ein Incumbency-Zertifikat?
Eine Incumbency Certificate (oder Incumbency Certificate) ist ein offizielles Dokument, das von einer Gesellschaft oder einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung ( wichtigen Aktionäre auflistet. Es legt fest, wer welche Positionen innerhalb der Organisation innehat, und wird am häufigsten verwendet, um die Identität von Personen zu bestätigen, die befugt sind, im Namen des Unternehmens rechtsverbindliche Transaktionen vorzunehmen.
Außerhalb der USA kann ein Incumbency-Zertifikat auch als Register of Directors, Certificate of Officers oder Sekretariatszertifikat bezeichnet werden.
Die zentralen Thesen
- Ein Incumbency-Zertifikat zeichnet die Identität der derzeitigen Direktoren, leitenden Angestellten und gelegentlich der Hauptaktionäre eines Unternehmens auf.
- Eine Incumbency-Bescheinigung wird von einem Finanzinstitut häufig bei der Eröffnung eines Kontos verlangt, um sicherzustellen, dass die Personen, die sich als Zeichnungsberechtigte eines Unternehmens ausgeben, berechtigt sind.
- Verträge über Geschäfte, an denen Unternehmen beteiligt sind, erfordern in der Regel eine Incumbent-Bescheinigung, um festzustellen, wer das Unternehmen rechtlich binden kann.
Grundlegendes zu Incumbency-Zertifikaten
Incumbency-Zertifikate wie das Certificate of Incumbency, Certificate of Officers, Officer’s Certificate, Register of Directors oder Secretary’s Certificate liefern alle im Wesentlichen die gleichen Informationen. Amtsurkunden werden vom Corporate Secretary ausgestellt und tragen oft das Firmensiegel und können von einem öffentlichen Notar beglaubigt werden. Da der Sekretär der für die Führung von Unternehmensaufzeichnungen verantwortliche Beamte ist, ist die Incumbency-Bescheinigung eine Amtshandlung des Unternehmens, und Dritte können sich vernünftigerweise auf ihre Richtigkeit verlassen.
Eine Incumbency-Bescheinigung enthält alle relevanten Angaben zu den Direktoren und leitenden Angestellten der Gesellschaft, wie beispielsweise den Namen des Amtsinhabers, die Position, ob gewählt oder ernannt, und die Amtszeit. Es enthält in der Regel auch ein Unterschriftenmuster zu Vergleichszwecken.
Ein typisches Incumbency-Zertifikat kann wie folgt formuliert werden:
Der Unterzeichnete, X, Sekretär von ABC Inc. (das „Unternehmen“), bestätigt hiermit, dass die unten genannten Personen die gegenüber ihren Namen angegebene Position bei der Gesellschaft innehaben, dass die
neben dem Namen jeder dieser Personen erscheinende Unterschrift die wahrheitsgetreue Unterschrift einer solchen Person und dass sie ordnungsgemäß bevollmächtigt ist,…“
Dieser Erwähnung folgt dann eine Liste der Direktoren und leitenden Angestellten, das Datum und die Unterschrift des Sekretärs. Dieses Dokument kann von einem Finanzinstitut angefordert werden, wenn das Unternehmen die Eröffnung eines Bankkontos beantragt oder eine größere Transaktion einleitet. Das Zertifikat kann auch von einem Anwalt oder einer anderen Person angefordert werden, die die Rechtmäßigkeit und die angegebene Position eines Direktors oder leitenden Angestellten innerhalb des Unternehmens bestätigen möchte.
Jeder, der an einer Transaktion mit einem Unternehmen beteiligt ist und die angegebene Position eines leitenden Angestellten innerhalb des Unternehmens bestätigen muss, kann beim Sekretär des Unternehmens eine Incumbency-Bescheinigung anfordern. In der Praxis wird von einer Bank oder einem anderen Finanzinstitut bei der Kontoeröffnung häufig eine Incumbency-Bescheinigung verlangt, um sicherzustellen, dass die Person, die behauptet, Zeichnungsberechtigter eines Unternehmens zu sein, es wirklich ist.
Ebenso, wenn Anwälte Verträge für die Geschäfte mit Unternehmen der Ausarbeitung, benötigen sie in der Regel ein offizielles incumbency Zertifikat zu bestimmen, wer rechtlich das Unternehmen in dem binden können Verträge.
Beispiel für ein Incumbency-Zertifikat
Obwohl sie verschiedene Formen annehmen können, sieht ein typisches Standard Incumbency-Zertifikat wie folgt aus:
BESTÄTIGUNGSBESCHEINIGUNG
Der Unterzeichnete, Sekretär/Stellvertretender Sekretär von __________________________ einer __________________ Gesellschaft (im Folgenden „Gesellschaft“), bescheinigt hiermit Folgendes:
1. Dass er/sie der ordnungsgemäß gewählte, qualifizierte und amtierende Sekretär/Stellvertretende Sekretär der Gesellschaft ist und mit der Führung der Aufzeichnungen, Protokolle und des Siegels der Gesellschaft beauftragt ist.
2. Dass gemäß der geänderten Satzung der Gesellschaft die nachfolgend genannte(n) Person(en) benannt und in das/die unten angegebene(n) Amt(e) ernannt wurde/wurde(n) und dass diese Person(en) diese weiterhin innehat(en) Büro(s) zu diesem Zeitpunkt und die neben den Namen angegebenen Unterschriften sind echte Unterschriften.
NAME, UNTERZEICHNUNG und TITEL
__________________________ __________________________ __________________________ __________________________ __________________________ __________________________ ___________ _________________________
3. Dass gemäß der geänderten Satzung der Gesellschaft und bestimmten vom Vorstand der Gesellschaft gefassten Beschlüssen die Person(en), die zur Ausübung der oben genannten Befugnisse ernannt wurden, ausreichende Befugnisse erhalten hat, im Namen von. zu handeln und das Unternehmen in Bezug auf Transaktionen zu binden, die das Leasing von Geräten beinhalten, einschließlich, aber nicht beschränkt auf den Verkauf und das Rückleasing solcher Geräte, und dass die Person(en) von Dokumenten im Zusammenhang mit solchen Transaktionen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Master Lease Agreements und Ausrüstungspläne dazu stellen eine rechtsverbindliche und durchsetzbare Verpflichtung des Unternehmens dar.
4. Dass der Unterzeichnete gemäß der geänderten Satzung der Gesellschaft befugt und befugt ist, dieses Zertifikat im Namen der Gesellschaft zu unterzeichnen, und dass er/sie dieses Zertifikat an diesem __________ Tag so ausgefertigt und das Siegel der Gesellschaft gesetzt hat von _______________, 20_____.
Unterschrift: ______________________________________ (SEAL)
Name: _________________________________________
Titel: __________________________________________