Impressum
Was ist Impressum?
Eine Zahlstelle ist ein Geldkonto, auf das ein Unternehmen angewiesen ist, um kleine, routinemäßige Ausgaben zu bezahlen. Die in den Zahlstellen enthaltenen Mittel werden regelmäßig aufgefüllt, um einen festen Saldo zu halten. Der Begriff „Zahlung“ kann sich auch auf einen Geldvorschuss beziehen, der einer Person zu einem bestimmten Zweck gewährt wird.
Die zentralen Thesen
- Imprest bezieht sich auf eine Art Geldkonto, das von einem Unternehmen geführt wird, um kleine Neben- oder Routineausgaben zu bezahlen.
- Auf der Zahlstelle wird ein fester Kontostand eingerichtet und bei Bedarf bei Geldabhebungen für Posten wie Lohn, Reise- oder Portokasse zurückerstattet.
- Aufgrund seiner geringen und festen Natur, die leicht zu überwachen ist, entmutigt Imprest nicht autorisierte oder verschwenderische Ausgaben.
So funktioniert Impress
Die bekannteste Art der Zahl ist ein Portokasse Konto, die kleineren Transaktionen zur Deckung verwendet wird, wenn es um Schnittprüfungen unpraktisch oder unbequem ist. Auf diesen Konten wird ein fester Bargeldbetrag vor Ort geführt, der zur Erstattung von Mitarbeitern und zur Begleichung kleiner Ausgaben verwendet werden kann. Kleingeld wird in der Regel von Depotbanken verwaltet, die das Konto überwachen und Bargeld an Mitarbeiter ausgeben, die wiederum geschäftsbezogene Belege ausstellen.
Prämien können auch verwendet werden, um die Gehaltsabrechnung von Mitarbeitern, Dividenden, Mitarbeiterreisen und Boni abzudecken. Nachdem diese Ausgaben bezahlt sind, wird der Fonds in der Regel durch Kapital vom primären Bankkonto des Unternehmens zurückerstattet.
Prämien schrecken von der Verwendung nicht autorisierter Ausgaben ab, da die Gelder zweckgebunden sind. Folglich zahlen Zahlstellen in der Regel regelmäßig den gleichen Geldbetrag aus, was das Konto idealerweise auf einen Saldo nahe Null bringt, bevor es automatisch mit dem gleichen festgelegten Geldbetrag aufgefüllt wird. Dieses System macht es einfacher, Ausgaben zu überwachen, Unstimmigkeiten zu melden und schließlich Betrug aufzudecken.
Das Imprest-System
Das Zahlsystem umfasst die folgenden Schritte:
- Es wird ein Kassenfonds mit einem festgelegten Bargeldbetrag eingerichtet. Dies wird im Hauptbuch des Unternehmens erfasst.
- Über die Kassenkasse gezahlte Auslagen sind mit Quittungen zu belegen.
- Der Fonds wird regelmäßig mit Auszahlungsbelegen aufgefüllt, um einen festen Saldo zu halten.
- Der Fonds wird genau auf Abweichungen zwischen den erwarteten Barmitteln (basierend auf der Dokumentation) und den tatsächlichen Barmitteln überwacht. Bei Abweichungen werden diese untersucht.
Die Zukunft der Impressionen
Da Unternehmen zunehmend auf elektronische Transaktionen setzen, gerät das Zahlwesen immer mehr in Ungnade. Oft ist es einfacher, eine Firmenkreditkarte zu verwenden als eine Zahlstelle, da diese eine elektronische Dokumentation der Transaktionen bietet und keine Aufstockung der ausgehenden Gelder erforderlich macht.