Wie man Excel als Hauptbuch verwendet
Microsoft Excel ist ein leistungsstarkes Tool, das für eine Vielzahl von Zwecken verwendet werden kann. Für ein kleines Unternehmen mit wenigen Transaktionen kann ein versierter Geschäftsinhaber Excel als Ersatz für eine Buchhaltungssoftware verwenden.
Excel verfügt über alle Tools, die zum Erstellen und Verwalten eines Hauptbuchs erforderlich sind, erfordert jedoch ein solides Verständnis der grundlegenden Buchhaltung und Liebe zum Detail. Für Geschäftsinhaber, die nicht über die Ressourcen verfügen, um in Buchhaltungssoftware zu investieren, kann Excel ein guter Ort sein, um Buchhaltungsunterlagen zu führen, bis die Buchhaltungssoftware gekauft wird. Im Folgenden finden Sie eine Richtlinie, die Ihnen hilft, Excel für Buchhaltungszwecke am besten zu verwenden.
Excel als Hauptbuch verwenden
Es ist wichtig zu beachten, dass sich jedes Unternehmen voneinander unterscheidet und daher unterschiedliche Berichtsanforderungen haben wird. Der erste Schritt bei der Einrichtung eines Buchhaltungsprozesses besteht darin, zu bestimmen, welche Buchhaltungskennzahlen basierend auf der Art des Geschäfts enthalten sein müssen.
Ein einfaches Aufzeichnungssystem sollte zunächst Spalten für das Transaktionsdatum, die Transaktionsbeschreibung und eine Referenznummer wie eine Rechnungs oder Schecknummer enthalten. In den nächsten Spalten werden alle Konten aufgeführt, die im Laufe des Jahres verwendet werden sollen. Bei der Auswahl der Konten sollte sorgfältig überlegt werden, da es schwierig sein wird, später Änderungen vorzunehmen. Von links nach rechts sollten die ersten aufgelisteten Konten GuV Konten sein, beginnend mit Einnahmen und endend mit Ausgaben. Als nächstes folgen die Aktivkonten, dann die Passivkonten und zuletzt alle Eigenkapitalkonten.
Das Hauptbuch verwendet die doppelte Buchführung, um alle Transaktionen des Unternehmens zu verfolgen, und es ist wichtig, ein solides Verständnis dieses Konzepts zu haben, bevor Sie Excel als Hauptbuch verwenden. Die doppelte Buchführung beruht auf der Erfassung von Soll- und Habenbuchungen für eine Transaktion, damit am Ende die Bücher ausgeglichen sind.
Doppelbuchhaltung in Excel
Wenn es sich um ein neues Unternehmen handelt, wird die erste Transaktion wahrscheinlich das in das Unternehmen investierte Eigenkapital sein. Nehmen wir als Beispiel an, eine Unternehmerin namens Jane beschließt, eine Maschinenwerkstatt zu eröffnen. Sie hat 750.000 US-Dollar aus Ersparnissen, um das Geschäft zu gründen, und eröffnet mit den gesparten Mitteln ein Geschäftskonto bei ihrer örtlichen Bank.
Mit Doppik Konzepte, weiß Jane, dass diese Transaktion die Unternehmen erhöhen Geldkonto (die Abbuchung) und wird durch eine Erhöhung des Besitzers Eigenkapital – Konto (die Gutschrift) ausgeglichen werden. In diesem Excel-System sollten alle Belastungsbuchungen mit positiven Werten erfasst werden, während alle Habenbuchungen mit negativen Werten erfasst werden sollen.
In diesem Beispiel sollte Jane das Transaktionsdatum und eine Beschreibung wie „Kapitalanlage“ in die erste Zeile der Tabelle eingeben. Sie wird dann einen positiven $750.000-Eintrag in die „Cash“-Kontospalte der Kalkulationstabelle und einen negativen $750.000-Eintrag in die „Owner’s Equity“-Kontospalte der Kalkulationstabelle eingeben. Um die Zahlen zu überprüfen, sollte Jane die Summenformel von Excel verwenden, um sicherzustellen, dass alle Einträge in jeder Zeile eine Summe von null Dollar ergeben.
Von dort aus wird Jane weiterhin für jede Transaktion eine Zeile eingeben. Wenn sie Geräte mit Bargeld des Unternehmens kauft, gibt Jane eine Transaktion ein, um eine Belastung oder einen positiven Eintrag in der Kontospalte „Ausrüstung“ und eine Gutschrift oder einen negativen Eintrag in der Spalte „Bargeld“ anzuzeigen. Wenn sie einem Kunden Bearbeitungsdienstleistungen verkauft, verbucht sie eine Gutschrift auf dem Konto „Umsatz“ und eine Belastung auf einem Konto „Eigenkapital“.
Schließlich sollte die Summe für jede Kontospalte unten in der Tabelle summiert werden. Die Summe aller Einkommenskonten kann zur Berechnung des laufenden Nettoeinkommens addiert werden. Andere zu berechnende Spalten können nach Bedarf konfiguriert werden, z. B. Gesamtvermögen, Gesamtverbindlichkeiten und Gesamtkapital.
Das Fazit
Die Führung eines Unternehmens erfordert einen enormen Aufwand an Buchhaltung, der am besten durch die Verwendung von buchhaltungsspezifischer Software bedient wird. Wenn dies für einen Geschäftsinhaber keine Option ist, ist die Verwendung von Microsoft Excel eine gute Alternative. Die Person, die die Buchhaltungsunterlagen für das Unternehmen verfolgt, sollte die Buchhaltungsbegriffe und -techniken verstehen und die verschiedenen Tools in Excel verstehen, um genaue Buchhaltungseinträge zu erstellen. Sobald das Geschäft wächst, wird empfohlen, eine geeignete Buchhaltungssoftware zu verwenden.