Wie lange sollten Sie Ihre Kontoauszüge aufbewahren?
Wie lange Sie Ihre Bank- und Kreditkartenabrechnungen aufbewahren sollten, hängt davon ab, wie Sie sie erhalten.
- Wenn Sie kein Online-Bankkonto haben und trotzdem Kontoauszüge per Post erhalten, bewahren Sie das Papier 12 Monate lang auf.
- Wenn Sie ein Online-Bankkonto haben und keine Kontoauszüge in Papierform erhalten, können Sie Ihre Kontoauszüge jederzeit überprüfen oder ausdrucken. Die Banken halten diese Dokumente länger als ein Jahr (je nach Bank bis zu 3 Jahre) zugänglich. Sollten Sie längere Zeiträume benötigen, können Sie die Online-Hauptnummer der Bank kontaktieren und den gewünschten Zeitraum erfragen. Die Bank wird es Ihnen innerhalb von Tagen per E-Mail oder Post zusenden.
In jedem Fall sollten Sie Ihre Aussagen mindestens einmal im Monat überprüfen, um sicherzustellen, dass es keine hässlichen Überraschungen gibt.
Wenn Sie die Aufzeichnungen brauchen
Etwa zwei Drittel der Amerikaner nutzen heute digitales Banking, entweder über eine Telefon-App oder auf einem PC. Mehr als die Hälfte erhält ihre Bank- und Kreditkartenabrechnungen jedoch weiterhin per Post. Es überrascht nicht, dass ältere Verbraucher viel eher Papierdokumente bevorzugen.
Es kann eine gewisse Genugtuung geben, das von Ihnen unterschriebene Stück Papier zu sehen, obwohl es für elektronische Käufe keine solche Dokumentation gibt.
Unabhängig davon, ob Sie über ein Papierablagesystem verfügen oder online auf Ihre Unterlagen zugreifen, kann es vorkommen, dass Sie Ihre alten Kontoauszüge aus verschiedenen Gründen benötigen.
Die zentralen Thesen
- Die meisten Kontoauszüge sollten in Papierform oder in elektronischer Form ein Jahr lang zugänglich aufbewahrt werden, danach können sie vernichtet werden.
- Steuerrelevante Unterlagen wie Spendennachweise sollten mindestens drei Jahre lang aufbewahrt werden.
- Überprüfen Sie in jedem Fall Ihren letzten Kontoauszug mindestens einmal im Monat auf Fehler oder Betrug.
Wie lange sollten Sie Ihre Aussagen aufbewahren?
Wenn Sie die monatlichen Kontoauszüge per Post nicht deaktiviert haben, bewahren Sie diese mindestens ein Jahr lang auf. Wenn Ihr Konto nur online ist, überprüfen Sie die Ein- und Auszahlungen monatlich, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind.
Wenn Sie sich hervorragend mit Dateneingabe auskennen, können Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben alternativ in einem Buchhaltungsprogramm oder einer Tabelle erfassen.
Nach einem Jahr ist es sicher, das Papier zu vernichten und zu entsorgen, mit einer großen Ausnahme: Alles, was einen Steuerabzug belegt, sollte mindestens drei Jahre aufbewahrt werden. Der IRS sagt, dass er bei Audits selten weiter zurückgeht, obwohl er sich die Möglichkeit vorbehält, dies zu tun.
Wenn Ihr Konto online ist, werden die Aufzeichnungen entweder online archiviert oder sind auf besondere Bestellung der Bank oder des Finanzinstituts verfügbar. American Express zum Beispiel speichert Kontotransaktionen im Wert von drei Jahren online und durchsuchbar. Chase Bank-Benutzer können auf sieben Jahre Kontoaktivität zugreifen.
Warum Sie die Aussagen aufbewahren sollten
Der Zugriff auf eine Aufzeichnung Ihrer letzten Einkäufe, Rechnungszahlungen und Gehaltsabrechnungen ist aus einer Reihe von Gründen erforderlich, nicht zuletzt als Zahlungsnachweis im Streitfall.
