Wie werden vorausbezahlte Ausgaben in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst?
Rechnungsabgrenzungsposten werden zunächst nicht erfolgswirksam erfasst. Stattdessen werden Rechnungsabgrenzungsposten zunächst in der Bilanz erfasst und dann, wenn der Nutzen der Rechnungsabgrenzungsposten realisiert wird oder wenn der Aufwand anfällt, in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst.
Wenn ein Unternehmen eine Ausgabe im Voraus bezahlt, wird sie in der Bilanz als vorausbezahlter Vermögenswert erfasst, wobei gleichzeitig ein Eintrag erfasst wird, der das Bargeld (oder das Zahlungskonto) des Unternehmens um denselben Betrag reduziert. Die meisten Rechnungsabgrenzungsposten werden in der Bilanz als kurzfristiger Vermögenswert ausgewiesen, es sei denn, die Kosten fallen erst nach 12 Monaten an, was eine Seltenheit ist.
Wenn dann der Aufwand anfällt, wird das Rechnungsabgrenzungsposten um den Betrag des Aufwands reduziert und der Aufwand in der Periode, in der er angefallen ist, in der Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens erfasst.
Wird eine Versicherung als vorausbezahlte Ausgabe betrachtet?
Eine der häufigsten Formen von Rechnungsabgrenzungsposten ist die Haftpflichtversicherung für Direktoren und leitende Angestellte. Das Unternehmen zahlt die Police im Voraus und nimmt dann jeden Monat eine Korrekturbuchung vor, um die angefallenen Versicherungskosten zu berücksichtigen. Der erste Eintrag, bei dem wir das Konto für vorausbezahlte Ausgaben belasten und das Konto zur Zahlung der Kosten gutschreiben, sieht folgendermaßen aus:
Nach einem Monat nimmt das Unternehmen dann eine Korrekturbuchung für die verwendete Versicherung vor. Das Unternehmen belastet das entsprechende Aufwandskonto und schreibt das vorausbezahlte Aufwandskonto gut, um den Vermögenswert zu verringern. Die monatliche Anpassung für Unternehmen ABC würde 12.000 USD geteilt durch 12 Monate oder 1.000 USD pro Monat betragen. Der Korrektureintrag am Ende eines jeden Monats würde wie folgt aussehen:
Miete als vorausbezahlte Ausgabe?
Unternehmen können die Miete monatelang im Voraus im Voraus bezahlen, um einen Rabatt zu erhalten, oder der Vermieter verlangt eine Vorauszahlung, wenn das Guthaben des Mieters gutgeschrieben wird. Nehmen wir an, das Unternehmen XYZ zahlt sechs Monate im Voraus Büroflächen im Voraus in Höhe von insgesamt 24.000 US-Dollar. Der erste Eintrag lautet wie folgt:
Wenn jeder Monat endet, wird das in der Bilanz ausgewiesene Prepaid-Mietkonto um den monatlichen Mietbetrag reduziert, der 24.000 USD geteilt durch sechs Monate oder 4.000 USD pro Monat beträgt. Gleichzeitig erfasst das Unternehmen einen Mietaufwand von 4.000 USD in der Gewinn- und Verlustrechnung. Somit würde der monatliche Korrektureintrag wie folgt aussehen:
Sonstige Rechnungsabgrenzungsposten
Zu den zusätzlichen Kosten, die ein Unternehmen möglicherweise im Voraus bezahlt, gehören Zinsen und Steuern. Im Voraus gezahlte Zinsen können entstehen, wenn ein Unternehmen eine Zahlung vor dem Fälligkeitsdatum leistet. In der Zwischenzeit zahlen einige Unternehmen Steuern, bevor sie fällig werden, z. B. eine geschätzte Steuerzahlung basierend auf dem, was in Zukunft fällig werden könnte. Andere weniger häufige vorausbezahlte Ausgaben können Ausrüstungsverleih oder Nebenkosten umfassen.
Betrachten Sie als Beispiel Company Build Inc., die ein Gerät für einen Baujob gemietet hat. Das Unternehmen zahlte am 1. April 2019 1.000 USD, um ein Gerät für eine Arbeit zu mieten, die in einem Monat erledigt sein wird. Das Unternehmen würde die erste Transaktion wie folgt erfassen:
Wenn dann die Ausrüstung verwendet wird und die tatsächlichen Kosten anfallen, würde das Unternehmen den folgenden Eintrag vornehmen, um das Konto für vorausbezahlte Vermögenswerte zu reduzieren und die Mietkosten in der Gewinn- und Verlustrechnung erscheinen zu lassen:
Unabhängig davon, ob es sich um Versicherungen, Mieten, Nebenkosten oder andere Ausgaben handelt, die im Voraus bezahlt wurden, sollte dies auf dem entsprechenden Konto für vorausbezahlte Vermögenswerte verbucht werden. Am Ende jeder Periode oder wenn der Aufwand tatsächlich anfällt, sollte eine Korrekturbuchung vorgenommen werden, um das Konto für vorausbezahlte Vermögenswerte zu reduzieren und den entsprechenden Ertragsaufwand zu erfassen (gutzuschreiben), der dann in der Gewinn- und Verlustrechnung erscheint.
Warum werden vorausbezahlte Ausgaben zunächst nicht in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesen?
Rechnungsabgrenzungsposten sind gemäß den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP)nicht in der Gewinn- und Verlustrechnung enthalten. Insbesondere das GAAP-Matching-Prinzip, das eine periodengerechte Rechnungslegung erfordert. Die periodengerechte Rechnungslegung erfordert, dass Einnahmen und Ausgaben im gleichen Zeitraum wie angefallen ausgewiesen werden, unabhängig davon, wann Bargeld oder Geld ausgetauscht werden. Das heißt, Ausgaben sollten erfasst werden, wenn sie anfallen. Rechnungsabgrenzungsposten werden daher bei Zahlung nicht in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst, da sie noch nicht angefallen sind.