Wie werden vorausbezahlte Aufwendungen in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst?
Rechnungsabgrenzungsposten werden zunächst nicht in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst. Stattdessen werden Rechnungsabgrenzungsposten zunächst in der Bilanz erfasst und dann, wenn der Nutzen aus dem Rechnungsabgrenzungsposten realisiert wird oder der Aufwand anfällt, in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst.
Wenn ein Unternehmen einen Aufwand im Voraus bezahlt, wird dieser in der Bilanz als vorausbezahlter Vermögenswert erfasst, wobei gleichzeitig eine Buchung vorgenommen wird, die den Kassenbestand (oder das Zahlungskonto) des Unternehmens um denselben Betrag verringert. Die meisten Rechnungsabgrenzungsposten werden in der Bilanz als kurzfristiger Vermögenswert ausgewiesen, es sei denn, der Aufwand fällt erst nach 12 Monaten an, was eine Seltenheit ist.
Wenn der Aufwand dann anfällt, wird der Rechnungsabgrenzungsposten um den Betrag des Aufwands gekürzt und der Aufwand wird in der Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens in der Periode erfasst, in der er angefallen ist.
Gilt eine Versicherung als Vorauszahlung?
Eine der häufigsten Formen der vorausbezahlten Ausgaben ist die Haftpflichtversicherung für Direktoren und Führungskräfte. Das Unternehmen zahlt die Police im Voraus und nimmt dann jeden Monat eine Korrekturbuchung vor, um die angefallenen Versicherungskosten zu berücksichtigen. Die Erstbuchung, bei der wir das vorausbezahlte Spesenkonto belasten und dem Konto gutschreiben, auf dem die Spesen bezahlt wurden, sieht so aus:
Dann, nach einem Monat, nimmt das Unternehmen eine Anpassungsbuchung für die verwendete Versicherung vor. Das Unternehmen macht einen Abbuchungs auf das entsprechende Aufwandskonto und Kredite das Prepaid – Spesenkonto die reduzieren Vermögenswert. Die monatliche Anpassung für Unternehmen ABC würde 12.000 US-Dollar dividiert durch 12 Monate oder 1.000 US-Dollar pro Monat betragen. Der Anpassungseintrag am Ende eines jeden Monats würde wie folgt aussehen:
Miete als Vorauszahlung?
Unternehmen können die Miete monatelang im Voraus zahlen, um einen Rabatt zu erhalten, oder der Vermieter verlangt aufgrund des Kredits des Mieters eine Vorauszahlung. Nehmen wir an, Unternehmen XYZ zahlt für sechs Monate im Voraus Büroräume in Höhe von insgesamt 24.000 US-Dollar. Der Ersteintrag lautet wie folgt:
Dann wird am Ende jedes Monats das vorausbezahlte Mietkonto, das sich in der Bilanz befindet, um den monatlichen Mietbetrag reduziert, der 24.000 US-Dollar dividiert durch sechs Monate oder 4.000 US-Dollar pro Monat beträgt. Gleichzeitig erfasst das Unternehmen einen Mietaufwand von 4.000 USD in der Gewinn- und Verlustrechnung. Somit würde der monatliche Anpassungseintrag wie folgt aussehen:
Sonstige vorausbezahlte Ausgaben
Zu den zusätzlichen Ausgaben, die ein Unternehmen möglicherweise im Voraus zahlt, gehören Zinsen und Steuern. Im Voraus gezahlte Zinsen können anfallen, wenn ein Unternehmen eine Zahlung vor dem Fälligkeitsdatum leistet. In der Zwischenzeit zahlen einige Unternehmen Steuern, bevor sie fällig sind, beispielsweise eine geschätzte Steuerzahlung auf der Grundlage der zukünftigen Fälligkeit. Andere weniger übliche vorausbezahlte Ausgaben können die Miete von Ausrüstung oder Dienstprogramme umfassen.
Betrachten Sie als Beispiel Company Build Inc., die ein Gerät für einen Baujob gemietet hat. Das Unternehmen zahlte am 1. April 2019 1.000 US-Dollar, um ein Gerät für eine Arbeit zu mieten, die in einem Monat erledigt wird. Das Unternehmen würde die ursprüngliche Transaktion wie folgt erfassen:
Wenn die Ausrüstung dann verwendet wird und die tatsächlichen Kosten anfallen, würde das Unternehmen die folgende Buchung vornehmen, um das Prepaid-Vermögenskonto zu reduzieren und die Mietkosten in der Gewinn- und Verlustrechnung erscheinen zu lassen:
Unabhängig davon, ob es sich um Versicherungen, Mieten, Nebenkosten oder andere im Voraus bezahlte Ausgaben handelt, sollten diese auf dem entsprechenden Prepaid-Vermögenskonto erfasst werden. Am Ende jeder Periode oder wenn der Aufwand tatsächlich angefallen ist, sollte dann eine Anpassungsbuchung vorgenommen werden, um das Prepaid-Aktivakonto zu reduzieren und den entsprechenden Ertragsaufwand zu erfassen (gutzuschreiben), der dann in der Gewinn- und Verlustrechnung erscheint.
Warum werden vorausbezahlte Ausgaben zunächst nicht in der Gewinn- und Verlustrechnung aufgeführt?
Rechnungsabgrenzungsposten sind gemäß den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP)nicht in der Gewinn- und Verlustrechnung enthalten. Insbesondere das GAAP-Matching-Prinzip, das eine periodengerechte Rechnungslegung erfordert. Die periodengerechte Rechnungslegung erfordert, dass Einnahmen und Ausgaben in derselben Periode erfasst werden, in der sie angefallen sind, unabhängig davon, wann Bargeld oder Geld ausgetauscht werden. Das heißt, Ausgaben sollten erfasst werden, wenn sie anfallen. Somit werden aktive Rechnungsabgrenzungsposten bei Zahlung nicht in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst, da sie noch nicht angefallen sind.