Sie sollten Ihre Bankkontoaktivitäten regelmäßig auf Beweise für Identitätsdiebstahl und Debitkartenbetrug überprüfen. Die Erklärungen dienen zum Nachweis illegaler Aktivitäten und werden verwendet, um etwaige Schäden wiederzuerlangen.
Aus Steuergründen
Möglicherweise benötigen Sie Ihre Kontoauszüge, wenn Sie Ihre Einkommensteuern erheben, um Ihre Einnahmen und Kosten wie Spenden für wohltätige Zwecke und Betriebsausgaben zu überprüfen.
Auch Bankkontoauszüge, die große Käufe oder Zahlungen bestätigen, können es wert sein, aufbewahrt zu werden. Beispielsweise benötigen Sie möglicherweise einen Kaufbeleg, um einen Versicherungsanspruch geltend zu machen oder eine Garantie in Anspruch zu nehmen.
Sie können Geldautomatenbelege vernichten, sobald Sie sie mit Ihren Kontodatensätzen abgeglichen haben. Ein- und Auszahlungsscheine können geschreddert werden, sobald die Transaktionen mit der Monatsrechnung überprüft wurden.
Online- vs. Hardcopy-Statements
Viele Banken führen monatliche Kundenauszüge für mindestens fünf Jahre online und sind über ihre Online-Banking-Apps und -Sites leicht zugänglich. Diese Erklärungen liegen normalerweise in druckfähigen Formaten vor. Zusammenfassungen von Transaktionsinformationen stehen häufig zum Download bereit.
Möglicherweise können Sie von Ihrer Bank ausgedruckte Kontoauszüge erhalten, die mehrere Jahre zurückreichen. Einige Banken erheben für diesen Service Such- und Druckgebühren, da dies nicht auf Filialebene möglich ist. Ältere Kontoauszüge werden in einem Backoffice bearbeitet.
Aus Sicherheitsgründen ist es am besten, alle gedruckten Kontoauszüge in einem feuerfesten Safe an einem sicheren Ort aufzubewahren. Elektronische Kontoauszüge sollten in einer passwortgeschützten Datei aufbewahrt werden.
Verwenden Sie einen Passwortschutz für elektronische Dateien. Ausgedruckte Kontoauszüge sollten an einem sicheren, feuerfesten Ort aufbewahrt werden, der leicht zugänglich ist.
Dokumente vernichten
Es mag einfacher erscheinen, Ihre Aufzeichnungen einfach für immer aufzubewahren, anstatt sich Zeit zu nehmen, sie zu organisieren. Es ist jedoch keine gute Idee, vor allem wegen des Potenzials für Identitätsdiebe, sie zu bekommen.
Folgende Dokumente sollten geschreddert werden:
- Kreditkartenabrechnungen: Bewahren Sie sie 60 Tage lang auf, es sei denn, sie enthalten steuerbezogene Ausgaben. Bewahren Sie sie in diesen Fällen mindestens drei Jahre auf.
- Pay Stubs: Ordne sie einmal im Jahr deinem W-2 zu und vernichte sie dann.
- Stromrechnungen: Bewahren Sie sie maximal ein Jahr auf.
- Steuererklärungen und Steuerbelege: Bewahren Sie diese wie steuerbezogene Kreditkartenabrechnungen mindestens drei Jahre auf.
- Haus- und Kfz-Versicherungspolicen: Schreddern Sie die alten, wenn Sie neue Policen erhalten.
- Hypothekenerklärungen und Heimwerkerarbeiten: Vernichten Sie diese, wenn Sie das Haus verkaufen.
So vernichten Sie Ihre Dokumente
Wenn Sie bereit sind, Ihre Kontoauszüge zu entsorgen, stellen Sie sicher, dass Sie sie tatsächlich vernichten. Sie nur in zwei Hälften zu zerreißen, wird Identitätsdiebe nicht davon abhalten, Ihre persönlichen Daten zusammenzufügen. Aktenvernichter sind jetzt klein, tragbar und billig.
Wenn Ihr Papiervolumen enorm ist, können Sie einen Aktenvernichter kaufen. Einige Banken vernichten Ihre Kontoauszüge auf Wunsch kostenlos.