Verwendung von Excel als Hauptbuchhaltung
Microsoft Excel ist ein leistungsstarkes Tool, das für eine Vielzahl von Zwecken verwendet werden kann. Für ein kleines Unternehmen mit wenigen Transaktionen kann ein versierter Geschäftsinhaber Excel als Ersatz für Buchhaltungssoftware verwenden.
Excel verfügt über alle Tools, die zum Erstellen und Verwalten eines Hauptbuchs erforderlich sind. Es erfordert jedoch ein solides Verständnis der grundlegenden Buchhaltung und die Liebe zum Detail. Für Geschäftsinhaber, die nicht über die Ressourcen verfügen, um in Buchhaltungssoftware zu investieren, ist Excel möglicherweise ein guter Ort, um Buchhaltungsunterlagen zu führen, bis die Buchhaltungssoftware gekauft wird. Das Folgende ist eine Richtlinie, die beim Layout hilft, wie Excel am besten für Buchhaltungszwecke verwendet werden kann.
Verwenden von Excel als Hauptbuch
Es ist wichtig zu beachten, dass jedes Unternehmen unterschiedlich ist und daher unterschiedliche Berichtsanforderungen hat. Der erste Schritt beim Einrichten eines Buchhaltungsprozesses besteht darin, zu bestimmen, welche Buchhaltungskennzahlen basierend auf der Art des Geschäfts einbezogen werden müssen.
Eine einfache Einrichtung zur Aufzeichnung sollte zunächst Spalten für das Transaktionsdatum, die Transaktionsbeschreibung und eine Referenznummer enthalten, z. B. eine Rechnung oder Schecknummern. In den nächsten Spalten werden alle Konten aufgelistet, die während des Jahres verwendet werden sollen. Bei der Auswahl der Konten sollte sorgfältig überlegt werden, da es schwierig sein wird, später Änderungen vorzunehmen. Von links nach rechts sollten die ersten aufgeführten Konten Gewinn- und Verlustrechnungskonten sein, die mit Einnahmen beginnen und mit Ausgaben enden. Als nächstes folgen die Aktiva-Konten, dann die Passiv-Konten und zuletzt alle Eigenkapitalkonten.
Das Hauptbuch verwendet die doppelte Buchführung, um alle Transaktionen des Unternehmens zu verfolgen. Es ist wichtig, ein solides Verständnis dieses Konzepts zu haben, bevor Excel als Hauptbuch verwendet wird. Die doppelte Buchführung setzt voraus, dass für eine Transaktion sowohl Belastungen als auch Gutschriften eingegeben werden, damit die Bücher am Ende ausgeglichen sind.
Double Entry Bookkeeping in Excel
Wenn es sich um ein neues Unternehmen handelt, ist die erste Transaktion wahrscheinlich das in das Unternehmen investierte Eigenkapital. Nehmen wir zum Beispiel an, ein Unternehmer namens Jane beschließt, eine Maschinenwerkstatt zu eröffnen. Sie hat 750.000 US-Dollar aus Ersparnissen, um das Geschäft zu starten, und eröffnet mit dem von ihr gesparten Geld ein Girokonto bei ihrer örtlichen Bank.
Durch die Verwendung von Konzepten für die doppelte Buchführung weiß Jane, dass diese Transaktion das Geldkonto des Unternehmens (die Lastschrift) erhöht und durch eine Erhöhung des Eigenkapitalkontos des Eigentümers (die Kreditbuchung) ausgeglichen wird. In diesem Excel-System sollten alle Lastschriftbuchungen als positive Werte erfasst werden, während alle Gutschriftbuchungen mit negativen Werten erfasst werden sollten.
In diesem Beispiel sollte Jane das Transaktionsdatum und eine Beschreibung wie „Kapitalinvestition“ in die erste Zeile der Tabelle eingeben. Sie wird dann einen positiven Eintrag in Höhe von 750.000 USD in die Spalte „Bargeld“ der Tabelle und einen negativen Eintrag in Höhe von 750.000 USD in die Spalte „Eigenkapital“ in der Tabelle einfügen. Um die Zahlen zu überprüfen, sollte Jane die Summenformel von Excel verwenden, um sicherzustellen, dass alle Einträge in jeder Zeile null Dollar ergeben.
Von dort aus wird Jane weiterhin eine Zeile für jede Transaktion eingeben. Wenn sie Geräte mit dem Bargeld des Unternehmens kauft, gibt Jane eine Transaktion ein, um eine Belastung oder positive Buchung in der Kontospalte „Geräte“ und eine Gutschrift oder einen negativen Eintrag in der Kontospalte „Bargeld“ anzuzeigen. Wenn sie Bearbeitungsdienstleistungen an einen Kunden verkauft, verbucht sie eine Gutschrift auf dem Konto „Umsatz“ und eine Belastung auf einem Konto „Eigenkapital“.
Schließlich sollte die Gesamtsumme für jede Kontospalte am Ende der Tabelle summiert werden. Die Summe aller Einkommenskonten kann addiert werden, um das aktuelle Nettoeinkommen zu berechnen. Andere Spalten berechnet werden können je nach Bedarf konfiguriert werden, wie die Bilanzsumme, Summe der Verbindlichkeiten und Eigenkapital.
Das Fazit
Die Führung eines Unternehmens erfordert eine enorme Menge an Buchhaltung, die am besten durch die Verwendung von Buchhaltungssoftware bedient werden kann. Wenn dies für einen Geschäftsinhaber keine Option ist, ist die Verwendung von Microsoft Excel eine gute Alternative. Die Person, die die Buchhaltungsunterlagen für das Unternehmen verfolgt, sollte die Buchhaltungsbegriffe und -techniken kennen und die verschiedenen Tools in Excel verstehen, um genaue Buchhaltungseinträge zu erstellen. Sobald das Geschäft wächst, wird empfohlen, eine geeignete Buchhaltungssoftware zu verwenden.